scrisori de gestionare specii acoperă scrisoare, un buletin informativ, o scrisoare de garanție,

corespondență oficială de afaceri. scrisori de afaceri

scrisori de management Specii: Scrisoare de intentie, buletinul informativ, scrisoarea de garanție, scrisori de mulțumire

3. Tipuri de scrisori de management

Scrisoare - nume generic pentru diverse conținutul documentelor trimise prin poștă, curier, fax, poștă electronică, etc ...

3.1. scrisoare de însoțire

scrisoare de intentie Textul începe cu cuvintele:

„Noi prezentăm tine. „(O organizație mai mare);

„Noi trimitem. „(O organizație subordonată);

„Noi vă trimitem. „(Terțul).

În același timp, pot conține informații suplimentare care să reflecte natura situației manageriale, în care comunicarea de afaceri:

„În conformitate cu un acord prealabil vă vom trimite. "

„În conformitate cu protocolul adițional vă va trimite. "

„Confirmarea acordului nostru vă vom trimite. "

Textul scrisoare de intenție poate conține cereri de explicații asociate cu materialele care constituie aplicarea la scrisoarea de însoțire. În acest caz, prima se referă la direcția documentului, iar apoi stabilește cererea și explicația.

Obligatorie scrisoare de intentie este necesar un semn al prezenței cererii.

O scrisoare de solicitare trebuie să conțină justificarea cererii și prezentarea cererii. Justificare trebuie să fie precedată de prezentarea cererii. Justificare pot fi absente în cazul cererilor dovezi, caracterul tipic, iar în cazul în care punerea în aplicare a acțiunilor care constituie o solicitare este responsabilitatea organizației, divizia, ofițerul. Cererea este prezentată folosind verbul „a cere“:

„Vă rugăm să țineți. "

„Vă rugăm să furnizați. "

„Vă rugăm să consilieze. "

Cererea poate fi formulată fără verbul „a cere“, cum ar fi:

„Speram ca pentru o soluție pozitivă la problema. "

„Sperăm că veți găsi că este posibil să se ia în considerare apelul nostru“

Într-o scrisoare poate conține mai multe cereri. În acest caz, vom folosi următoarele limbi Cifra de afaceri: „De asemenea, Vă cerem să ia în considerare (pentru a oferi, de a deține.). În același timp, vă rugăm să vă. “.

Scrisoare de cerere - scrisoarea de management, direcționat pentru a obține orice informații sau documente oficiale.

Textul scrisorii-cererea conține motivele pentru transmiterea de informații sau materiale și prezentarea efectivă a cererii. Justificarea poate conține legături la documente legislative și alte acte normative, organizatorice și juridice, precum și organizația nu are dreptul de a solicita informații care nu se datorează activității sale funcționale

În general, cererile de scrisori pentru a forma, precum și scrisoarea de solicitare. scrisori de anchetă sunt, de obicei semnate de către conducătorul organizației sau funcționarului autorizat de către funcționar.

Scrisoare de anchetă necesită o scrisoare de răspuns.

Scrisoare de răspuns - scrisoare oficială, sa alăturat ca un răspuns la o scrisoare de solicitare sau scrisoare de anchetă. Răspunsul poate fi pozitiv sau negativ (scrisoare de respingere).

Un răspuns negativ trebuie să fie justificată, nu se poate pur și simplu să refuze fără explicații cererea, astfel încât o scrisoare de refuz este recomandabil să se înceapă cu motivele de refuz: „În legătură cu. “.

Mesajul Scrisoarea poate fi pro-activ sau să fie un răspuns la solicitare, o scrisoare sau o scrisoare de anchetă (a se vedea. De asemenea, răspunsul scrisoare). Ca o regulă, scrisoarea stalpilor - o cantitate mică, de multe ori constând din una sau două propoziții.

Un mesaj de scrisoare poate începe cu un studiu, sau direct cu prezentarea informațiilor raportate:

Vă informăm că.

Am dori să vă informez că.

Considerăm că este necesar să vă conștienți.

Formula limba cheie a acestei specii este o literă: „(. primirea documentelor, un acord preliminar, consimțământul) Confirmăm.“

Un e-mail de confirmare poate termina cerere, cereri, sugestii.

3.7. scrisoare informații

Buletine sunt de multe ori un caracter tipic și trimise autorităților și gestionarea diferitelor niveluri de organizații sau organizații ale unui anumit tip subordonate. unele recomandări și sugestii pot conduce literalmente în buletine de știri.

Buletine pot conține aplicații. buletinul de volum variază de la un paragraf la mai multe pagini.

Ca o regulă, scrisori de informare semnată de șeful organizației.

3.8. scrisoare de garanție

Scrisoare de garantare - scrisoare oficială care conține o obligație sau o confirmare.

Scrisori de garanție sunt întotdeauna semnate de două persoane: șeful organizației și contabilul-șef. Scrisori de garanție și certificate de sigiliul organizației.

Scrisoare de notificare - scrisoare oficială informare evenimente publice (conferințe, seminarii, expoziții, conferințe, etc ...).

Scrisori de notificare este trimis de obicei la o gamă largă de organizații, instituții și întreprinderi, în scopul de a le, sau invitații atrag de a participa la activitățile în curs de desfășurare. În funcție de situația scrisoarea de notificare poate raporta doar evenimentului, ora și locul de desfășurare, dar poate în același timp, invitat să participe, să prezinte un raport privind condițiile de participare la eveniment și să includă alte informații de sprijin.

Scrisoarea de notificare poate avea aplicații care conțin formularul de cerere de card de membru, programul de evenimente și alte materiale informative.

Scrisoarea de notificare poate fi atât scrisoarea de invitație și invitația - un document separat.

A semnat o scrisoare de notificare șef al organizației sau șeful adjunct responsabil de organizarea evenimentului. Scrisori de notificare pot abona și mai multe capete, în cazul în care evenimentul este organizat împreună de mai multe organizații.

O scrisoare de invitație - scrisoare oficială, un fel de scrisoare de notificare. Acesta diferă de scrisoarea-produsul celor care nu se poate face pe un formular pentru a avea o altă dimensiune, culoare. Atunci când se face scrisorile de invitație pot fi folosite de diverse elemente de decoratiuni de text - ornamente, imagini și așa mai departe ..

Scrisoare de ofertă - scrisoare oficială, trimisă către un partener potențial de a oferi diverse forme de cooperare. Activitatea comercială este utilizată ca o ofertă comercială.

Suma licitată Scrisoarea poate fi trimisă la una sau la mai multe corespondent. partener de propunere poate conține detalii specifice, astfel încât următorul pas ar fi încheierea contractului, sau informații generale, care este de fapt o propunere de a începe negocieri.

Scrisoare de înștiințare - scrisoare oficială care urmează să fie utilizate în cazurile în care organizația parteneră nu își îndeplinește obligațiile sau aranjamente făcute.

Textul de scrisori de atenționare, de regulă, este format din două părți: o trimitere la documentul oficial, care stabilește obligațiile părților sau circumstanțele în legătură cu care organizația trebuie să ia măsuri, și cereri pentru a efectua anumite acțiuni.

Fraza cheie este o literă memento:

„Secundar vă reamintesc. "

„Vă rugăm să rețineți că. "

„Noi te avertizată asta. "

Cerințe de litere, ca o regulă - structura complexă a scrisorii. Ei neapărat stabilește condițiile acordurilor încheiate cu referire la documente specifice, stabilește esența situației, a formulat cerința de a îndeplini obligațiile și avertizarea cu privire la măsurile care trebuie luate în cazul în care nu sunt îndeplinite angajamentele.

Expresii cheie în litere cerințele pot fi:

„Cerem să-și îndeplinească obligațiile. "

„Solicită urgent executa (trimite, da, prin transfer). "

„Cerem să pună în aplicare imediat. și t. d. "

„În caz contrar, cazul va fi prezentat la Curtea de arbitraj. "

„penalități În caz contrar, va fi adus. "

„În caz contrar, nu suntem responsabili pentru consecințele. "

Scrisoare de mulțumire - scrisori oficiale ale organizației, oficial sau un cetățean, cu o expresie de recunoștință pentru acțiunile lor.

Aceste scrisori sunt, de obicei trase într-o formă liberă mai mult decât celelalte litere ale speciei. litere fraze cheie pot fi următoarele expresii:

„Vă mulțumim pentru sprijinul acordat in. "

„Ne exprimăm recunoștința noastră pentru. "

„Permiteți-mi să vă mulțumesc pentru. "

„Permiteți-mi să exprim recunoștința mea sinceră. "

Scrisoare de felicitare - scrisoare oficială, face pentru ocazii speciale legate de evenimente semnificative în poziția organizațiilor oficiale, instituții și întreprinderi.

Scrisori de felicitare, de regulă, sunt făcute în formă liberă, poate fi un mic volum - o propoziție sau două, și suficient pentru a implementa. În acest din urmă caz, scrisoarea de felicitare prezintă principalele etape ale vieții, activitatea persoanei, care a adresat o felicitare, realizările sale cele mai importante. În cazul în care scrisoarea este adresată organizației sau unității sale structurale, acesta stabilește cele mai importante și semnificative realizări ale organizației sau departament.

Următoarele fraze-cheie utilizate în scrisoarea de felicitare:

„Vă felicit cu ocazia. "

„Eu sincer vă felicit. "

„Vă rog să acceptați felicitările noastre sincere. "

„Eu vă felicit cordial pe. "

Scrisori felicitări pot fi emise, nu numai în formele de organizare, ci pe o hârtie specială de culori diferite, decorat cu un ornament, urme de apă având o densitate mare și așa mai departe. N.