Recomandări pentru alegerea unui scaner pentru sistemele de management al documentelor electronice și de streaming sisteme de intrare

Comandă demonstrație Comandă

Dezvoltarea activă a documentelor electronice, semnături digitale și soluții pentru documente electronice nu ne scutește de necesitatea de a scana hârtia.

Du-te la managementul documentelor electronice este dificilă, deoarece instalare software și echipamente de achiziție nu garantează o renunțare completă a documentelor de hârtie. Timp de secole, oamenii au tratat document de hârtie ca mediu de stocare principal. În plus, cele mai multe procese nu sunt posibile fără documente de hârtie - la semnarea contractelor, înregistrarea concediu medical, transferul de trăsură.

Acesta este motivul pentru care, în orice stadiu de implementare și utilizare a documentelor electronice de gestionare este necesitatea de a scana hârtia. Digitizarea documentelor de hârtie timp de mai mulți ani vor fi necesare în multe organizații: pentru a transfera date în sistemul de contabilitate, stocarea securizată a documentelor financiare importante, o căutare rapidă a datelor necesare, urmărirea istoria utilizării documentelor, etc.

De multe ori, introducerea unor sisteme de management al documentelor electronice (DMS) și sisteme de documente de intrare de streaming (HPM) clienții sunt interesați de:

• Ce scanere sunt compatibile și recomandate pentru utilizare cu sistemul?
• Cum se poate asigura de scanare a documentelor de calitate?
• Cum de a alege un scaner?

Că ne vom concentra asupra acestor aspecte.

Pentru a alege cel mai bun scaner, în conformitate cu nevoile organizației trebuie să știe câteva lucruri despre documentele:

• Câte pagini conțin documente care sunt scanate zilnic.
• documente Ce dimensiune (de exemplu, A8 (permis de conducere) la A3 (desen).
• Care sunt formele de documentele pe care doriți să scanați (pașaport, scrisoare de trăsură, factura, verifica, profil, concediu medical, contractul).
• Informațiile sunt imprimate pe o parte sau pe ambele.

• Viteza de scanare.
• Capacitatea de încărcare.
• dimensiunea hârtiei acceptabile.
• Mecanismul de alimentare cu hârtie.

Pentru a compara scanerele de la diferiți producători, este necesar să se ia în considerare aceiași parametri.

viteza de scanare

sarcină admisibilă

Numărul de pagini pe care scanerul este capabil să digitizarea pe zi este, de asemenea, un factor important în activitatea sa. Scanner rapidă cu sarcină redusă sugerează că nu este suficient de puternic pentru a scana volume mari de documente.

Acceptabil Dimensiune hârtie

În cazul în care documentele sunt găsite chitanțe, scrisori, contracte, care sunt diferite în mărime și grosime a hârtiei, trebuie să selectați scanerul poate manipula documente de diferite formate. Dimensiunile mari de documente (de exemplu, A3) necesită utilizarea unui scaner specializat conceput pentru a scana desene și hărți.

Mecanismul de alimentare cu hârtie

Spre deosebire de scanere flatbed, care au numai manual scanere flux de alimentare echipate cu alimentatoare automate. Posibilitatea de a furniza o cantitate mare de documente este diferența esențială dintre cele scanere.

Scanerele moderne echipate de streaming senzor ultrasonic determinarea foaie de captare dublă care cuprinde o metodă de determinare a trei captare dublă: grosimea unui document, de-a lungul lungimii documentului și combinarea acestor două metode. La detectarea unui scaner de captare dublu automat se oprește de lucru, astfel încât nu există o pagină a documentului nu va fi „pierdut“ în timpul scanării.

În ceea ce privește capacitatea tăvii - este important ca bin deține toate paginile documentelor. De exemplu, dacă un document conține 100 pagini, iar tava este adecvat numai pentru 50, scanarea documentului va oarecum problematic. Există mai mult decât se potrivesc scanerului până la 200 de pagini.

Evaluarea calității documentelor și a problemelor cu lot de scanare

evaluarea calității indică faptul că următoarele probleme sunt rezolvate:

• Toate paginile scanate cu succes.
• calitate acceptabilă a imaginii.
• Imaginile sunt în ordinea corectă.

Cu toate acestea, această abordare atunci când scanați volume mari de documente nu este eficientă, deoarece vizualiza imaginile la o viteză de 100 de pagini pe minut nu poate fi. Și în caz de nevoie pentru a rescaneze pagina va avea nevoie pentru a opri scanerul.

De multe ori, documentele sunt alimentate de scanare poate fi atât de bună și de proastă calitate - încrețită, faksokopii cu imprimare impresie proastă, etc. Paginile nu pot fi scanate atunci când ADF capturează mai mult de o pagină. Imaginea poate fi de o calitate slabă (prea luminos sau prea întunecat).

Prin urmare, producătorii de scanare au început să includă în echipamentul lor un software special care vă permite să corecteze defectele de imagine. Astfel, rezultatul de scanare a documentelor scaner profesional mult mai mare în contrast cu tehnicile standard.

Luați în considerare rezultatele unei imagini scanate de exemplu de două scanere - comprimat neprofesional, ca parte a MFP și redarea în flux profesional. Pentru testare, am folosit 2 forme de documente - facturi și frunze de invaliditate.

Scanner ca parte a MFP

Figura 1 - mototolite factură, un scaner

Figura 2 - mototolite scanner factură de streaming

Figura 3 - factură înclinării, un scaner

Figura 4 - factură oblică, streaming scaner

Există momente când un document intră scanerul este în afara de aliniere. Tehnologia Professional pentru a corecta automat defectul de imagine - Figura 4. Când se utilizează un scaner - Figura 3 - trebuie să aliniați manual documentul și scanați-l.

Figura 5 - bucata de handicap, un scaner

Figura 6 - Fișa de scanare de streaming handicap

De multe ori, atunci când scanați un document (de exemplu, concediu medical) de fond a imaginii, devine „murdar“ - Figura 5. Este dificil de follow-up de lucru cu textul. Funcția de curățare fundal vă permite să obțineți o mai bună, o imagine de înaltă calitate - Figura 6. Această caracteristică este adesea inclusă în produsele software de streaming scanere.

Tabelul 1 - Compararea documentelor scanate scaner neprofesional, ca parte a MFP și scaner de streaming profesionale.

De asemenea, să acorde o atenție la faptul că scanerul de streaming include funcții suplimentare pentru lucrul cu documente:

• Scanarea duplex - scanarea simultană a ambelor părți într-o singură trecere a foii în scaner, care este deosebit de important pentru instrumentele de scanare.
• Conversia la .PDF - util atunci când se lucrează cu documente cu mai multe pagini. De exemplu, în cazul în scaner vă permite să salvați imagini scanate separat una de cealaltă în formatele de desen (.JPEG și .tiff), software-ul de streaming scanere extinde posibilitățile de a combina mai multe fișiere imagine într-un singur document .PDF.

După cum puteți vedea, există o serie de aspecte care trebuie luate în considerare în organizarea procesului de scanare. Prin urmare, este necesar să se înțeleagă nu numai activitatea de scanare, dar, de asemenea, în procesele care au loc în ea.

Înainte de a cumpăra un scaner pentru a estima valoarea aproximativă a documentelor existente. De exemplu, un teanc de grosimea hârtiei
2,5 cm, care cuprinde aproximativ 155 de pagini, iar directorul „coroană“ suturate în mod tipic circa 300 de pagini.

Vot, ce documente necesită o scanare. Vă puteți concentra pe stocarea documentelor în care este posibil - dacă pentru a scana documente, termenul de valabilitate va expira în șase luni. timpul și costul cel mai ar trebui să fie direcționate către documentele, la care, la rândul său, organizația cel mai frecvent și care au un termen de valabilitate lung. Restul documentelor vor veni la tratament ei înșiși.

atenția cuvenită capacităților scanerului și conformitatea acestuia cu cerințele dumneavoastră va fi cheia pentru succesul unui sistem organizat.

În urma acestor linii directoare, putem crește în mod semnificativ eficiența investițiilor în scanare.

În practica activităților proiectului am fost experimente cu diferite echipamente. În opinia noastră, cel mai bun este documente de mare viteză Scanner Panasonic si Fujitsu companii printre echipamente profesionale.