Punerea în aplicare a proiectului cu asistența consultanților ITeam

Compania a decis să dezvolte și să implementeze un nou management al întreprinderii. Un astfel de proiect nu este întotdeauna posibil să le stăpânească. În plus, de multe ori durata evenimentului și costul acesteia nu este același lucru ca și planificat. Pentru a evita întârzierea momentului, creșterea volumului și costul lucrărilor, este necesar să se cunoască algoritmul pentru interacțiunea eficientă cu consultanții.

privind formularea sistemelor de management la proiectele de întreprindere pot include dezvoltarea și punerea în aplicare a ambelor instrumente de management multiple. De exemplu, cum ar fi managementul strategic, contabilitate de gestiune, bugetarea, reglementarea proceselor de afaceri, și altele. Nu toate companiile pot efectua un astfel de proiect complex, fără companii de consultanță externe. În plus, sistemele de management moderne sunt de neconceput fără automatizare. De obicei, este de adoptare a altor companii. În cazul în care proiectul implică mai multe companii, este dificil de a gestiona manageri. Alte caracteristici complexe proiecte pot include durata acestora, care poate varia de la câteva luni la câțiva ani. Precum și posibilitatea de funcționare în paralel a sistemelor de control multiple care necesită o sincronizare între proiecte sucursale.

Pentru ca acest proiect să aibă succes, trebuie să respecte anumite reguli pentru organizarea proiectului și interacțiunea membrilor săi.

Determinarea planului de lucru

Documente de bază care reglementează managementul proiectului, acest plan de proiect și Carta proiectului. De multe ori, consultanții nu se pot dezvolta aceste documente fără cunoștință în prealabil cu „câmpul de luptă“. Managerii de proiect elaborează planuri și proiecte în cadrul Cartei pașii de instalare. De obicei, există două cap de la compania client și de către compania de consultanță. În același timp manager al clientului este mai responsabil.

Consultanții și clientul stabilesc de comun acord obiectivele proiectului Planului și obiectivele, compoziția și domeniul de activitate, date calendaristice și efort și resursele necesare. Clientul ar trebui să acorde o atenție deosebită la modul în care se va face (lista de lucrări), și că ar trebui să aibă (descrierea rezultatelor). În cazul în care participanții au efectuat mai multe lucrări pentru proiect, Planul poate fi identificat în fază. Aceste pachete individuale de muncă, în urma căruia există o soluție gata. De exemplu, proiectul poate fi faza de proiectare a sistemului de contabilitate de gestiune, sistemul de bugetare și design organizațional. Participanții la proiect pot executa fiecare faza, folosind diferite tehnici (metodologie de ERP-sistem sau dezvoltarea metodologiei Balanced Scorecard). Pentru comoditate, fiecare dintre fazele pot fi executate ca un sub. Ca parte a unui proiect complex și disponibilitatea mai multor echipe specializate în diferite domenii, fiecare etapă poate fi un singur șef, care raportează șefului proiectului.

Faza, la rândul lor, pot fi împărțite în etape. Ele reprezintă o cantitate mică de muncă, punerea în aplicare a fiecăreia dintre care conduc la rezultate masurabile. Sondajul, dezvoltarea conceptului de proiect, dezvoltarea planului de conturi, un atelier de formare în cadrul proiectului - sunt toate exemple de etape. De regulă, acestea sunt rezultatele de natură intermediare și sunt necesare ca bază pentru activitatea viitoare. Este de dorit ca formarea unui client plan de lucru să înțeleagă esența acestor rezultate intermediare și ar putea monitoriza punerea în aplicare a acestora. Dar, din păcate, un număr mare de proiecte este într-o situație în care acestea au trecut de jumătate din buget, iar clientul nu este sigur că va obține rezultatele așteptate.

proiect de management al documentelor

Obiectivul general al consultanților și clientul este corect fluxul de lucru. Pe cele mai importante proiecte pentru cei doi administratori sunt responsabili de circulație a documentelor (de la client și companie de consultanță), și toată corespondența se realizează prin intermediul lor. Acest lucru înseamnă că orice comunicare scrisă între consilier și client este realizată pe această schemă: Consultant trimite o scrisoare către managerul companiei de consultanta. Apoi, consultanta administrator firma trimite o scrisoare către managerul clientului (desigur, că sunt înregistrate și arhivate toate e-mailurile trimise). Administratorul clientului trimite o persoană drept scrisoare companiei client.

Desigur, proiectul este de multe ori o corespondență de lucru (de exemplu, discutarea problemelor operaționale mici). În acest caz, o copie a tuturor scrisorilor trimise administratorului proiectului. Orice membru al proiectului ar trebui să ia în considerare faptul că un document oficial trimis pentru a ocoli administratorului și nu este înregistrat de acord, nu este un document al proiectului și luarea în considerare a participanților nu poate fi.

Aceasta, la prima vedere, procedura „birocratică“ este justificată. Pentru că în final se reduce durata proiectului, datorită stocarea structurată a documentelor proiectului și monitorizarea tuturor activităților comune.

Consultants efectuează cele mai multe proiecte, pe baza informațiilor furnizate de către clienți, precum și cu discuția activă a problemelor care trebuie rezolvate. Prin urmare, clientul trebuie să furnizeze timpul de executare informațiile necesare, astfel încât să nu perturbe calendarul lucrărilor. Acest lucru poate fi evitat daca consultantii vor utiliza documentul „Solicitare de informații“. Aceasta include o parte din informațiile solicitate, precum și posibil, (care urmează să fie convenite în timp util) pregătirii sale.

Compania-client poate monitoriza activitatea consultantilor folosind foi de timp (timp de coli), și conțin o descriere a lucrărilor efectuate și rezultatele obținute. Diferitele societăți a adoptat propriile norme pentru punerea în aplicare a controlului ordinelor, de exemplu, pe baza comenzilor. În practică, compania client poate să nu fie forme adecvate de control, care sunt convenabile pentru consultanți. În acest caz, clientul poate fi limitat la „liste de verificare» (liste de verificare), care conține o listă de activități pentru angajat cu calendarul punerii în aplicare a acestora. Documentul spune „bifați“ faptul și / sau un procent din performanța lor.

Un alt document important este raportul de gestiune cu privire la stadiul proiectului. Managerii de proiect pregătesc acest document o dată într-o săptămână sau două săptămâni. Raportul conține cel puțin următoarele informații:

activitatea desfășurată;
lucrările planificate;
riscurile generate;
posibilele modificări ale proiectului;
problemele care necesită soluționare imediată.

În cazul proiectelor legate de dezvoltarea documentelor, declarația stadiului proiectului reflectă stadiul actual al documentelor (gata, care lucrează pe ea în acest moment, de la ce dată documentul ar trebui să fie trimisă spre examinare sau revizuire).

Un raport de stare al proiectului și un plan de lucru actualizat (în cazul în care, desigur, trebuie să fie actualizate în cazul modificărilor în momentul și compoziția lucrărilor) sunt, de obicei documentele de bază, pe care managerii de proiect ale companiei client și firma de consultanță discutate în cadrul reuniunilor periodice.

Managementul riscului de proiect

Modificări ale condițiilor inițiale ale proiectului sunt destul de comune, astfel încât coordonarea lor în timp util poate facilita în mare măsură relația dintre părți. Modificările pot fi, de asemenea, făcute într-un memorandum special și ajustări emergente sunt făcute în raportul de stare al proiectului.

În unele cazuri, „forma“ proiecte de consultanță în cursul muncii. În acest caz, clientul este convenabil de a utiliza formularul „Cerere pentru documente“ și pentru a face să funcționeze ca consultanții trebuie să efectueze planul inițial convenit. În cele mai complexe proiecte, manageri de proiect pregătesc o formă de bază lunar sau chiar săptămânal, precum și la momentul apariției necesităților neprevăzute. Prin modul în care, în cazul în care compania decide să nu să invite specialiști pentru organizarea proiectului, acesta poate fi folosit cu succes toate documentele ca atare.

Cea mai importantă persoană este auditorul proiectului (de obicei, de către compania de consultanță). Aceasta ar trebui să identifice o încălcare a Cartei proiectului. Se întâmplă că implementarea proiectului nu are loc pe un plan prestabilit. În cazul în care părțile sunt mulțumiți cu acest lucru, cel mai bine este de a face modificări în timp util Constituției, să dezacord mai târziu a apărut.

Compania client trebuie să furnizeze un feedback în timp util cu privire la activitatea de consultanți, deoarece eficiența este o condiție importantă pentru succesul proiectului. Aproape orice problemă poate fi rezolvată sau corectată în cazul în care raportul cu privire la acestea în timp. Cu toate acestea, nu toți oamenii sunt dispuși să vorbească despre problemele și tăcut, până de curând, în speranța că toate „în sine rezolvat.“ Timpul de observare a nerostită se traduce într-un conflict serios la finalul proiectului. Din păcate, dialogul dintre client și altele asemenea, „Noi nu suntem mulțumiți de această abordare“ - „Dar nu a spus nimic când am început această lucrare“ nu sunt mai puțin frecvente. Și le permit doar printr-o atmosferă absolută de încredere, deschidere și feedback-ul în timp util. Crede-mă, consultanții mai bine, în cazul în care clientul face imediat comentarii, nu le hoard la stadiul semnării actului de recepție și transmisie (și, uneori, după proiect). Toate aceste întrebări trebuie să se reflecte prompt în raportul de stare al proiectului.

Performanță bună este necesară pentru a finaliza proiectul. Din păcate, un număr foarte mare de proiecte au fost pe moarte în această etapă datorită interacțiunii ineficiente între client și consultant. După toate lucrările și pregătirea documentelor necesare pentru a crea o cerere de predare a lucrărilor, care stabilește rezultatele lucrărilor și termenul convenit de luarea în considerare a documentelor prezentate. În cadrul procedurii de Carta obligatorie a livrării de lucrări trebuie să fie descrise. În cazul în care lucrarea a fost realizată bine, iar rezultatele sunt acceptate de către client, se poate presupune că proiectul este executat.

Consultantii sunt necesare doar pentru un timp

Denis Khodzhaev, managing partner al "Desan"

Compania noastra invita consultanți pentru implementarea proiectului a Balanced Scorecard (BSC). Anterior, noi nu am folosit această metodă de control, așa că am decis să solicite ajutorul unei firme de consultanță. Participarea consultanților a redus semnificativ timpul de stabilire a SSP, deoarece au venit cu tehnologiile existente și metoda de punere în aplicare dovedită.

Desigur, care lucrează împreună cu consultanți este un progres major in dezvoltarea companiei, un „dopaj“. Dar nu uitați că, odată cu plecarea consultanților trebuie să fie în același ritm și cu aceeași eficiență de a dezvolta proiecte în curs de desfășurare.

În acest sens, o atenție deosebită trebuie acordată formarea propriilor angajați pentru a continua proiectul. difuzoare și diversiunea pe probleme secundare „“ amortizare treptată reprezintă un pericol serios pentru dezvoltarea în continuare cu succes a proiectelor în curs de desfășurare?.