pst File Management în Microsoft Outlook, Windows o pro

Pentru a lua decizii eficiente în ceea ce privește utilizarea de fișiere PST într-o companie, trebuie să aveți o idee despre evolutia pst în ansamblu, precum și diferențele dintre moștenirea și noile fișiere PST fișier PST bazat pe Unicode. Acesta este de a înțelege cum să manipuleze locația lor și utilizate în conformitate cu cerințele specifice ale companiei

infrastructura IT pentru întreprinderea dvs.

În cazul în care Microsoft Outlook primește de e-mail decât prin intermediul Exchange Server, datele căsuței poștale sunt stocate într-un fișier folder personal (PST). În plus, dacă utilizați profiluri Exchange și setați Mod Cached Exchange (cunoscut anterior ca modul off-line), clientul a salvat fișierele OST. ost este o copie a cutiei poștale Exchange specifice de sprijin, dar altfel are aceleași proprietăți ca și fișierul PST. Anterior, am discutat deja unele dintre problemele și soluțiile asociate cu gestionarea fișierelor PST pentru utilizatori. Cele mai multe dintre aceste probleme rămân relevante astăzi, dar a adăugat o serie de noi probleme merită o atenție.

Evoluția foldere personale

De-a lungul anilor, pst au parcurs o cale dificila de dezvoltare. Restricții fișiere vechi PST sunt cauza neplăceri enervant pentru utilizatori. Inițial, fișierele PST sunt limitate la 16 384 dosare și 16 384 elemente în fiecare dintre ele. În Outlook 98, a existat un parametru Permite upgrade la tabele mai mari, care au fost realizate cu ajutorul unor schimbări ireversibile în antetele de fișier PST, precum și numărul maxim de elemente din dosar a fost crescut la 65.536.

Format ecran de fișier PST 1. Selectarea între ANSI și Unicode

Conversia Unicode

Nu pot face upgrade PST «Un loc în“ fișiere, dar există mai multe modalități de a muta manual conținutul fișierului ANSI PST în fișiere noi PST bazate pe Unicode. În primul rând, atunci când creați un nou profil fără a specifica un anumit fișier PST, Outlook creează un nou fișier PST bazat pe Unicode în directorul implicit. În această etapă, puteți utiliza comanda Import din meniul File și selectați fișierul ANSI PST sau deschide fișierul ANSI PST din Outlook și manual muta datele într-un fișier nou PST. Când utilizați comanda de import pe timp de date de timbru se înlocuiește cu data și ora importului, iar atunci când se deplasează manual conținutul între original PST de timp fișier ștampila este păstrată. În al doilea rând, Outlook caracteristică de backup poate fi folosit pentru a muta datele. Creați un nou fișier PST bazat pe Unicode (meniul File, New, date Outlook File), apoi selectați Fișier, arhivă și specificați un nou fișier PST în format Unicode ca un loc de destinație de rezervă. Atunci când datele sunt salvate, selectați noua arhivă fișier PST bazat pe Unicode ca o destinație pentru noile date ale profilului.

Această sarcină poate fi realizată cu ajutorul unor aplicații de la terți. De exemplu, programul Upstart (www.maclean.com/upstart/index.html) Peter McLean prevede transferul de conținut dintr-un set de fișiere PST într-un singur loc în noile fișiere PST bazate pe Unicode, păstrând originalele intacte. Această soluție este deosebit de util pentru migrarea PST-date în întreprindere, atunci când aveți nevoie pentru a converti o mulțime de fișiere PST în format Unicode. Aceasta va ajuta salva o mulțime de timp, în comparație cu transferul unui număr mare de fișiere manual.

Este atât de rău fișiere PST?

Printre administratorii de schimb sunt de părere că fișierele PST sunt „rele“. Mulți cred că din mai multe motive pst - nu cea mai bună alegere a repertoriului principal pentru datele de cutie poștală. Motivele menționate următoarele.

• În articol Microsoft «dosarul fișierelor personale nu sunt acceptate într-o rețea LAN sau printr-o conexiune WAN» (support.microsoft.com/kb/297019/en-us) prevede că accesul la dosar PST în rețea nu este acceptată.
• Fișierele PST ar trebui să fie stocate local pe stațiile de lucru ale utilizatorilor, ceea ce face dificil de backup și restaurare.
• pst ocupă mai mult spațiu pe hard disk decât datele corespunzătoare de pe serverul Exchange.
• Fișierele PST nu au nici un mecanism pentru a sprijini de stocare cu o singură instanță (Instanță unică de stocare - SIS).
• Datele stocate în fișierul PST nu pot fi accesate simultan dintr-o altă sursă, cum ar fi o altă stație de lucru sau Outlook Web Access (OWA).
• Fișierele PST sunt lipsiți de protecție. De exemplu, parole sunt ușor de ghicit sau eliminate folosind instrumente adecvate.
• Dacă un utilizator are nevoie de o copie locală a cutiei poștale, Exchange modul de cache preferat. Acest mod se creează o copie auxiliară a cutiei poștale cu extensia .ost. Utilizatorul poate lucra cu o copie locală a cutiei poștale în cazul ruperii comunicării între stația de lucru și serverul Exchange. ost sincronizează cutia poștală Exchange după ce conexiunea este restabilită.

Cu toate acestea, în unele situații, fișiere PST într-o întreprindere utilă. Multe companii folosesc Outlook pentru a accesa instrumentele de mesagerie, diferite de Exchange, iar cele mai multe dintre ele folosesc un Internet Protocol POP3 sau IMAP4. Ultimul protocol se sincronizează cu cutia poștală de server, iar primul poate fi configurat optim pentru a păstra copii ale mesajelor pe server, pentru a reduce dependența de fișier PST local. Fișierele PST sunt utile pentru organizațiile de arhive ieftine, dar reglementările și pentru detectarea companiilor de date trebuie să gestioneze centralizat fișiere cu capacități de căutare.

locație implicită de gestionare Folder

În mod implicit, Outlook stochează fișierele PST într-un dosar aflat adânc în ierarhia de dosare, profilul utilizatorului, oferind securitate de bază atunci când mai mulți utilizatori pe o singură stație de lucru. În Windows XP, fișierele sunt localizate în \ Documents and Settings \ numele de utilizator \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook și Vista - în \ Utilizatori numele de utilizator \ AppData \ Local \ Microsoft Outlook.

Screen 2. Locațiile fișierelor de standardizare PST

Atunci când creați un nou fișier de date Outlook în locația specificată deschideți dosarul în care pentru a salva fișierul PST al noului utilizator. Aceeași locație este utilizată pentru noul fișier OST.

Specifică dimensiunea maximă a fișierelor PST și OST

Dimensiunea maximă teoretică a fișierelor PST pe baza Unicode este de 33 TB, dar în mod implicit acestea trebuie să fie nu mai mult de 20 GB. Modificarea registry, acest prag poate fi mărită sau micșorată. Desigur, viteza de volum de procesare a fișierelor PST este redusă, chiar și 20GB mult. Uneori este necesar administratorului sau utilizatorului pentru a preveni creșterea necontrolată în foldere personale pe stația de lucru client datorită cerințelor de resurse pentru backup și restaurare, în vederea menținerii unui nivel înalt de performanță, sau chiar a economisi spațiu pe disc. Dimensiunea recomandată de aproximativ 10-12 GB. Pentru a face acest lucru, puteți modifica setările de utilizator din HKEY_CURRENT_ USER \ Software \ Microsoft \ Office \ număr de versiune \ Outlook \ PST sau setarea de politică în HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Policies Microsoft \ Office \ numărul de versiune \ Outlook PST. Outlook indică numărul versiunii (și Oficiul).

Pentru fiecare dintre aceste chei de registry, puteți crea patru intrări. Valori DWORD, care este controlată de acest parametru la fișier PST bazat pe Unicode, - MaxLargeFileSize și WarnLargeFileSize. Această din urmă valoare nu este de fapt avertizează utilizatorul, dar vă permite să continuați cu operațiunile interne Outlook, în timp ce prevenirea intrării sau crearea de conținut suplimentar. PST dimensiunea fișierului poate crește ușor în continuare din cauza proceselor interne în cazul în care valoarea WarnLargeFileSize.

Fișierele PST ANSI au parametri de control similare, dar cu valori mai mici. Pentru fișierul ANSI PST este încă o limită de 2 GB, astfel încât intrarea de registry este specificată în octeți, iar numele DWORD pentru a elimina cuvântul mare. Dacă parametrul MaxFileSizeregistry fișierului ANSI PST pentru a atribui o valoare de peste un prag de 2 GB, valoarea este ignorată.

Valoarea DWORD de mai sus reprezentate în format hexazecimal. Setările de registry produc cu ușurință prin intermediul instrumentelor de politică de grup de resurse Microsoft Office, scripturile de conectare, sau alte aplicații de management de la distanță.

Ban crearea PST / OST

Du-te la HKEY_LOCAL_MACHINE SOFTWARE-cheie de registru \ Microsoft \ Office \ Outlook număr de versiune și de a crea DisablePST valoare DWORD cu o valoare zecimală de 1 pentru activarea parametrului. Ca urmare, meniul File, New în Outlook se elimină date Outlook element Fișier și faceți clic pe Fișier, Arhiva. Se interzice crearea de fișiere OST și fișiere PST arhivate, precum și exportul și importul din alte fișiere PST.

Flexibilitatea și stabilitatea

Noi fișiere PST bazate pe Unicode oferă o mai mare flexibilitate și stabilitate în gestionarea acestor mesaje în Outlook. Diferite companii au cerințe diferite pentru stocarea de e-mail și de gestionare a PST poate fi o sarcină dificilă pentru administrator. Amintiți-vă capacitățile de gestionare a locației și dimensiunea fișierelor PST și chiar de a interzice utilizarea lor.

Partajați imagini cu prietenii și colegii