Procedura pentru compilarea cataloage și fișiere

281. Directorul este un director de inter-fond o arhivă în care informațiile cu privire la conținutul documentelor grupate pe discipline (teme, sucursale) situate în conformitate cu sistemul de clasificare informațiile despre document director.

Set de diferite directoare ale sistemului director.

282. Lucrările la pregătirea, stabilirea și menținerea unui director numit catalogarea documentelor.

Catalogare poate fi realizată ca o lucrare independentă (dezvoltare tematică), precum și în alte tipuri de muncă legate de identificarea și descrierea documentelor (-de catalogare).

Catalogare aplică o abordare diferențiată, care este:

1) determinarea fondurilor de arhivă de selecție prioritare, părțile structurale ale acestora;

2) selectarea cazurilor și a documentelor și a informațiilor de la acestea;

3) aplicarea informațiilor document adecvat care descrie tehnici.

283. Catalogare include următoarele activități:

1) compunerea unei scheme de clasificare;

2) identificarea și selectarea documentelor;

3) o descriere cartele index;

4) cărți de sistematizare;

5) menținerea unui director.

284. Alegerea schemei de clasificare este determinată de compoziția documentelor de arhivă departamentale sau private ale organizației și sarcinile de utilizare a acestora.

Informații de clasificare a documentului schemă este scris sau un document grafic care conține lista diviziunilor directoare de clasificare aranjate într-o secvență specifică, precum și pentru distribuirea informațiilor din documentele de pe aceste diviziuni.

285. În funcție de circuitele de directoare sunt împărțite în mod sistematic, tema, subiectul și variantele lor (nume, loc, obiect).

286. Informațiile de documente într-un catalog sistematic clasificate pe cunoașterea industriei și practica a organizației și este situat într-o succesiune logică.

287. Structura directorului articol narativ includ:

1) numele arhivei organizației;

3) la rubrica, subpoziția;

4) data evenimentului, locul evenimentului;

6) numărul de fonduri de arhivă, numele fondului de arhivă;

7) numerele de inventar ale cazului (documente), unități de stocare, foi;

8) Limba documentului;

9) o metodă de reproducere a unui document.

Pentru comunicarea între secțiunile de director sau de director partițiile cu alte sisteme de referință de arhivă referințe utilizate.

288. Păstrarea directorul, care este un set de lucrări, asigurarea funcționării sale, care include:

1) activitatea științifică și metodologică;

2) cărți de indexare;

3) indici pentru carduri de sistematizare și rubrici;

4) pregătirea dispozitivului de referință la directorul;

5) îmbunătățirea în directorul.

Sprijin metodologic include ajutoare de dezvoltare catalogarea fonduri de arhivă separate (sau grupurile acestora), scheme de lucru de clasificare directoare, caietul de sarcini și să completeze.

Indexarea este selectarea și compilarea indicelui schemei de clasificare și alocarea acestuia la informațiile relevante cardului catalog. Catalogul pe plăcuța indicatoare nu sunt indexate și sunt enumerate în ordine alfabetică.

Îmbunătățirile includ schema directoare de clasificare îmbunătățită, verificați conținutul și designul catalogului, verificați descrierile (editare, care combină descrierile de informații uniforme într-un fond de arhivă sau inventarul de cazuri (documente), să actualizeze sistematizarea lor).

289. Una dintre sursele de reaprovizionare catalogului sistemului sunt cataloage tematice și de detaliu tematice, fișiere de carduri de personal în documentele de arhivă exploatațiile cele mai informative și utilizate în mod obișnuit.

290. organizație Arhiva păstrează managementul înregistrărilor, pentru a crea un index card de nume.

291. organizarea Arhiva stocarea documentației audiovizuale creează:

2) indicele de card nominal care conține informații cu privire la persoanele pentru care sunt disponibile în documentele foto și un obiect fișier carte care conține informații despre obiecte, evenimente, informatii despre care sunt disponibile în documentele foto de informații;

292. organizație Arhiva care deține documentația științifică și tehnică, creând:

1) catalog obiect, care se face pe construirea de capital și construcția obiectelor de obiecte;

3) Catalog geografic, care se face pe proiectarea obiectelor în funcție de locația lor;

4) catalog alfabetic, care se face în ordinea alfabetică a numelor de evoluțiile științifice și tehnice.

293. Indicele este un director de arhivă, este alfabetic, sistematic sau elaborate pe baza unei liste de diferite tipuri de obiecte menționate în documentele de arhivă, cu indicarea datelor lor de căutare.

Pointerii în organizarea arhivei clasificate:

1) volumul - și vnutrifondovye interfund;

2) sub formă - electronică, foaia sau a cardului;

3) structura de coloane - martor (termeni de căutare care fac obiectul și datele lor) și adnotat (subiectul, însoțită de explicații de concept);

4) gruparea concepte indicii în interiorul - alfabetic, sistematic, cronologic.

Principalele tipuri de indicatori sunt: (subiect speciei sale - nume tematice, geografice), cronologică. Prin gruparea alfabetică concepte diferă în index, sistematică și indexurile cronologice.

294. Indicatoarele la documentele pot fi redactate într-un singur document inventarul de dosare, documente, stocuri de mai multe cazuri documentele Fondului archive, stocuri de dosare, documente de fond de arhivă sau mai multe colecții de arhivă.

Unități de stocare Index de date pe un singur inventar al fișierelor, documentele includ numerele de serie ale unităților de stocare; Unități de stocare a datelor, indexul de căutare pentru mai multe exploatații de arhivă ale organizației arhiva datele menționate completate cu un număr de stocuri de fișiere, documente, exploatațiile de arhivă.

296. Indicele tematic include concepte care reprezintă fapte și fenomene istorice. Denumirile pozițiile și subpozițiile din acesta sunt în cazul nominativ.

297. Indicele include conceptele, în ordine alfabetică.

În general, indicele include concepte și structura de coloane disparate poate fi doar surd.

Numele indicelui este construit pe baza alfabetică și include numele, prenumele, patronimicul (discrepanțe, aliasuri, porecle, porecle), precum și informații biografice.

indicație geografică include statele numele, unitățile administrativ-teritoriale, mările, râuri și alte caracteristici geografice.

concepte Generalizând sau nume administrativ-teritoriale sunt introduse în index fără explicații.

298. O bibliografie cronologică este format din coloane, inclusiv datele de evenimente istorice, fenomene și fapte, sau data documentelor în ordine cronologică.

299. Pointeri la arhiva directoare pot fi de aceeași specie și au aceeași structură, dar datele de căutare, se face trimitere la anumite pagini sau secțiuni (directoare) director.

300. Revizuirea este un director de arhivă, inclusiv informații sistematice privind compoziția și conținutul de complexe separate de documente.

Tipuri de revizuire de organizare de arhivare este de a revizui fondul de arhivă și o analiză tematică.

Descrierea obiectului pentru un fond de arhiva de documente de revizuire (grup de documente ale documentului), o unitate de stocare, o unitate de fond de arhivă cont.

Descrierea obiectului pentru o analiză tematică a documentelor este o organizație arhiva de documente (grup de documente, o parte a documentului), o unitate de stocare, unitatea de cont a fondului de arhivă (parte a fondului de arhivă, un grup de fonduri de arhivă) pe un anumit subiect.

301. Revizuirea fondului de arhivă include informații sistematice privind compoziția și conținutul documentelor unui singur fond de arhivă.

302. tematic Revizuirea include informații sistematice privind compoziția și conținutul documentelor unuia sau a unui grup de colecții de arhivă pe un anumit subiect.

303. Revizuirea a aplicat o abordare diferențiată, care constă în alegerea fondului Arhiva și / sau fire ale principiului informațiilor de grupare în partea principală a revizuirii, aplicarea diferitelor metode de documente de raportare (rezumate individuale sau de grup), diferite metode de descriere a anumitor tipuri de documente, identificarea de folos compoziția și gradul de sistem de referință completitudine pentru a digera.

304. Studiul constă dintr-un set de adnotări separat grupuri de unități de stocare, unități de cont, documente și ajutoare constatare.

În prefața la această reexaminare informațiile privind istoria proprietarilor originale și povești de fond de arhivă, revizuiește structura, compoziția sistemului de referință științifică.

305. Sondajele sunt compilate pentru structurale, sectoriale (funcțional), a-subiect tematic, geografic, cronologic și alte caracteristici.

307. Credite indicate:

1) Numele arhivei;

2) „foaie de montare № ...» Denumirea Cinedocuments indicând caracteristicile sale (sunet, culoare, numărul de părți);

1) numărul planului de comandă (cu Decalaj cadru numerele de cadru pe ecran începe vizibil), dacă nu este un început pozitiv, este necesar să se lase loc pentru numărul planului, în scopul de a se potrivi cu documentele de film negativ;

2) după planul definește planul număr (partajat, mediu sau mare);

3) Planul de yarzii care este definit folosind metromera sau o linie decupată. La măsurarea metromerom planifica lungimea sa este determinată la cea mai apropiată zecime dintr-un cadru, iar în linia de măsurare - o rază de un cadru (blocul 52,4 conține un metru de film);

În coloana „fonograma text“ este sincronă fonogramelor de text care descrie împotriva planurilor de imagine, care includ vorbitorul cuvânt.

După ce a lucrat cu pozitive pe masa zvukomontazhnom necesare pentru a efectua verificarea pozitiv cu negativ si levantica pentru respectarea reciproc toate elementele unui set de documente de film.

In final documentele de film foaie de înregistrare montaj specifica totalul documentelor de film imagini pentru fiecare element al setului separat, titlul și numele foii de asamblare a inițiatorului, data preparării.

În concluzie, activitatea privind pregătirea foii de montaj se realizează acesta retipărirea în două exemplare (unul folosit in cercetatorii, iar al doilea legate între ele și servește drept copie de asigurare).

1) numărul planului de ordine;

2) determinarea planului (partajat, mediu sau mare);

3) un al doilea număr de serie pentru a începe înregistrarea imaginii planului;

La capătul plăcii de montare indică poziția, numele inițiatorului al plăcii de montare și data preparării.

Procedura pentru compilarea organizarea fișierului de ajutor constatare automatizat

310. Fișierul automatizat de ajutor constatare este un set de directoare electronice (baze de date Descrierea documentului) concepute pentru o recuperare eficientă a documentelor și informațiilor de arhivă.

311. automatizată a găsi de management al documentelor de ajutor se bazează pe un sistem de regăsire, creat în organizarea actuală a evidenței și, mai presus de toate, elemente cum ar fi înregistrarea și depunerea electronică și nomenclatura de control electronic al afacerilor.

Găsirea informațiilor despre documentul poate fi efectuată pe un carduri de câmp, și pe o combinație de câmpuri.

312. Câmp carte registratsionno0kontrolnoy „numărul de caz sub nomenclatura“ este recuzita de conectare de căutare în tranziția de la căutarea de informații la nivel de document să se uite la caz.

În prezența e nomenclaturii afacerilor în modul automat de anulare a documentelor în cazul și recuperarea documentelor de caz.

În cazul în care utilizator caută informații cu privire la nomenclatura afacerilor și are nevoie să meargă la un anumit document poate fi generat în mod automat liste de documente incluse în acest caz.

Majore detalii de căutare nomenclatura afacerilor sunt: cazul indicelui, titlul de caz (piese de volum), numărul de cazuri (volume, părți), perioada de depozitare și elementul (sub) pe listă.

313. Pe baza e-nomenclatura afacerilor în modul automat de formarea stocurilor afaceri.

„Filtru“ este un timp de stocare de documente (permanente, temporare (peste 10 ani), temporară (până la 10 ani inclusiv) de depozitare) pentru selectarea informațiilor.

314. Inventarul electronic al cazurilor conțin informații care descriu detalii cu privire la nivelul de afaceri. rechizite descrieri sunt obligatorii:

1) numărul de index (număr de caz);

3) titlul cauzei;

4) o indicație de autenticitate (număr copie);

5) Perioada;

6) Numărul de foi în cazul;

7) adnotare a documentelor.

Set de inventare electronice oferă informații despre fondul de arhivă ca un întreg.

315. de înregistrare și de control cărțile electronice sunt baza pentru crearea unui catalog automatizat.

Întrucât, în tradiționale tipuri de ajutoare de regăsire și cataloage specii (sistematice, temă, și anume, istoria organizației și altele) sistem de referințe legate este în modul automat este format dintr-un catalog electronic care conține o descriere la nivelul unui document sau caz.

Catalogul dintre cuvintele cheie furnizate care reflectă tema, locul numele, personalitatea și așa mai departe. Prevăzut în schema de clasificare catalog ne permite să atribuie un document la una sau mai multe categorii. Găsirea de informații cu privire la schema de clasificare permite utilizarea unui catalog electronic ca sistematic, pe director denumiri geografice - atât geografică și așa mai departe.

316. În lipsa de organizare a sistemului automatizat de evidență creează o descriere a bazei de date la nivel de management, audiovizual și documentul tehnico-științifice (e-catalog).

Detaliile de bază sunt descrierile din catalogul electronic:

1) index, o poziție, subpoziție;

2) data evenimentului, locul evenimentului;

4) numele fondului de arhivă, numărul de fond de arhivă;

5) Numărul de inventar al cazurilor (documente)

6) numărul de caz (documentul), numărul fișei.

Detalii: numele arhiva fond, numărul de fonduri de arhivă, cazuri de inventar, numărul de caz, numărul de coli și include specificațiile de utilizator pot fi transformate din contul sistemului automatizat.

Cuvinte-cheie care descriu descrierea unui obiect introdus în sistem în procesul de a descrie sau după finalizarea acestuia. Etichetele permit utilizatorilor să caute rapid de informații cu privire la nivelul fondului de arhivă, inventarul de cazuri, cazuri, documentul.

Căutarea de informații cu privire la bazele de date cu text integral, inclusiv texte complete de materiale (documente de arhivă, articole din reviste, legislație) prevede utilizator apel în primul rând la eseu (introducere) și titlurile secțiunilor ale documentului cu trecerea, dacă este necesar, la textul.

Utilizatorul, dacă este necesar, având în vedere capacitatea operațională a o copie completă a documentului.

Căutați informații cu privire la documentele full-text pot fi realizate în conformitate cu descriptorii, care sunt selectați din versiunile tipărite ale tezaurului, sau numerele de clasificare, precum și în funcție de limba naturală a textului documentului.

318. Documentele care trebuie transmise în vederea stocării permanente sunt transferate în arhiva cu ajutor de constatare automatizat.

Prezența detaliile necesare în structura sistemului de cercetare și de referință asistată de baze de date și de a furniza informații cu privire la aceste detalii în format electronic prevede organizarea fișierelor de baze de date de compatibilitate și de referință științifică sistem automatizat arhiva de stat.