Principalele modalitati de stocare a documentelor într-o organizație (arhivă)

companii Arhiva: cum să îndeplinească cerințele condițiilor de depozitare a documentelor

Anterior, acest subiect nu este deosebit de îngrijorat cu privire la aceasta - pentru toate documentele produse în compania unei camere speciale a fost pus deoparte (arhiva), și nici o lucrare nu a fost distrusă în timpul întregii perioade de 15 ani de funcționare a companiei.

Lector, desfășurarea unui seminar, a introdus publicul cu toate reglementările în domeniul depozitării documentelor, aflate în prezent în vigoare. Această listă include legile, următoarele reguli și regulamente:

Despre decizia directorului „Frunze Falling“ pentru verificarea perioadei de păstrare a documentelor în cadrul organizației va descrie în secțiunea următoare.

Învățarea din arhiva

Conducerea „Listopad“ SRL a fost decis pentru a sorta întregul acumulat în documentația de companie. Ca personal suplimentar în acest scop, cu condiția ca aceasta nu a fost constatat următoarele: sortați dosarul a fost trimis la student stagiar juridic Academia Nikolay Tarasov, cu scopul de compania de instruire practică.

Documentele nu au fost aranjate în arhivă, dar a fost posibil să se determine care rack-uri de la ce departament al companiei sunt. O mare parte a spațiilor ocupate de numeroase dosar de arhivă cu documentele contabile și fiscale: Există toate celulele primare, registrele contabile și de raportare, precum și declarațiile și plățile fiscale.

O parte semnificativă a Rafturile au fost umplute cu documentația organizatorică și administrativă: comenzi pentru principalele activități administrative și economice ale „Listopad“, diferite tipuri de ordine și în corespondență cu agențiile guvernamentale, fonduri nebugetare, autoritățile fiscale și contractori.

Cea mai mare parte a documentelor de personal păstrate într-un seif special in camera, mai ales pentru spațiul prevăzut în departamentul de personal. Prin urmare, în această parte a documentelor de arhivă a fost dat doar câteva rafturi pe unul dintre rafturi.

Producătorii păstrează documentele în departamentul său, deoarece acestea sunt utilizate în mod constant în activitatea companiei, astfel încât în ​​arhiva nu a fost folosită în acest tip de documente.

Nicholas a decis să înceapă cu volumul de muncă - documente contabile. Acest lucru va fi discutat în următoarele secțiuni.

depozitarea pe termen a documentelor fiscale

Ca un om, nu a lucrat în departamentul de contabilitate, profesori de elevi nu a fost ușor pentru a ajunge la miezul documentației contabile. Toate au fost deja grupate și depuse într-un dosar, dar termenul de valabilitate pentru ei nu a fost specificat. Deschiderea prima locație, el a constatat că aceasta a constat în întregime dintr-o singură factură - astfel de dosare el a numărat o duzină.

Printre facturile formular standard, el a fost surprins să găsească alte două soiuri: corectarea și factura corectată. Caracterul iscoditor al studentului nu i se permite să închidă pur și simplu acest dosar, precum și un tabel pentru a plasa numele lor comună „Facturi“. El a luat osteneala să meargă în departamentul de contabilitate și cere contabilului responsabil de TVA, de nuanțele acestor documente. El a vrut să fie sigur că toate tipurile de facturi pot fi atribuite unui grup de documente care au aceeași valabilitate.

Ca urmare, tabelul Nicolae a introdus următoarele informații (partea atașată):

Cât de mulți ani pentru a ține evidențe contabile

teanc de hârtii următor, frumos tivită, de asemenea, a constat din facturi pentru materii prime achiziționate. Numărul acestora în sute.

Rezultatul muncii sale a fost în următorul tabel (reprodus parțial):

Detalii privind cazuri de „Frunze Falling“

Student-stagiar a fost nedumerit formularea din coloana „Note“ Lista aprobate prin ordinul № 558 - „supuse verificării (audit)“ În cazul în care testul nu este efectuat după cum este necesar pentru a păstra aceste documente? El a luat probleme și a deschis în textul său planshetnike din Codul fiscal, în cazul în care a aflat că toți contribuabilii sunt obligați să păstreze documentele necesare pentru calcularea și plata taxelor timp de 4 ani (sub-clauza. 1 alin. 1, Art. 23 din Codul fiscal). Aceste contabilitate se aplică, de asemenea, astfel de documente. Și, ca regulă generală, înregistrările contabile trebuie să fie păstrate timp de cel puțin 5 ani (art. 29 din Legea № 402-FZ).

Astfel, în timp ce documentele pot solicita autorităților fiscale să verifice, a scăpa de ele - înseamnă să dăuneze companiei. documentele care lipsesc vor încuraja inspectorii la metoda de determinare calculat obligații fiscale, și amenință costurile materiale suplimentare pentru OOO „Frunze Falling“. El va trebui să plătească înapoi impozite, penalități și dobânzi.

IMPORTANT! În conformitate cu alin. 4, art. 89 NKRumyniyainspektory poate verifica o perioadă maximă de 3 ani calendaristici, numărând din anul în care a luat decizia de a verifica.

După studierea NKRumyniyai numărul legii 402-FZ Nicholas a devenit clar că toate nevoia primară de a păstra cel puțin 5 ani.

În timpul ce perioadă nu poate distruge afacerile umane

După determinarea perioadei de valabilitate a descărcării dokumentoviz de impozitare și contabilitate, stagiar în cele din urmă ajuns la cazurile marcate „resurse umane“. Nu au fost multe, dar ele lipsesc ordinea în care Nicolae a fost obișnuit, examinarea documentelor din departamentul de contabilitate. Dosarele au fost depuse, în același timp, o mare varietate de lucrări: și fișe de pontaj și programe de sărbători și diferite ordine legate de activitățile administrative și economice ale societății, intercalate cu directivele din activitățile de exploatare.

În anumite perioade (în scalarea noi domenii de activitate ale companiei și dezvoltarea operațiunilor sale) de servicii de personal și-a câștigat o mulțime de CV-uri si profile de candidati pentru posturile vacante - acestea nu au fost depuse, dar păstrate separat de alte documente de personal - aceste documente, Nikolai, de asemenea, reflectate în tabel.

Tabel documente HR "Listopad" OOO (reprodus parțial):

Având în tratate cu documentele de personal, contabile și fiscale, Nikolai sa mutat la hârtia pliată în rafturi și cutii. Ei nu au fost depuse și sistematizate. Pe acestea vor fi discutate în continuare.

Noi înțelegem cu perioade de păstrare a documentelor de protecție a muncii

Cu lucrări de la cutii de student a avut destul de complicat. Toate documentele au fost scoase din cutie. În acest caz, fiecare lucrare a trebuit să studieze și să clasifice. Printre această lucrare peste colaps și documente separate (de exemplu, foi de distribuire de îmbrăcăminte) și reviste (de exemplu, în cazul în care TB instruindu reflectată).

Dar, pentru a înțelege în cele din urmă, dacă vă puteți scăpa de aceste valori mobiliare, sau depozitarea pe termen lung a documentelor în organizație încă nu a expirat, Nicholas a avut și apoi introduceți toate informațiile din tabel:

După completarea tuturor coloanelor din tabelul specificat Nicolae a ajuns la concluzia că toate documentele referitoare la siguranța la locul de muncă, termenul de valabilitate a expirat. Acestea pot fi trimise la distrugere.

Goliți arhiva

Student Intern a adunat toate mesele lor, le-a pus Lista (aprobat prin Ordinul № 558), care a justificat depozitarea pe termen legal a documentelor din arhivă, iar aceste titluri au venit la directorul „Frunze Falling“. Student a fost apreciat pentru activitatea de calitate făcută, dar a fost obligat să-l termine până la capăt. Și anume pentru a studia documentele procesului de distrugere, cu termen de valabilitate expirat.

Și Nicholas a început din nou să lucreze. Toate documentele cu termen de valabilitate expirat, el a pus pe un raft separat, apoi cufundat în studiul documentelor de reglementare legate de procedura de lichidare a documentelor de arhivă.

Fără comisia de experți nu poate face

Nicholas a constatat că prima, compania va trebui să formeze o comisie de experți. Este necesar nu numai pentru procedurile de distrugere a documentelor, perioadele de depozitare sunt peste, dar, de asemenea, în mod continuu, cu acest flux de lucru.

Compoziția CE a aprobat de către șeful companiei - Comisia ar trebui să fie format din cel puțin trei experți. Responsabilitățile includ valoarea de examinare CE a documentelor, a căror rezultate sunt înregistrate în procesul-verbal.

Toate documentele care urmează să fie distruse sunt înregistrate într-un act special, care poate lua forma unui număr de cerere 4, „regulile de bază ale arhivele organizațiilor“, aprobat prin decizia consiliului de Stat Arhiva 06.02.02. Actul aprobat de șeful companiei.

Numai după aceea, toate lucrurile reflectate în actul poate fi distrus. Faptul că lichidarea fizică a documentației ar trebui să fie, de asemenea, a emis un act separat.

Termenul de valabilitate a documentelor din arhiva organizației ar trebui să fie respectate cu strictețe. Acestea sunt definite prin acte normative, iar acestea nu pot fi tăiate. Perioadele în care societatea nu are dreptul de a dispune de documente, diferite - de an (de exemplu, pentru programul de vacanță) și 75 de ani (pentru dosarele de personal). În unele cazuri, documentele trebuie păstrate pe toată durata de existență a companiei.

Destul de uitat pentru a sorta companiile de hârtie termenul de valabilitate nu este în valoare de ea - vă puteți îneca în fluxul de hârtie. În timp util a scăpa de documente vor ajuta comisia de experți, a cărui activitate ar trebui să fie organizate în mod regulat. Arhiva O companie va fi în permanență gata pentru noi invazii de hârtie.