Pregătirea documentelor pentru distrugere

Acasă> Articole> Pregătirea documentelor pentru distrugere

Distrugerea documentelor - o procedură importantă și responsabilă în orice organizație, care nu numai că impune respectarea tuturor regulilor de reciclare, dar, de asemenea, o pregătire temeinică pentru ea. Încălcarea cerințelor aplicabile în acest domeniu, este plină administrativă și, în unele cazuri, răspunderea penală.

activități principale

După cum se știe, distrugerea este legală numai documentele cu perioada de depozitare expirate instalate. Pentru a izola hârtia afară din mulțime, mai întâi efectuarea unei evaluări a valorii. Obiectivul principal al acestei proceduri este de a determina valoarea fiecărui instrument și soarta ulterioară a acestuia.

Examinarea valorii stă pe umerii comisiei speciale. Pentru a efectua o evaluare completă a documentelor calitative și este compusă din cel puțin 3 persoane. Acest lucru poate fi un arhivar, un cap sau reprezentant adjunct al organizației, contabilul-șef, un membru al departamentului juridic, etc.

Componența comisiei de experți se aprobă prin ordin al șefului companiei. Comisionul poate fi fie permanente sau convocat 1 dată pe an. Acesta are următoarele caracteristici principale:

• crearea nomenclaturii afacerilor cu o anumite perioade de păstrare a documentelor;
• alocarea de cazuri la distrugerea a expirat pe baza unor teste riguroase cu o singură trecere;
• întocmirea unui inventar al cazurilor care așteaptă stocarea ulterioară;
• formarea actului privind alocarea documentelor în vederea distrugerii;
• ponderarea selectate pentru deșeuri lucrări în cazul în care este posibil;
• Prezența în procedura de lichidare a documentelor, pentru a confirma faptul distrugerea lor completă.

Momentul-cheie în activitatea comisiei de experți, desigur, este de a face actul de atribuire a cauzelor distrugerii. În formă, acest document este diferit de inventar standard de. Nu este nevoie să se înregistreze numele fiecărui caz, ci pur și simplu suficient pentru a indica numărul total de cazuri pentru fiecare specie. De exemplu, comenzile pentru activitățile de bază, numărul de unități - 10 unități.

Pentru fiecare grup de cazuri în actul privind alocarea distrugerii ca termenele prevăzute pentru finalizarea procedurilor lor, numerele inventare și indicii în conformitate cu nomenclatura sau inventar. Documentul finit trebuie să fie semnat de către șeful organizației. Numai atunci dedicat distrugerii hârtiei nu sunt supuse utilizării în continuare și trimise spre reciclare.

Nu uitați că este important ca toate pregătirile pentru distrugerea documentelor a fost efectuat de specialiști într-adevăr competente în aceste chestiuni.