Păstrarea documentelor contabile primare

Păstrarea documentelor contabile primare în termenul prevăzut - una dintre responsabilitățile companiilor și întreprinzătorilor individuali. În acest articol vă vom arăta cum să păstreze documentele contabile și fiscale, și că ar trebui să fie luate în caz de pierdere.

Una dintre obligațiile societății (individuale antreprenor) este stocat timp de până la patru ani de înregistrări contabile și fiscale și alte documente, care sunt necesare pentru calcularea și plata taxelor. Acestea includ documente care confirmă primirea de venituri, costurile de implementare, precum și plata sau deducerea plăților obligatorii. Această cerință se extinde paragraful 8 din paragraful 1 al articolului 23 din Codul fiscal.

În timpul termenele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivelor de stat, dar nu mai puțin de cinci ani după anul de referință, este necesar să se păstreze companiei:

• documentelor contabile primare;
• înregistrările contabile;
• contabile (financiare) declarații.

Atenție

• situațiile financiare anuale - în mod constant, trimestru - o perioadă de cinci ani, și lunar - în termen de un an;
• documente de politică contabilă - cinci ani;
• documentelor primare de contabilitate și înregistrările contabile - cinci ani, sub rezerva verificării (audit).

Mai mult decât atât, entitatea economică ar trebui să ofere condiții sigure de depozitare a documentelor contabile și pentru a le proteja de modificări.

Încălcarea ordinii păstrare a documentelor

Lipsa datelor financiare și contabile fiscale și alte documente care sunt necesare pentru calcularea și plata impozitelor este o încălcare gravă a regulilor de venituri și cheltuieli și obiecte de impozitare. Contribuabil pentru infracțiunea va fi amendat în sumă de 10 000 de ruble. În cazul în care documentele pierdute se aplică nu una, ci mai multe perioade fiscale, pedeapsa este majorată la 30 000 de ruble.

Pierderea documentelor necesare poate cauza faptului că contribuabilul să fie urmărită penal în conformitate cu articolul 122, „neplata sau plata parțială a sumelor de impozit (taxă)“, precum și în temeiul articolului 126 „Nerespectarea datelor autorității fiscale necesare pentru controlul fiscal“ din Codul fiscal.

O încălcare gravă a regulilor contabile și situațiilor financiare, precum și ordinea și termenele de păstrare a înregistrărilor pasibilă de o amendă administrativă asupra funcționarilor în sumă de două mii până la trei mii de ruble (art. 15.11 din Codul administrativ).

Depozitarea documentelor

Prelucrate manual documentele primare ale lunii curente, legate de un registre contabile specifice sunt completate în ordine cronologică, și sunt însoțite de un certificat la dosar.

ChitanŃele, rapoarte de cheltuieli, extrase de cont cu documentele aferente trebuie să fie selectate în ordine cronologică, și sunt legate între ele. Anumite tipuri de documente pot fi stocate nelegat, dar a depus departe în dosare, în scopul de a preveni pierderea sau utilizarea abuzivă a acestora.

Costul de stocare a documentelor în contabilitate, de regulă, sunt costurile de administrare. Acestea ar trebui să se reflecte în contul 26 „Cheltuieli generale“. Contul de impozit astfel de costuri se referă la alte persoane, pe baza paragrafului 18 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal.

Dacă aveți propria copie de rezervă, trebuie să îndeplinească anumite drepturi. Printre acestea:

• asigurarea financiară, materială, tehnică și alte condiții necesare pentru achiziționarea, depozitarea, contabilizarea și utilizarea documentelor de arhivă;
• dispoziție pentru a crea o arhivă a clădirii și (sau) localurile care îndeplinesc cerințele de reglementare de depozitare a documentelor de arhivă și a arhivelor condițiile lucrătorilor de muncă (partea 1, articolul 15 din Legea № 125-FZ ..);
• păstrarea arhivelor pentru termene de depozitare (ch. 1, v. 17
  № 125-FL);

Astfel, un fișier trebuie să fie alocate într-o cameră separată, cu rafturi speciale, rafturi sau dulapuri surd. Pentru a proteja documentele de fading la ferestre, în cazul în care acestea există, jaluzelele sau perdele suspendate.

Pentru a preveni accesul neautorizat la camera de arhivă ar trebui să fie echipate cu deschideri de ferestre cu bare de metal și a instala o ușă de metal.

Ar trebui să dezvolte, de asemenea, o serie de lucruri și de a plasa o copie în camera de arhivă. Acest lucru va economisi timp căutând documentele necesare.

În prezent, există companii de arhivă care oferă servicii de stocare offsite a documentelor și serviciul de însoțire arhivă într-un mod special echipate și protejate în jurul depozitele de ceas de arhivă. Prin urmare, este posibil să se transfere documentația contabilă și fiscală pentru depozitarea off-site al unei companii specializate.

Depozitarea documentelor primare electronice, contabile și documentele contabile de impozitare poate fi în format electronic, cu excepția cazului în care se prevede altfel de aktamiRumyniyai legale de reglementare, cu condiția ca documentele electronice autentificate de o semnătură electronică, de regulă, calificat.

documentele contabile primare întocmite în format electronic, trebuie păstrate împreună cu certificatul cheii semnăturii, documentele care confirmă statutul acestor certificate, precum și cu mijloace care fac posibil lucrul cu documente electronice și semnătura electronică.

Informații în arhive electronice și instalații de prelucrare (depozitare) ar trebui să fie protejate împotriva accesului neautorizat și expunerea. Acesta ar trebui să ofere suficient de fiabilitate de stocare arhivelor menționate, în conformitate cu normele statului de arhive.

În plus, este important de a face copii de rezervă ale documentelor electronice. Acest lucru va oferi o oportunitate de a restabili date în cazul unor defecțiuni în tehnologia informatică. Și de rezervă este recomandat pentru a salva nu numai pe hard disk, care este ea însăși o bază de informații, ci și pe dispozitive externe de stocare (stick-uri de memorie, CD-uri).

Pentru stocarea documentelor electronice nu este de prisos să mențină cărți electronice sau de hârtie jurnal.