Organizarea de documente de arhivă

Acasă> Articole> Organizarea de documente de arhiva

În cadrul activităților comerciale ale fiecărei companii generează întotdeauna date de informații în format tipărit sau electronic în anumite cantități. Când timpul capetele cadru de autenticitatea lor, acestea se organizează, se realizează prin documente de arhivă.

Soiuri de documente de arhivă

Instituțiile de stat trebuie să se refere întotdeauna cazuri la stocarea arhivelor în mod exclusiv în unitatea specială exploatațiilor de arhivă din România. A structuri comerciale au o varietate bogată de moduri de a stoca documente.

În ceea ce privește companiile toate au propriile lor forme de muncă, următoarele criterii:

Perioada de stocare directă a documentelor de birou determină numai politica organizației, adică, până în momentul în care necesitatea de a trecut relevanța valorilor mobiliare.
Prezența unui timp limitată de stocare, care este indicat în poziția Listei - 1, 2, 5 și 10 ani. În acest caz, arhiva în sine este în birou.
Legislația privind organizațiile de birocrație angajate în activități comerciale, precum și dispozițiile interne corporative definesc procedura pentru stocarea permanentă a documentelor.
Aceasta a permis ca localizarea arhivelor în ramurile de servicii specializate, precum și organizarea sistemului de afaceri în cadrul companiei.

Procedura de arhivare

Organizarea de stocare arhivare a documentelor din cadrul companiei trebuie să se desfășoare în zone locale sau zone speciale. Important de a avea un sistem sub formă de cutii, dosare arhiva, cutii si echipamente de profil - catalog rafturi, rafturi. În această lucrare, având o valoare deosebită, precum și cele care au o valoare comercială ridicată, în mod necesar plasate în cazuri de metal, în cazul în care există un încuietori sigure. În cazul în care termenele expiră, angajatul autorizat al companiei efectuează documentele de lichidare și face actul de distrugere.

În cazul în care este necesară stocarea pe termen nelimitat, procedura de finanțare se realizează, urmată de transferul cazurilor instituțiilor speciale.

Cerințe pentru organizarea de documente de arhivă

Arhivarea documentelor implică o anumită versiune a sistematizării valorilor mobiliare în cadrul companiei, care vă permite să respectați toate reglementările aplicabile în domeniu pentru a preveni pierderea de date importante.

caracteristică Arhiva într-o clădire specială sau într-o cameră izolată. Organizația sa nu este permis în camere cu umiditate ridicată și de încălzire a crescut. De asemenea, el nu poate fi mai aproape de depozite de servicii de catering, chimice și produse alimentare.

Compania, care este angajată în plasarea arhivelor trebuie să aibă depozitarea documentelor de client pentru facilități de cercetare. De asemenea, în cameră ar trebui să fie incluse, în cazul în care acestea iau hârtie, să efectueze aclimatizarea lor, aici poate fi un mediu de stocare temporară.

Cerințe pentru titlurile de stocare

Organizarea de documente de arhivă necesită respectarea strictă a următoarelor reguli:

siguranța în toate privințele - camera în sine trebuie să fie rezistente la foc, precum și protejate de posibile inundații, trebuie să aibă o ieșire de urgență;
în camera de sine trebuie să fie de conducte, permise numai cele care sunt izolate de dispozitivele sau materialele de protecție;
în arhiva poate fi inglobat numai cabluri și prize prize ermetice;
nu au voie să folosească foc și orice aparate de încălzire în arhivă, precum și pentru a stoca acolo alimente, precum și alte obiecte străine;
camera trebuie sa fie rafturi metalice mobile sau tip staționar.

Rack-uri plasate în magazia trebuie să îndeplinească, de asemenea, o serie de cerințe specifice. De exemplu, culoarul principal ar trebui să ocupe cel puțin 1,2 m, între rafturi. - 0,75 m distanta de rafturi, care sunt paralele cu peretele, peretele exterior trebuie să fie egală cu cel puțin 0,75 m și între capătul și perete. raft trebuie să fie mai mare de 0,45 m. pe raftul de jos a fiecărui raft de la podea trebuie să fie la o distanță de 0,15 m.

Pe rafturile documentele propriu-zise au numai în pachete sau cutii. Nu permite documentația pe podea sau pe un pervaz în care nu demontat.

Rafturi este necesar să existe doar perpendicular pe pereții cu ferestre și baterii. Distanța de la sursa de căldură pentru rack sau cutie trebuie să fie mai mare de 0,6 m. Racks Adeziunea la aceleași surse de căldură, iar pereții exteriori nu sunt permise.

Cum se păstrează documente

Lumina in camera unde sunt depozitate arhivele, pot fi organizate ca mijloace artificiale și naturale. Dacă există doar iluminatul natural, este important să se elimine complet lumina directă a soarelui pe hârtie. Pentru a face acest lucru, atârnă pe ferestrele draperii opace și jaluzele.

Lumina artificială - este becurile incandescente, care sunt necesare în abajururi închise. Dacă utilizați echipamente fluorescente, este mai bine că au fost instrumente cu un spectru UV mic.

organizarea stocarea documentelor implică întotdeauna menținerea condițiilor adecvate de temperatură și umiditate. Mediile de hârtie sunt depozitate la o temperatură de 17-19 ° C și umiditate% 50-55. Dacă datele sunt pe suport de film, umiditatea aerului trebuie să fie de 40-45%, temperatura filmelor alb-alb - în jur de 15 ° C, timp de culoare - 2-5 ° C. Dacă informația este plasată pe benzi magnetice și discuri, intervalul de umiditate de 50-65%, iar temperatura la 15-20 ° C este ideal.