Organizarea de contabilitate - consiliere practică

EP piloni
lider de auditor al societății LLC "estra-Audit"

probleme de contabilitate

În ultimii ani, audituri ale diferitelor organizații în care am fost implicat, nu a văzut o singură organizație, care ar fi menținerea de contabilitate și raportare ar respecta în totalitate cerințele impuse de documentele care reglementează. Rețineți că mai devreme în auditurile activităților economice și financiare ale organizației în care încălcarea nu a fost, sa întâlnit și nu de puține ori.

În cele mai multe cazuri, acest lucru este, destul de sincer, o poziție anormală a subiectului se explică, în primul rând, lucrătorii de contabilitate congestia, care sunt încredințate de întreținere a diferitelor tipuri de norme contabile care nu coincid întotdeauna, incertitudinea și ambiguitatea normelor contabile și de raportare, regulate (de multe ori mai multe o dată pe an) a modificărilor orientărilor, și altele.

Dar, împreună cu astfel de motive „obiective“ pentru apariția unor deficiențe în contabilitate, există, de asemenea, o „subiectivă“, apariția de care depinde de organizarea contabilității și a angajaților săi.

Decizia „pe propriile sale“ probleme

Iată câteva condiții „subiective“ pentru apariția unor deficiențe în contabilitate și metode de prevenire.

documente de verificare duble

Acest lucru, mai presus de toate, eșecul majorității organizațiilor vechi (dar niciodată nu își pierde valoarea sa!) Regulile de validare a documentului (rezumat, facturare, raportare, etc.), pregătit de departamentul de contabilitate, angajații înșiși de contabilitate, și anume nu verifica „mâna a doua“.

Verificarea „mâna a doua“ este că, după pregătirea documentului de către un angajat al altor contabilitate verifica toate semnele de hârtie pentru inspecție și este responsabil pentru corectitudinea datelor, împreună cu angajatul care a întocmit documentul.

Verificarea interna a documentelor necesare, pentru că, după cum știm, nu face greșeli doar unul care nu face nimic.

Pentru a verifica un document necesită mult mai puțin timp (aproximativ 10%) decât pentru prepararea acestuia. Dar calitatea pregătirii și acuratețea documentelor după o verificare este mult crescut.

În plus, crește interschimbabilitatea lucrătorilor de contabilitate și reduce semnificativ timpul corectarea ulterioară a defectelor care pot fi detectate de către auditori externi în deja prezentate rapoartele lor.

Disciplina și „stare de asediu“

O altă cauză frecventă a erorilor și a neregulilor din cont este faptul că, în multe organizații de contabilitate este, la figurat vorbind, „artera“. Conturile în orice moment, sunt „toate și diverse“, și, în multe cazuri, „doar pentru a discuta.“ În același timp angajații contabile tot timpul distras de la contabilitatea lor de cazuri care necesită îngrijire specială, claritate, concentrare absolută, și ca urmare există erori. Adesea, astfel de vizite de mers în gol pretexte, chiar acoperite (întrebări adresate contabili), ca urmare a ceea ce trebuie să amâne locul de muncă în curs de desfășurare și de a aborda vizitatorul problemă sau o problemă. Astfel, activitatea principală este adesea întârziată până seara, când de îngrijire a fost redusă sau făcut în grabă.

Prin urmare, pentru a asigura condiții normale de muncă a personalului de contabilitate favorabil trebuie să aprobarea obligatorie prin ordin al șefului de reglementări ferme de contabilitate, inclusiv momentul admiterii angajaților firmei de contabilitate (de Operating Officer). Este recomandabil să setați recepția - 1 oră înainte de masa de prânz și 1,5 ore după masa de prânz. În alte momente, primirea vizitatorilor de contabilitate este posibilă numai cu permisiunea capului.

atribuţii Contabili

De asemenea, organizația ar trebui să fie clar definite și aprobate de către șeful funcțiilor contabile ale societății și obligațiile fiecărui angajat conturi.

Astfel, este necesar să se excludă impunerea de funcții care nu sunt inerente în departamentul de contabilitate. De exemplu, cum ar fi:

- executarea și încheierea de contracte cu terțe părți (dar ar trebui să fie vederea obligatorie a contabilului-șef al contractelor, necesare pentru a aduce contabilitatea copii certificate ale părților relevante ale contractului);

- pregătirea pontaje (care ar trebui să conducă șefii de departamente relevante);

- efectuarea de materiale de contabilitate (care ar trebui să fie imputate serviciului corespunzător (oficial diviziune), și contabilitate ar trebui să controleze numai în această secțiune de cont), și altele.

De o mare importanță pentru eliminarea deficiențelor din contul are organizarea corespunzătoare a documentelor interne în cadrul companiei, care ar trebui să fie stabilite prin ordin al liderului său.

Ordinea trebuie să fie în mod clar forme de reprezentare în documentele contabile, condițiile de prezentare a acestora, persoana responsabilă pentru ea definită. De asemenea, ar trebui să fie stabilite sancțiuni dure pentru procesarea documentelor întârziată și de slabă calitate.

Ajutoare vizuale pentru contabili

Acesta nu va fi de prisos și organizarea în departamentul de contabilitate al înregistrărilor de formare vizuale și promptitudinea documentelor contabile personalului contabil autorităților fiscale cu termene și responsabili pentru pregătirea și verificarea.

Pentru a îmbunătăți profesionalismul și competența personalului contabil trebuie îmbunătățirea constantă a abilităților lor în cursuri speciale, participarea la seminarii de specialitate și altele. Producția regulată și studiul literaturii.

De asemenea, este recomandabil să se regulat (cel puțin o dată pe lună), să-și petreacă în contabilitate colectivă (eventual în grupuri), studiul documentelor de orientare existente, precum și actualizarea software-ului în timp util aplicate.
Noile norme contabile trebuie să fie aduse imediat la interpreții de mână și lăsați-le o copie a documentului de orientare. Copii ale documentelor de orientare în domeniile relevante ale contabilității trebuie să fie în dosare separate.

În caz de ambiguitate a oricăror prevederi din contul este necesar să se stabilească imediat politica de contabilitate cu privire la problema controversată cu implicarea auditorilor, avocați și alte persoane. Pot solicita o trimitere la autoritatea de reglementare corespunzătoare. Nu puteți lăsa ambiguități „pentru mai târziu“.

Inventarul nu ar trebui să fie o formalitate

Dacă rezultatele (date) obținute ca în inventar la începutul perioadei, și în stoc la sfârșitul perioadei de raportare pentru a coincide cu datele conturilor contabile relevante (posturile din bilanț), există un anumit grad de încredere în faptul că, în timpul acestei perioada acoperită de contabilitate în activitățile complete ale organizației.

În cazul unor divergențe cu privire la orice performanta angajatilor de test de contabilitate ar trebui să înceapă cu datele contabile, și numai după stabilirea corectitudinii datelor contabile pentru a face o plângere la alte divizii ale companiei.

În cazul în care auditul?

Cel mai productiv, în opinia noastră, modul de a identifica și de a aborda deficiențele și neregulile în activitățile organizațiilor este de a efectua audituri. Aceste verificări pot lua forma de audit intern și extern. Ultima efectuate de către firmele de audit specializate.

Cum de a îmbunătăți activitatea de contabilitate

Există și alte modalități posibile de îmbunătățire a organizării contabilității, în scopul de a preveni deficiențele în scopuri contabile și fiscale, care trebuie să definească și să continue punerea în aplicare a acestora, în primul rând, contabilul-șef.

Regula de bază ar trebui să fie următoarele. Atunci când se identifică orice încălcare este necesară determinarea făptuitorului, pentru a stabili cauza deficiențelor identificate, să dezvolte și să adopte măsuri (inclusiv înregistrarea comenzilor, instrucțiuni, etc.) pentru a evita aceste (și similare) încălcări continuă.

În prezent, cele mai frecvente încălcări, identifică autoritățile fiscale (care prezintă organizații sancțiuni semnificative) sunt dezavantajele asociate greșit (incomplete) de umplere facturile pentru bunurile achiziționate (lucrări, servicii). Ce măsuri ar trebui elaborate și adoptate de către organizație, în scopul de a preveni astfel de încălcări în viitor? În opinia noastră, trebuie să fie făcut în continuare.

În primul rând, pentru a obliga lucrătorii să înăsprească verificarea facturilor contabile și să nu includă achiziții o carte de achiziție de informații pentru care facturează nedooformleny sau conțin erori.

În al doilea rând, ordinea societății obligă unitățile relevante (funcționari) să încheie contracte pentru achiziționarea de bunuri (lucrări, servicii) pentru a include condiția ca furnizorul să ramburseze cumpărătorului toate pierderile materiale, care vor apărea la cumpărător, ca urmare a executării tardive sau incorecte a facturilor de furnizor .

În al treilea rând, ordinea companiei de a stabili această responsabilitate (sancțiuni indicând) pentru promptitudinea furnizorilor și acuratețea documentelor lor (inclusiv facturi) pentru oferte de furnizor sunt funcționari, pe care șeful firmei se sprijină încheierea și executarea tranzacțiilor relevante.

În al patrulea rând, reprezentând acestor oficiali au adus modele de proiectare documentația aferentă (inclusiv eșantioane de facturi completate corect).

În al cincilea rând, privind cazul depunerii cu întârziere sau de înregistrare necorespunzătoare a facturilor furnizorilor contabil-șef trebuie să raporteze (după factorii de decizie de avertizare) din cap.

A șasea, impunerea de sancțiuni pentru funcționarii societății trebuie să fie înregistrate în societate care acționează în dispozițiile relevante cu privire la salarii, bonusuri și altele.

Al șaptelea, să se prevadă modificările corespunzătoare cu politicile contabile ale companiei pentru anul următor.

În organizarea activităților de contabilitate și, în consecință, activitățile financiare și economice întregi ale societății, contabil-șef ar trebui să se țină seama de faptul că, după cum arată practica, răspunderea administrativă și penală reală pentru deficiențe în activitățile economice și financiare ale organizației, care dezvăluie Autoritatea de supraveghere, nu sunt deputați nu ofițer financiar, nu avocați și alți „lideri“, iar singurul director de companie și contabilul-șef al firmei. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că în cadrul firmei sancțiuni nu pot fi aplicate altor persoane responsabile de prezentarea documentelor la departamentul de contabilitate.