Ordinea de distrugere a documentelor de arhivă

Codul fiscal românesc (în continuare - Codul fiscal) a stabilit perioada de păstrare a documentelor referitoare la calculul și plata taxelor timp de trei ani calendaristici. Cu toate acestea, există anumite perioade de depozitare a documentelor stabilite prin alte reglementări care se aplică în exercitarea controlului de stat pe partea Arhivistic Serviciului Federal România, fonduri extrabugetare și a altor organisme autorizate.

Perioada de arhivare

La finalul actualei perioade de reținere prevăzut în legislația documentele organizației, acestea vor fi transferate pentru depozitare la Arhivele Statului din fondul Federației Ruse.

Arhivele este format din două părți:

- o parte de stat, transferul obligatoriu al documentelor care fac obiectul unor întreprinderi, instituții și organizații de stat;

- partea non-stat în cazul în care documentele sunt stocate organizații non-guvernamentale (corporații, asociații, corporații etc.).

Transmiterea documentelor din partea nestatal a Arhivistic fondaRumyniyane de legare și efectuate pe baza unui acord (contract) între autoritățile din Arhivistic Serviciului Federal de România, precum și proprietarii documentelor.

a) rapoarte contabile și organizațiile balanțe:

- anuale consolidate - 10 ani;

- anual - 10 ani;

- trimestrial - 3 ani;

b) transferul, separare, bilanțuri de lichidare - 10 ani;

c) conturile personale ale lucrătorilor și angajaților - 75 de ani;

registre g) contabile (cartea mare, jurnale, comenzi, etc.) - 3 ani.

autoritate executivă federală care exercită reglementarea de stat în domeniul arhivelor și a controlului asupra conservării, achiziționarea și utilizarea Fondului Arhivistic al documentelor Federația Rusă, este Arhiva Serviciului Federal România (Rosarchiv).

parte Documente.Ceremonia Arhivistic fondaRumyniyahranyatsya în instituții publice Rosarkhiv, muzee, biblioteci, etc. Aceste documente, precum și trimiterile la acesta sunt disponibile pentru a fi utilizate de către toate persoanele juridice și fizice.

Organizațiile ale căror documente sunt legate de partea nestatal de fond Arhivistic al Federației Ruse ar trebui să fie pe cont propriu pentru a se asigura depozitarea lor permanentă în special create pentru aceste scopuri sau unități structurale ale arhivelor. Aceste documente nu pot fi distruse fără acordul autorităților și instituțiilor Rosarkhiv. Trebuie remarcat faptul că documentele organizațiilor formate în procesul de privatizare a întreprinderilor de stat și municipale, până în prezent păstrate în aceste instituții sunt proprietatea statului.

Aceste documente nu sunt supuse privatizării și ar trebui să fie depuse la prima solicitare de fișier.

La solicitarea autorităților organizațiilor Rosarkhiv care dețin documente de bază non-statale ale Fondului Arhivistic al Federației Ruse, să furnizeze informații cu privire la fondurile și instrumentele lor în scopul contabilității publice.

Organizațiile pot trimite documente la proprietatea statului - să fie depuse în instituțiile Arhivistic, muzee publice și biblioteci.

Documentele sunt transmise în instituția Rosarkhiv în caz de lichidare a organizațiilor în absența succesorilor. În cazul reorganizării proprietarilor documentelor companiei nu sunt obligate să le treacă în arhive. Cu toate acestea, documentele trebuie să fie transferate cesionarului actul de transfer sau la cererea organizației introduse pe dosar. Dacă schimbați proprietarul sau locul de depozitare a documentelor, autoritățile Rosarkhiv ar trebui să fie notificată cu privire la noul proprietar sau locația pentru stocarea ulterioară a acestor documente.

Procedura de distrugere a documentelor

Pentru organizarea lucrărilor privind distrugerea documentelor, comitetelor de experți sunt create în organizații, care includ angajații subdiviziunilor structurale sub președinția uneia dintre persoanele de conducere din organizație, precum și reprezentanți ai instituției de arhivare.

comisie de experți stabilită împreună cu procedura arhiva de selecție a documentelor pentru depozitare și distrugere, precum și organizarea documentelor de expertiză de valoare și să supravegheze punerea în aplicare a acesteia, concentrandu-se pe documentele care trebuie transmise la Arhivele Statului.

Documente selectate de către comisia de experți a depozitului sunt descrise. După aprobarea stocurilor de corp de arhivă al organizației a permis distrugerea documentelor care nu pot fi transferate la Fondul de Stat de Arhivă. Distrugerea documentelor întocmite act, aprobat de către șeful organizației.

Fără o coordonare cu autoritățile Rosarkhiv au distrus documente care nu ar trebui să renunțe arhiva și necesitatea practică pentru care a dispărut, iar termenul de valabilitate expirat. Cu toate acestea, în cazul în care există o indicație a executivului privind armonizarea distrugerii documentelor cu organizația-mamă, ea acționează asupra documentelor care urmează să fie distruse, trimise spre examinare organizației.

Selectate pentru distrugerea documentelor trebuie predate organizațiilor care sunt angajate în prepararea materiilor prime secundare pentru prelucrare la fabricile de hârtie. Re-utilizarea acestor documente este interzisă. Documentele de înregistrare emise deasupra capului de acceptare.

Distrugerea documentelor fără aprobarea prealabilă a autorității de arhivă lista documentelor de stocare permanentă (pentru organizațiile să predea documentele din arhivele de stat), precum și încălcarea condițiilor de păstrare a documentelor este ilegală și atrage după sine răspunderea în conformitate cu legea.

La cererea proprietarilor a documentelor organelor și agențiile Arhivistic Serviciului Federal România acordă asistență metodică organizațiilor în conservarea, achiziționarea și utilizarea de arhive. Cele mai multe legi subektovRumyniyaprinyaty sau regulamente ale colecțiilor de arhivă ale subiecților RF. Fiecare subiect este furnizat propriile arhive structura. Cu toate acestea, trebuie amintit că arhiva ar trebui să fie înregistrate și învestit cu competențe corespunzătoare în mod corespunzător. Entitățile private care oferă servicii pentru a distruge documentele organizației, de regulă, nu sunt autorizate să efectueze astfel de acțiuni, iar inventarul la distrugerea documentelor vizate de astfel de întreprinderi sunt invalide.

Responsabilitatea pentru încălcarea ordinii de depozitare și distrugere a documentelor

În majoritatea regiunilor, cu condiția de lege răspunderea administrativă sau legi cu privire la colecțiile de arhivă. Astfel, legea regiunii Tyumen prevede impunerea de sancțiuni de până la 50 de salarii minime. Poziția fondului de arhivă a zonei Kursk prevede impunerea de sancțiuni asupra cetățenilor - de până la 10 ori mai mare decât salariul minim, pe funcționari - până la 20 de ori mai mare decât salariul minim.

În unele regiuni, de exemplu, în regiunea Krasnodar, legile relevante ale fondurilor de arhivă furnizate de impunerea privind organizarea unor sancțiuni pentru nerespectarea legislației de arhivare. Dacă pe teritoriul entității nu se aplică un act normativ stabilește responsabilitatea administrativă, fondurile de arhivă nu au dreptul de a aplica amenzi companiei.

Eșecul voită de a se conforma procurorului din Codul RSFSR cu privire la contravențiile administrative prevede amenzi de până la 50 salarii minime.

În cazul neprezentării organizației procuror are dreptul de a iniția proceduri penale sau proceduri administrative. Cu toate acestea, răspunderea penală sau administrativă a capului sau a contabilului-șef pentru pierderea (non-conservare a documentelor) are loc numai în strict definite de lege *.

Trebuie avut în vedere faptul că documentele de la o organizație formată în timpul privatizării sunt proprietatea statului. Și, în consecință, pentru pierderea lor, precum și pentru răpirea, distrugerea, deteriorarea sau ascunderea documentelor oficiale, prevede răspunderea penală în conformitate cu articolul 325 din Codul penal.

Prin urmare, legea stabilește termenii și condițiile de păstrare a documentelor care alcătuiesc arhivele, precum și distrugerea acestora. Controlul asupra păstrarea documentelor referitoare la fondul de arhivă, să efectueze controale de afaceri de arhivă. În conformitate cu actele normative ale entităților românești în majoritatea regiunilor, în cazul legislației de arhivă, autoritatea poate impune sancțiuni administrative privind organizarea sub formă de amenzi. Controale de afaceri de arhivă are, de asemenea, dreptul de a gestiona cererile corespunzătoare la biroul procurorului. Cu toate acestea, procedurile penale sau proceduri privind infracțiunile administrative pe motiv de pierdere (fără siguranță) documente este posibilă numai în cazuri strict limitate.

Dragi cititori, dacă ați găsit o greșeală în text, vă rugăm să-mi spuneți selectând greșeala și apăsând tasta Shift + Enter sau combinația clic aici. pentru a ne anunța.