Nomenclatorul de afaceri, pentru a restabili ordinea în documentele

Pentru a parafraza un celebru spune, ne amintim că ordinea în documentele - în gestionarea comenzilor. Primul pas în acest proces - dezvoltarea gamei de cazuri. Semnificația acestui instrument juridic în materie de organizare a informației cu privire la funcția spune un specialist cu experiență VS Iritikova.

Valoarea intervalului de cazuri

Gama de cazuri - o listă sistematică a numelor de cazuri, intravasculară în organizație, inclusiv un calendar de stocare, proiectat în conformitate cu procedura stabilită. Traducere din nomenclatura latină înseamnă „listă, o listă de nume“ și a Nomen - numele, titlul, numele.

Scopul creării afacerilor nomenclaturiști - stabilește structura organizatorică și documentare Fondul grupare documente schemă care apar în toate aspectele activității în sistemele primare, și anume în cazul în care un titlu artist specific, precis și ușor de înțeles exhaustiv (afaceri titluri). Gruparea documentelor în cazul în conformitate cu nomenclatura cazurilor menționate la formarea de cazuri și efectuate în scopul organizării, clasificarea, înregistrarea, căutarea rapidă și conservare.

Nomenclatorul de afaceri este întotdeauna unul dintre directorul de clasificare majore. Aceasta stabilește ordonarea fișierelor și documentelor în afacerile în conformitate cu o schemă de clasificare specifică, care este fixat sub forma tabelului principal al afacerilor nomenclaturiști. Indexuri atribuite cazuri Nomenclator pot fi utilizate direct ca bază (porțiune index) în procesul de înregistrare a documentelor de intrare și de ieșire atunci când se formează numerele lor de înregistrare individuale.

Pe baza unui nomenclator bine pregătit afacerilor altor clasificatori necesare în organizarea documente pot fi proiectate, de exemplu, secțiunile clasificator și întrebări ale activității pentru o analiză preliminară a documentelor, schema de clasificare se execută documente (documente electronice - „Navigator“, „vederi“ ale unităților structurale, probleme, actori etc.), clasificatorul documentelor supuse controlului obligatoriu asupra punerii în aplicare, depozitare clasificator termeni de andocare umentov Lista organizației / clasificator este responsabil pentru asigurarea siguranței, etc.

Nomenclatorul de afaceri este, de asemenea, de planificare a documentelor. deoarece Acesta conține antetele de cazuri care vor fi generate și înregistrate de activitate sau funcții ale organizației în anul următor (și în viitor, în cazul în care aceste activități nu se va schimba în mod semnificativ timp de aproximativ 5 ani). Caracterul planificat al gamei de cazuri (precum și importanța acesteia ca o formă de clasificare a documentului) a fost expusă istoric în definiția termenului „nomenclatura afacerilor este o listă de lucruri elemente specifice, instituții intravasculară sau diviziunea sa structurală pentru anul următor“ ( „Reguli de bază pentru stabilirea documentar al biroului și lucrările arhivele instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor din URSS“. M. 1964)

Conform nomenclaturii afacerilor ca documentele contabile pot fi plasate pe organizarea fișierelor unei afaceri temporare (până la 10 ani), termenul de valabilitate. Pe baza nomenclaturii cazurilor întocmit inventarul cazurilor de viață permanentă și temporară (peste 10 ani) raft, inventar al cazurilor de personal, acționează asupra alocării pentru distrugerea documentelor care nu sunt pentru a fi stocate. Trebuie remarcat faptul că prima etapă a examinării documentelor valorilor organizației începe în dezvoltarea gamei de cazuri, atunci când titlurile formulate afacerile și descrie condițiile de depozitare a acestora. Astfel, gama de cazuri permite să respecte principiul unității în contabilitate, ordonarea, descrierea și regăsirea documentelor și păstrarea înregistrărilor și organizațiile de arhivă.

Nomenclatorul afacerilor poate fi privită ca un document de organizare. Schema de clasificare (principalul tabel) nomenclatorul afacerilor consolidează aspectul organizatoric al formării fondului documentar, reflectă sau diagramă structura organizatorică (dar nu întotdeauna în mod necesar să fie identic cu acesta) sau principalele direcții (funcții) ale activităților sale, capturează documente complexe (cazuri), stabilește condițiile de depozitare a acestora .

Gama de cazuri este necesară pentru a compila norma locală în organele de stat, organizațiile lor subordonate teritoriale și organele autonomiei locale, care documentele sunt transferate în ordinea stabilită în arhivele de stat sau municipale.

Tipuri și nomenclatura de afaceri

Ca o nomenclatură clasificator de afaceri poate fi structurat de tip, de producție și tipul de industrie, de tip funcțional.

Gama tipurilor structurale de cazuri

În cazul în care nomenclatura numele secțiunii afacerilor (în principalele sale clase din tabel) sunt numele diviziunilor structurale ale organizației, este un tip de structură de clasificare de referință.

Titlurile secțiunilor, care sunt numele diviziunilor structurale în nomenclatorul afacerilor de tip structural, ar trebui să fie plasate în ordinea importanței în organizarea de unități într-o secvență corespunzătoare (dar nu identice) la sistemul aprobat de structura organizatorică și de personal. Cele mai bune practici recomanda ca, o primă secțiune din titlu (clasa 01 în tabelul principal) Furnizați numele unității în care grupul în cazul documentației organizatorice și administrative a nivelului de management al întregii organizației, nivelul de management.

Astfel, în organele de stat și autoritățile locale, care, în conformitate cu cerințele biroului dreptul de a dezvolta gama de cazuri de tip structural în numele poate fi folosit ca titlul primei secțiuni a „Departamentul Administrativ“. "Document management și control." „Departamentul Secretariatului General“, „Administrație“, „Secretariat“, „Direcția Generală“ sau alte, care sunt utilizate pentru numele biroului de serviciu. Și completarea componenței secțiunilor nomenclaturii afacerilor este de obicei numele unei organizații sociale, cum ar fi „comitet sindical“, „sindicală“, „organizație de veterani ai întreprinderii.“

De exemplu, organizația are o structură organizatorică, personal fix. În principal nomenclatura tabelul afacerilor trebuie să fie mai întâi enumerate așa-numitele unități de „infrastructură“ care oferă management general, și mai multe unități - în domenii-cheie în ceea ce privește importanța lor:

Structura de personal:

1. Directorul general

2. Director Comercial

3. Directorul general adjunct pentru Economie și Finanțe

4. Directorul adjunct pentru Calitate

5. Directorul general adjunct pentru securitate, regimul, Apărarea Civilă și Situații de Urgență

6. Contabil șef

7. Direcția de asistență juridică și guvernarea corporativă

8. Biroul directorului Director

9. prime depozit materiale și produse finite

10. Resurse umane

11. Divizia de suport tehnologia informației

Departamentul de Logistică 12.

13. Secția evidență contabilă

14. Departamentul de vânzări de rețea

Departamentul 15. de vânzări regionale

Departamentul de marketing 16.

17. Divizia de Finanțe

18. Planificarea și Departamentul economic

controlul calității 19. Laboratorul de materii prime

20. Departamentul de control al calității produselor finite

21. Departamentul de producție

Afaceri interne tabel structura tip nomenclator:

Departamentul de 02. Suport juridic și guvernarea corporativă

03. Departamentul de Audit Intern

04. Resurse Umane

05. Planificare și Departamentul economic

06. Divizia Finanțe

Divizia 07. Contabilitate

08. Departamentul de Informare și Asistență Tehnică

Departamentul de marketing 09.

10. Departamentul de producție

de control al calității materiei prime 11. Laborator

12. Departamentul de control al calității produselor finite

13. Materiale si produse finite prime depozit

Departamentul de Logistică 14.

Departamentul 15. de vânzări de rețea

16. Departamentul de vânzări regionale

Astfel, dezvoltarea nomenclaturii afacerilor de tip structural, trebuie să acorde o atenție la „armonizarea“ indicilor, să decidă în care procesele de afaceri care indicii ar trebui să fie utilizate pentru identificarea documentelor.

Nomenclatorul producției afacerilor și industriei și tipul funcțional

În nomenclatorul producției afacerilor - o industrie, cum ar fi motivele pentru rubricile de clasificare și secțiuni din tabel sunt principalele activități ale organizației, stabilite de Cartă. Funcțiile îndeplinite de organizație, sunt fixate ca titluri de secțiune (clase), în principal nomenclatura tabelul afacerilor de tip funcțional. De exemplu:

Afaceri interne de producție de masă și nomenclatura de tip industrie:

Organizarea de activități 01.

Managementul Resurselor Umane 02.

03. Suport juridic

Activitatea 10. Producerea

10.1. de produs

Principala nomenclatura tabelul afacerilor de tip funcțional:

02. selectarea, numirea, transferarea, eliberarea și personal de înregistrări

03. Monitorizarea conformității cu legislația în vigoare

10. Producție. Tipul de produs

11. Producție. Tipul de produs

Nomenclatorul afacerilor de tip structural este mai ușor să se dezvolte, dar este supusă unei revizuiri mai frecvente și de prelucrare în legătură cu fiecare schimbare a organizației. Nomenclatorul producției afacerilor - sectoriale și tipuri funcționale pentru a dezvolta mai complexe, este necesar să se cunoască elementele de bază ale dezvoltării organizaționale, managementul proceselor și construirea unor structuri organizatorice, dar ele sunt mai stabile și pot fi revizuite, de fapt, doar 1 din fiecare 5 ani, precum și alte documente referitoare la structura organizatorică.

Există trei tipuri de nomenclatoare de afaceri: nomenclatura specifică cazuri individuale de organizare, tipuri și exemplară.

nomenclatura individuală a afacerilor este o listă sistematică de titluri specifice de cazuri programate pentru instituția în relațiile unei organizații sau a unității sale structurale. Nomenclatorul de organizare afacerilor, alcătuit pe baza nomenclatoarelor afacerilor unităților sale de afaceri, de asemenea, menționate ca nomenclatura cazurilor consolidate.

Nomenclatura standard a afacerilor stabilite de structura tipică a cazurilor, o singură indexare a acestor cazuri, perioade uniforme de reținere pentru documente similare. Gama tipică de cazuri este un document de reglementare și este obligatoriu.

Afaceri aproximative nomenclatura stabilește compoziția aproximativă a cazurilor (cu indicii aproximative ale acestora), documente intravasculară în organizații la care se aplică, și este un caracter de recomandare.