Nomenclatorul afacerilor din departamentul de personal

Arhiviștii doresc de la fiecare departament de nomenclatură cazuri unitate structurală - fie o nouă (în cazul în care până acum niciodată nu a creat) sau revizuită și actualizată (în cazul în care semnul organizației de documente).

Cum de a crea o serie de lucruri?

Prima fază a nomenclaturii - studiul fondului documentar organizației sau, în cazul nostru, unitatea structurală (HR). Acest lucru nu este de obicei mult de o provocare - în HR, de regulă, toate documentele sunt stocate în ordine. Pe studiul și descrierea departamentului pentru prima dată a recurs documente în pregătirea nomenclaturii. În anii următori, trebuie doar să se precizeze și „captură“ Fondul de modificări documentare.

Ultimul câmp (viza de aprobare pentru comisia de experți (CE) a unității structurale) se completează numai în cazul în care într-adevăr există și funcționează în diviziunea Comisiei. Dacă nu, atunci nu trebuie să elibereze viză.

Exemplul 1. Formă nomenclatură afaceri

Umple afaceri grafice din nomenclatura

Count 1 "caz indicele". De obicei, este format din două părți:

• numărul de serie al unității structurale adoptate în organizație;
• nomenclatura numărul titlului cazului lui.

Cu toate acestea, în cazul în care într-un caz, există o divizare suplimentară, atunci indicele poate consta din trei părți.

Coloana 2 „titluri de proprietate“. Această formulare reflectă pe deplin compoziția documentelor de afaceri.

De exemplu. Personal, ordinele de personal, Corespondența cu „Agenția de recrutare“ Senator „“ documente (certificate, propuneri, studii, recomandări) privind statutul și măsurile de îmbunătățire a condițiilor de muncă și de siguranță. Nu este permis să facă nomenclatura afacerilor titluri, cum ar fi „Diverse“, „Important“, „documente importante“ și așa mai departe. N.

Coloana 3 „Număr de cazuri“. Pentru a fi finalizat până la sfârșitul anului calendaristic. Acesta reflectă numărul real de instituții într-un an de cazuri (volume, părți).

În plus, timpii de păstrare a documentelor pot fi conținute în regulamente diferite, de aceea este extrem de important ca nomenclatura afacerilor unităților structurale a lucrat angajații lor, iar arhiva a fost implicat Sweda Niemi și reconcilierea informațiilor prezentate colegilor.

„Notă“ coloana 5. Aici specificați informațiile suplimentare cu privire la cazurile. Acesta poate fi marcat ca un e-mail caz, sau că este în acest departament este o chestiune de copii ale documentelor. În aceeași coloană indică unde copiile originale ale documentelor.

Când toate casetele vor fi umplute cu nomenclatura și verificat, proiectul de document semnat de șeful de departament și transferat la serviciul de organizare preșcolară. nomenclatura lor sunt toate unitățile structurale, iar apoi se face o nomenclatură consolidată de organizare afacerilor. După examinarea și aprobarea documentului a directorului general al Serviciului DOW prepararea unui extract din aceasta pentru fiecare divizie și mâinile la capetele lor.

Exemplul 2: Nomenclatorul de afaceri ale departamentului de personal

Revizuirea și îmbunătățirea nomenclaturii afacerilor din departamentul de personal

Lista unităților de cazuri specificate în nomenclatorul afacerilor, a fost relevant un an în urmă. Pe parcursul ultimelor câteva luni, el ar putea rămâne la fel, sau s-ar putea schimba. Organizația elaborează și să dezvolte procesele de afaceri, schimbă treptat și în mod inevitabil. Departamentul de Resurse Umane - nu este o excepție.

Poate că într-un an, apariția unor cazuri noi în diviziunea nu au fost vizibile. Și dacă te uiți atent, se pare că există o nouă contrapartidă, care este o corespondență activă, departamentul municipal, „Dă-te jos“ ordine, a fost redenumit, iar o parte din personal a venit cu formularul de înregistrare, fără de care este acum nu se poate face întregul departament. În plus față de procesele de afaceri obișnuite, aceste modificări sunt reflectate în nomenclatura afacerilor. Ele trebuie să fie, în primul rând, găsi, și în al doilea rând - să se ia în considerare în pregătirea cauzelor privind nomenclatura anul calendaristic următor.

actualizarea anuală a nomenclaturii afacerilor - este:

• detectarea cazurilor, stabilirea în cursul anului, și supunerea acestora la gama existentă de cazuri;
• detectarea cazurilor care nu vor fi efectuate în anul următor.

Exemplul 3. cazuri noi care ar trebui incluse în nomenclatorul afacerilor pentru anul următor

Informațiile primite vor fi luate în considerare în pregătirea nomenclaturii afacerilor pentru anul următor, iar pe baza ei se vor face modificări curente ale nomenclaturii curente.

Face modificări în nomenclatura actuală a afacerilor

Exemplul 4: Modificarea gamei existente de cazuri (fragment)

Desigur, astfel de modificări trebuie să facă în timp real, între stabilirea în afaceri de compartimentare și completează gama de cazuri, nu ar trebui să aibă loc luni. Dar, după cum arată practica, acest lucru este adesea trecute cu vederea.

Dacă modificați nomenclatura cazurilor care au avut loc pe parcursul anului, se referă numai la încetarea, „închidere“ a cazurilor, fără ștergeri, și notează documentul nu are nevoie pentru a produce.

Ce trece faci?

Afaceri rubricile de pe probleme nu sunt rezolvate în termen de un an, este de rulare și a intrat în intervalul cu același indice de afaceri anul viitor, organizația (para. 3.4.9 Reguli de bază).

În cazul în care o nouă divizie a apărut în organizație

Dacă în termen de un an, în organizarea structurii personalului va fi schimbări și va exista un nou departament, componența afacerilor sale se plătește în intervalul consolidat. Pentru a face acest lucru, la sfârșitul documentului lăsat în mod specific cu o foaie curată a tabelului, care este completat de mână. Noua unitate devine următorul număr (ultima) din nomenclatorul afacerilor ale anului în care a fost creat. Poate că, în nomenclatorul afacerilor pentru anul viitor secțiunea se va muta în conformitate cu logica structurii regulată a întreprinderii.

versiune de tipărit