Livrarea documentelor de personal în arhivă
Livrarea documentelor de personal din dosar nu va fi niciodată o problemă pentru personalul, care este tocmai în conformitate cu termenii și respectă regulile de înregistrare a cazurilor în curs de pregătire pentru livrare a acestora.
Termene documente de personal
În primul rând, ne-am stabilit o dată. Umplute cu documentele de personal ar trebui să fie introduse pe dosar în termen de cel mult trei ani de la data emiterii documentului. În cazul în care pentru un motiv sau altul documentele sunt păstrate în departamentul de personal, acest punct trebuie să fie coordonate cu personalul de arhivă și mai mult.
cerinţe de confidențialitate
La livrarea documentelor de personal, importante, cum ar fi dosarele de personal, registrele de personal, dispoziția personalului și a altor documente, înregistrări de personal trebuie să se desfășoare în prelucrarea arhivistică conformitate cu cerințele de confidențialitate. Adică, înregistrarea ar trebui să fie angajate în numai de către angajații autorizați ai departamentului de personal (sau contabil în cazul în care este responsabil pentru lucrul cu personalul).
Fii nomenclatura afacerilor
Primul pas este ofițerul de rang ar trebui să facă o serie de cazuri care conține titluri și este o listă structurată de documente care urmează să fie transferate către arhivele. Nomenclatura pentru anul următor trebuie să fie de acord cu departamentul de arhive și șeful departamentului de personal în avans, în ultimul trimestru al acestui an.
Pregătirea documentelor pentru livrare la arhiva
Înainte de a preda documentele de personal din arhivă și a le transfera în mâinile capabile ale arhivist, acestea trebuie să fie pregătite special.
Pregătirea pentru livrarea documentelor de personal din arhiva este urmatoarea:
- Expertiza de valoare. Ai nevoie pentru a determina ce documente sunt deja în afara documentului, iar unele dintre ele au nevoie de stocare pe termen lung.
- Formarea de Interne. Într-un caz documentele sunt plasate pe același subiect și cu aceeași valabilitate. De exemplu, comenzile pentru următoarea vacanță sunt păstrate timp de 5 ani, și o cerere de concediu - pe tot parcursul anului. Prin urmare, pentru ei este recomandabil să se înceapă o afacere diferită. foi de caz numerotate în mod necesar.
- Efectuarea foaia de acoperire. Acesta conține titlul cauzei (la fel ca în nomenclatura), numărul, data și durata de păstrare a documentelor conținute de acestea.
- Reasigurarea. foi de caz sunt ținute împreună de un fir, iar locul este împletit blocat de inscripție de asigurare, care specifică data și numărul de foi. Inscripția contrasemnat de către persoanele responsabile și sigiliul. Aceasta este o măsură obligatorie pentru a monitoriza integritatea afacerii.