Linii directoare pentru pregătirea și executarea referințelor istorice, colecțiile de arhivă

Informațiile istorice este o parte importantă a sistemului de sistem de arhivare științifice și de referință. Informații privind istoria proprietarilor originale, așa cum se reflectă în informațiile istorice, constituie baza pentru a fi incluse în documentele contabile și de referință arhiva de date relevante cu privire la numele său, afiliere, data creării, redenumirea, lichidare. Informații care nu sunt expuse în informațiile istorice în mod clar și pe deplin, poate duce la discrepanțe și denaturarea datelor pentru utilizare ulterioară a acestor date.

Aceste linii directoare privind pregătirea și executarea referințelor istorice de arhivă fonduri (în continuare - Recomandări) au fost pregătite pentru a îmbunătăți calitatea referințelor istorice, colecții de arhivă, sub rezerva depozitării publice, și de a îmbunătăți sistemul de arhiva științifică și de referință.

Principalele acte procedurale și de reglementare privind arhivele conțin cerințe generale pentru prepararea unui istoric de referință.

Scopul acestui manual - pe baza cerințelor stabilite și pe baza experienței practice, pentru a oferi orientări specifice cu privire la pregătirea și executarea de referințe istorice, proprietarii originale ale organizațiilor care reflectă particularitățile de preparare a acestora, inclusiv - având în vedere normele legale ale legislației moderne, precum și de a consolida structura istorică Ajutor și secvența de prezentare a informațiilor să se concentreze asupra aspectelor specifice ale informațiilor de raportare, pentru a permite mai clar, precis și în întregime bemsya prezintă istoria proprietarilor originali.

Întrebări compilare de referințe istorice la fondurile de origine personală, precum și colecții de arhivă nu sunt luate în considerare în prezenta recomandare.

Principala parte a recomandării este format din trei secțiuni. Prima secțiune prezintă cerințele generale pentru elaborarea și înregistrarea referințelor istorice și modificările acestora. A doua secțiune reflectă structura de referință istorică. A treia secțiune este dedicată scris povestiri direct proprietarilor originale și istoria fondului. Aici a reflectat secvența de prezentare și caracteristicile elementelor constitutive individuale ale politicilor de informare de link-uri către documente și locația acestora. Pentru ușurința Recomandări de referință, subsecțiuni, paragrafe și paragrafe ale secțiunii a treia au antete.

În recomandările diferite exemple și aplicații concrete ale prezentării oricăror informații care contribuie la o mai bună percepție a materialului inclus în acest manual.

Recomandările sunt concepute pentru a arhiva personalului implicat în compilarea referințelor istorice, și pot fi, de asemenea, utilizate în practica altor arhive de stat și municipale, arhivele organizațiilor. În plus, aceste recomandări pot servi ca bază pentru prepararea de predare SIDA arhive ale altor regiuni, ținând cont de particularitățile fondurilor din structura lor.

1. DISPOZIȚII GENERALE
1.1. Informații istorice la Facilitatea de arhivă, astfel cum sunt definite în GOST P 51141-98. „Hârtiile și arhivare Termeni și definiții.“ - un document care conține informații despre istoria proprietarilor originale și fondul de arhivă, o scurtă descriere a compoziției și a conținutului documentelor sale și a ajutoarelor de constatare.

1.2. Informațiile istorice sunt compilate pentru fiecare fond de arhivă, care va fi trimis la depozitare departamentale și publice. Includerea informațiilor privind istoria organizațiilor existente ar trebui să acopere perioada de la începutul formării anului pentru care sunt transferate documentele la arhiva.

Informații istorice privind organizarea lichidată ar trebui să includă informații cu privire la istoria proprietarilor originali și Fondul pentru întreaga perioadă de activitate, indiferent de ce ani pentru a salva documentul.

1.3. La transferul ulterior al documentelor pentru stocarea arhivelor, de regulă, se face plus față de informațiile istorice, care reflectă toate schimbările, care acoperă perioada predat documentele.

Dacă în această perioadă nu au existat schimbări în istoria organizației, proprietarii originali, este, de asemenea prevăzut, în plus față de informațiile istorice.

1.4. Informații istorice și de referință suplimentare pentru colecțiile de arhivă istorice stocate în GAKO periodic completările ulterioare, prelucrate și peresostavlyayutsya din nou în legătură cu identificarea de noi date, erori detectarea și inexactități, prezența unor lacune semnificative de date.

În acest caz, o nouă informație istorică ar trebui să acopere, de asemenea, pe întreaga perioadă pentru care documentele transferate.

1.5. În timpul prelucrării referințelor istorice ar trebui să verifice în mod necesar informații despre numele fondului, datele de educație, redenumiți, eliminare, etc. Datele incluse în registrele și Ghidul. În cazul unor discrepanțe grave și erori, se va decide cu privire la eventualele modificări ale documentelor contabile și de referință.

1.6. Principalele surse pentru a scrie o referință istorică (suplimente la acestea) sunt actele juridice ale organelor supreme ale puterii de stat și administrație, documente, proprietarii originale ale organizației și organizația mamă, istorice și de referință, înregistrări, fondul de afaceri.

1.7. Scurt istoric la fondul are un antet, care prevede:

- numele fondului, în cazul nominativ (ultimul numele complet al organizației pentru perioada de elaborare a unui istoric de referință);

- Datele organizației pentru perioada cronologică acoperită de informațiile istorice;

- Numărul de fond alocat GAKO (pentru fondurile de arhivă primite fi depuse în GAKO).
De exemplu.

Istoricul la fondul

„Kaliningrad clinica medicala-sport“

F. F-126
titlu pe lângă informațiile istorice în mod similar preparate:
De exemplu.

Lângă informațiile istorice fundației

„Kaliningrad clinica medicala-sport“

1.8. Informații istorice privind arhivele combinate includ date cu privire la toate instituțiile, proprietarii originale ale documentelor care formează fondul. În acest caz, informații despre fiecare organizație constituie o secțiune separată a unui istoric de referință.

În antetul unei referiri istorice la arhivele combinate au indicat inițial denumirea generică a fondului și informația de date extremă reflectate în informațiile istorice. Apoi, enumeră numele originale proprietari, organizații, ale căror detalii sunt incluse în acest context istoric, indicând organizarea extremă a datei perioadei cronologice acoperite de informații istorice. La sfârșitul antetului indică numărul atribuit fondului GAKO combinat fond de arhivă.

De exemplu.
Istoricul la fondul de arhivă combinat

„Departamentul de Producție al comitetului executiv al Agriculturii Slavskogo și serviciile sale subordonate“

pentru 1946-1984 bienal.
managementul industrial al agriculturii comitetului executiv Slavskogo

(1946-1953 gg. 1970-1984 gg.)

(1967-1980 bienal).
F. F-325

1.9. Informații istorice (plus) să fie semnat de către inițiator, indicând poziția și numele complet (inițialele, numele de familie), precum și o indicație a datei de desen.

1.10. Informațiile istorice se face pe o foaie de hârtie standard A4 (210 x 297 mm). Dimensiunile câmpurilor de pe documentul trebuie să fie de cel puțin 20 mm - stânga; 20 mm - vârf; 20 mm - de jos; 10 mm - dreapta.

În pregătirea și design de referință istorică folosește Times New Roman dimensiunea fontului 14 prin intervalul 1,15. Acest text este lățimea plăcii.

2. STRUCTURA INFORMAȚIILOR ISTORIC
2.1. Informațiile istorice este format din următoarele secțiuni principale:

2.2. Greutate Principalele elemente de compoziție secțiuni de referință istorice vor depinde de durata perioadei pentru care este compilat informații istorice, precum și domeniul de aplicare al fondului.

2.3. În compilarea informațiilor istorice ar trebui să urmeze o secvență stabilită în prezentele orientări prezentate de elementele constitutive ale secțiunilor sale majore.

3. STABILIREA informații istorice
3.1. Istoria proprietarilor originali
3.1.1. Elementele constitutive ale proprietarilor originale ale informațiilor despre istoria,

secvența de prezentare a acestora

3.1.1.1. Informații privind istoria organizației - proprietarii originale sunt împărțite în elemente separate și componentele sunt conținute în următoarea secvență:

1) Denumirea proprietarilor originale (primul nume elaborarea perioadei de referință istorică) și data formării. Acesta indică, de asemenea, forma juridică a proprietarilor originale (de fermă, de agenții guvernamentale, SA, Ltd., și altele.) Și de proprietate (de stat (federal și subiecții RF), municipale, private, mixte, etc.).

Atunci când compilarea un supliment pentru proprietarii originale informații istorice organizare nume (pe parcursul perioadei în cauză) a declarat, în contextul prezentării primei informații privind modificările;

2) numele organizației predecesor, pe baza cărora este format dintr-o organizație de informații sau de companie, îndeplini funcțiile organizației, proprietarii originale la formarea acestuia;

3) subordonare (în momentul formării);

4) schimbarea numelui, afilierea, proprietate, reorganizare, dizolvare (datele sunt prezentate în ordine cronologică a modificărilor care au avut loc în timpul perioadei pentru care este compilat informații istorice, și încheierea ultimei reorganizări sau eliminare);

5) Numele succesorului (în caz de reorganizare sau lichidare);

6) obiective principale, obiectivele, funcțiile, competența, direcția organizației, proprietarii originale și modificările acestora (detalii sunt date la începutul pregătirii unei referințe istorice, și apoi transferat la secvența cronologică a modificărilor care au avut loc în timpul perioadei pentru care o referință istorică);

7) Structura, proprietarii originale de mărimea organizației personalului și modificările acestora (datele sunt date la începutul compilarea informațiilor istorice, și apoi sunt enumerate în ordine cronologică modificările care au avut loc pe parcursul întregii perioade pentru care se face informații istorice);

8) subordonat rețelei (detalii sunt date la începutul compilarea informațiilor istorice, și apoi sunt enumerate în ordine cronologică modificările care au avut loc pe parcursul întregii perioade pentru care se face informații istorice);

9) locația (informațiile furnizate la începutul compilarea informațiilor istorice și apoi enumerate în modificări ale secvenței cronologice apărute pe parcursul întregii perioade pentru care o informație istorică).

Atunci când compilarea unui supliment la informații istorice primele informații privind articolele 6), 7), 8), 9) sunt date în contextul prezentării primei informații despre schimbările care au avut loc în cursul perioadei în cauză.

În funcție de informațiile disponibile, caracteristicile și particularitățile organizației informațiile istorice pot fi completate cu alte informații despre istoria proprietarilor originale ale: .. Numele și data numirii managerilor, realizările obținute în activitatea de muncă, evenimente semnificative din istoria organizației, etc. În același timp, nu trebuie să oversaturate informații de fond istoric, care merge dincolo de informațiile solicitate.

3.1.1.2. În unele cazuri, informațiile prezentate de elementele constitutive individuale de informații cu privire la istoria organizației, proprietarii originale pot fi comasate într-o singură frază.

În numele prima organizație de realizare combinate, data constituirii sale, precum și numele organizației de a îndeplini funcții anterior, proprietarii originale ale organizației, precum și numărul inițial de personal.

În al doilea exemplu de realizare informații privind reorganizarea și numele organizației un succesor combinat.

3.1.1.3. În cazul în care istoria proprietarilor originale ale perioadei în cauză nu sa schimbat în mod semnificativ, informațiile istorice (plus) nu poate conține nici o informație cu privire la orice componente. În acest caz, informațiile istorice în text (adăugări la acestea) Adnotarea absența acestor schimbări (în subordonare, sarcini și funcții, structura, etc.).

3.1.1.4. Pentru comoditatea de a găsi informații în textul unui istoric de referință pot fi alocate numele elementelor constitutive individuale de informații despre istoria proprietarilor originali.

3.1.1.5. Dacă aveți un volum mare de date, de exemplu, despre proprietarii originale ale structurii sub jurisdicția rețelei, această informație poate fi făcută o cerere separată la referința istorică.

3.1.2. A face referire la data documentelor, datele de referință