flux electronic al documentelor

Trecerea la managementul electronic al documentelor

- Ce trebuie să faci o companie care a decis să se mute în managementul documentelor electronice. Care este secvența de acțiuni, în cazul în care pentru a începe?

Primul lucru de făcut - să se gândească, ce fel de rezultate compania vrea să obțină de la documentul electronic. Acum, există două linii de muncă. Acest document B2G, adică între întreprinderi și agenții guvernamentale. Și B2B, adică, operațiunile de schimb între întreprinderi. În ceea ce privește B2G - aici este vorba de conectarea la prezentarea rapoartelor de către TCS către agențiile de stat corespunzătoare pentru întreprindere, în funcție de specificul activităților sale. Am toate companiile raportează la biroul fiscal înainte de FFR, FSS, furnizează date de Statistică de Stat Serviciul Federal.

După aceea, totul depinde de domeniul de activitate - de exemplu, o companie implicată în comerțul cu băuturi alcoolice, iar cealaltă, în timpul producției într-un fel sau altul, au un impact asupra mediului, a treia companie implicată în servicii de asigurare, piața valorilor mobiliare și așa mai departe. Trebuie să se uite ce alte guverne au nevoie de raportare. Odată ce o listă a agențiilor în cazul în care vom raporta, trebuie să se uite la propunerile care pot face operatorul de documente electronice. În funcție de acest lucru, firma alege un plan de date corespunzătoare. Următorul este un contract întocmit cantitatea necesară de semnături este instalat software-ul necesar, seminarii, munca educativă cu acest software. Pe acest fapt totul - documente cu agențiile guvernamentale are loc.

Este, după cum am spus, al doilea tip de schimb de documente digitale. Se organizează între agenții economici. Totul depinde de o anumită companie. Unele comune prescripție începe să trimită documentele nu există aici. Există situații în care societatea este obligată să meargă la documentul electronic banal cu omologii lor doar pentru a supraviețui.

De exemplu: unul dintre cele mai importante lanturi de retail, recent a început să lucreze cu furnizorii săi, schimbul de hârtie exclusiv digitale. Astfel, fermierul a livra produsele lor la rețea, trebuie să comutați la managementul electronic al documentelor.

Beneficiile EDI

- Și dacă există unele beneficii de la trecerea la EDI pentru întreprinderile mici și mijlocii? Se pare că, în timp ce un beneficiu real „cifra“ poate aduce doar organizații mari.

Pentru întreprinderile mici și mijlocii de tranziție la ECD este acum cea mai importantă sarcină nu este. Dar uita-te la ea, „simt“, este posibil. Viteza fluxului de lucru - că ar fi un avantaj. Dar utilizarea EDI - nu este doar relația cu contractori. Această relație cu agențiile guvernamentale, și atunci de afaceri vor fi forțați să se mute, nu există nici o alternativă.

- Pentru companiile mici, oferă unele avantaje atunci când plata pentru serviciile de document electronic? De fapt, multe organizații nu se mute în altă EDI din cauza fricii de tarife ridicate.

Astăzi sunt în seminarul dat un exemplu: 995 ruble - o gamă completă de management al documentelor cu agențiile guvernamentale. Dacă te numeri costul călătoriei pe Moscova transport public de mai multe ori pe an, în instanța de judecată, în cazul în care este necesar să se ia documentelor, și chiar și în cele două capete, suma costurilor ajunge foarte aproape de cost, pe care am anunțat.

- În cazul în care contabilul nu are „prieteni“ cu computerul, dacă este posibil să se facă o greșeală? În general, cât de dificil este de a lucra cu aceste programe?

Există elemente ale controlului aspectul și logica. Dacă nu există nici o răutate în formarea documentului, este dor aproape imposibil. Ei bine, în cazul în care se face în mod intenționat sau nu acordând o atenție - nici un program este imun la acea persoană în loc de 1000 va aduce un milion.

semnătura digitală

- De ce, în opinia dumneavoastră, trecerea la documentul electronic nu a devenit încă o masă? Ce ne sperie?

În ceea ce privește semnăturile calificate, are puține, dacă este cazul. Dar este folosit, de exemplu, pe portal. Și mai mult serviciile pe care le poate oferi, mai multe persoane vor folosi această semnătură. Utilizarea sa nu este limitată atât de mult frica de oameni, ca și lipsa de resurse pe care poate fi utilizat.

Cu sectorul corporativ este încă mai ușor. Acum, aproximativ jumatate din companiile folosesc un sistem de livrare electronică a declarațiilor, și toate acestea sunt puse în aplicare privind semnătura electronică. Și aceste companii folosesc aceleași persoane care par să se teamă de trecerea la documentul electronic. Deci, aceasta frica este mai mult ca un mit decât o realitate.

- Ar trebui să ne așteptăm la schimbări semnificative în domeniul legislației ECD?

A se vedea, de asemenea, pe această temă:

Encyclopedia practice Contabil