Elementele esențiale care reflectă etapele de procesare a documentelor și cursul executării acestora

• Kameneva Ekaterina | expert în domeniul de management al documentelor

Etapele de procesare a documentelor și progresul punerii în aplicare a acestora sunt luate în considerare prin prisma articolului prevăzut în mod special pentru acest cont :. „Semnul documentului de admitere la organizarea“, „Resolution“, „marca de control“, „marca privind executarea documentului si transmiterea cazului“ Vei invata despre procedura și metodele de înregistrare a acestora. Numeroase reglementări citate și exemple succinte pot înțelege pe deplin problema.

Care set de detalii ar trebui sa fie utilizat la plasarea tip -defined documentului și de a lucra în continuare cu el?

Aici trebuie să ținem cont de faptul că diferite tipuri de documente constau dintr-un set diferit de detalii, și că, în pregătirea unui document nu trebuie să le folosească. Unele elemente de recuzită se exclud reciproc. De exemplu, necesare „date de referință despre organizația“ și recuzita „Numele tipului de document.“ Primul dintre acestea este indicat doar în scrisorile, iar al doilea - pe toate celelalte organizatorice - documente administrative, în plus față de litere.

Care sunt scopul principal al celor sau alte detalii si la ce folosesc?

Puteți include, de asemenea detalii pentru a identifica cele care sunt utilizate pentru a reflecta un etapele de prelucrare a documentelor sau viteza de execuție. Aceste detalii includ:

• „Rezoluție“;
• „Marca de control“;
• „Notificare privind punerea în aplicare a documentului și trimiterea acesteia la caz“;
• „Semnul documentului de admitere a organizației.“

Luați în considerare scopul și metodele de procesare a detaliilor -vysheukazannyh de bază.

Recuzita „Marca de pe documentul de primire a organizației“

3,29. Marca de pe documentul de primire în organizație conține următorul numărul de ordine și data primirii documentului (dacă este necesar - orele și minutele).
Permis o notă de primire a documentului în organizație va fi sub forma unei ștampile.

marca permise privind organizarea documentului primire aplică o ștampilă sau de mână la fața inferioară a primei foi sau documente pe spate.

Fragmente din cele de mai sus se poate concluziona că recuzita „de pe documentul de primire a organizației“ este ștanțat pe exterior (sau primite) documente, sau mai degrabă, în colțul din dreapta jos a primei foi. Scopul principal al recuzită - o confirmare de primire a unui document de intrare și examinarea ulterioară (a se vedea exemplul 1) ..

Merită atenția asupra faptului că acest lucru a propunerii nu este specificat în documentele interne (memo-uri, memorandumuri, etc.) la transferarea acestora la o unitate structurală în alta. Documentele din organizație trebuie înregistrată o dată: dumneavoastră - ziua internării, a creat - data semnării sau aprobării. numere de înregistrare multiple și datele de pe un document va crea doar confuzie. Dacă doriți să stabilească transmiterea documentelor între birourile, ar trebui să fie registrul documentului de transfer intern.

Numărul de serie în recuzita pot fi completate cu indici:

• corespondent indicele
• tip index al documentului,
• INDEX unitate - artist etc.

Un marcaj pe documentul primirea organizației de multe ori pus în jos, la momentul înregistrării documentului de intrare. care urmează să fie luate în ziua primirii documentului în organizație.

Se pune întrebarea: marca privind primirea documentului și ștampila de înregistrare - sunt unul și același lucru? Desigur, puteți pune în jos și cele două mărci, dar dacă este oportun? Pe de o parte, o astfel de abordare ar lua în considerare numărul total al tuturor membrilor documentelor organizației ca înregistrate și neînregistrate. Cu toate acestea, pe de altă parte, cele două mărci care conțin parțial aceleași date vor fi de natură să creeze confuzie în contabilitate și lucrul cu documente. Prin urmare, aproape toate organizațiile folosesc doar o singură marcă.

Să încercăm să înțelegem de ce, în înregistrările tipice instrucțiuni de management sunt cerințe ambigue care ne intereseaza detalii.

De aici putem trage concluzia că, în recuzita de mai sus și ștampila -registratsionnym se referă la același lucru.

Recuzita „Rezoluție“

Cele mai multe documente primite după înregistrare trimise șefului organizației sau șeful unității structurale. Rezultatul examinării este îndepărtat la rezoluția documentului (vezi. Exemplul 1).

Rezoluție numit recuzită. care conține instrucțiuni pentru capetele. Cu alte cuvinte, scopul principal al rezoluției - o reflectare a capului de ordine, care se face pe baza documentului și este obligatorie pentru anumite oficiale sau funcționari.

Trebuie remarcat faptul că rezoluția poate fi aplicată nu numai pe documente de intrare, dar, de asemenea, la documentele interne: declarații, memorii, note explicative, etc.

Morozova NV
Fedoseeva NA

Permise de înregistrare a rezoluției pe o foaie separată.

Din fragmentul documentului de mai sus deducem structura rezoluției:

În cazul în care rezoluțiile sunt multiple artiști, este responsabil pentru executarea acestuia este considerată a fi un interpret, numit în prima rezoluție. Notă ceilalți artiști exprimă obligația de a le implica în executarea cap.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că înregistrarea rezoluției poate fi pe o foaie separată, în general, formatul A6 (10,5 x 14,8 cm), care trebuie să indice în mod obligatoriu numărul de înregistrare și data documentului (versiunea mai mică este prezentată în exemplul 2), și el Acesta trebuie să fie atașat la documentul. După executarea foii cu rezoluția trebuie să fie depusă în cazul, împreună cu documentul.

Recuzita „marca de control“

Scopul principal al recuzita „marca de control“ - o denumire pe care comisia, creată pe baza documentului (de exemplu, rezoluția) sau conținute în acesta (de exemplu, un fragment al documentului administrativ), a pus sub control.

Marcajul de control notat cu litera „C“ cuvânt sau ștampila „Control“, care sunt aplicate pe partea dreapta sus a primei pagini a unui câmp de document (vezi. Exemplul 1).

Controlul ar trebui să se supună tuturor sarcinilor care necesită executarea astfel cum sunt cuprinse în documentele și pe baza acestora. Corespunzător-venno care intră în documentul după emiterea rezoluției pe ea ar trebui să fie returnate serviciului serviciului de management al documentelor (DOW) și a pus-o sub control. La stabilirea unui control în formă de înregistrare și de control ar trebui să se facă toate informațiile necesare cu privire la comanda.

Recuzita „Marca privind executarea documentului si transmiterea cazului“

În cazul de înaltă calitate și executarea completă a ordinului, acesta este eliminat din control. Instrucțiuni de îndepărtare de la controlul de cap, după ce a obținut controlul, sau în numele serviciului DOW. Instrucțiuni de îndepărtare, cu un control executat folosind elemente de recuzită „de pe executarea documentului si transmiterea de afaceri.“

Dacă ați creat mai multe comenzi referitoare la același document, recuzita „de pe executarea documentului și trimiterea cazului“ ar trebui să se facă numai după îndeplinirea tuturor ordinelor.

3,28. Marca privind executarea documentului și direcția acestuia în cazul includ următoarele date: o trimitere la data și numărul documentului, mărturisind despre performanța sa, sau în absența unui astfel de document - un rezumat al performanței; cuvintele „în cazul“; numărul de caz în care pentru a stoca documentul.

Marca privind executarea documentului și trimiterea acesteia la acordul semnat și datat de către executorul a documentului sau șeful -podrazdeleniya structurale în care documentul este executat.

2 Sistemul de stat de gestionare a înregistrărilor, aprobat de către consiliul de URSS 27.04.1988 Glavarhiva nu este în prezent normativ-documente.