documentație a sistemului și clasificarea documentelor - studopediya

Document (informații de documente) înregistrate într-un suport material, cu detalii de informații care să permită să-l identifice (determinat de GOST P 51141-98). În plus, documentul ca o documentare a unui produs, în conformitate cu GOST 16387-70, este un mijloc de a asigura o varietate de moduri pe un material special (suport) de diverse informații despre fapte, evenimente, fenomene ale realității obiective și activitatea mentală umană. Acest document constituie mijloacele și metoda de schimb de informații în sistemul de control. Trebuie subliniat faptul că forma documentului joacă un rol semnificativ în calitate de organisme de gestionare a informațiilor de securitate, și este imposibil să nu ia în considerare varietatea de forme și tipuri de documente.

Prin documentarea înțeles înregistrarea (fixare) de informații cu privire la o varietate de medii de regulile stabilite. Valabilitatea juridică a documentelor prevăzute de legislația în vigoare, competența, autoritatea emite și procedura de înregistrare stabilită (detalii ale complexului).

informații, care este determinată de faptul că orice document creat pentru fixarea, conservarea și diseminarea informațiilor;

comunicativ, pentru hârtie servește ca mijloc de comunicare între elementele de structură individuale ale publicului, în special în rândul instituțiilor;

culturale, din moment ce documentul este un mijloc de fixare și de transmitere a tradițiilor culturale, care sunt cel mai bine observate pe un set mare de documente, de exemplu, în documentația științifică și tehnică reflectă nivelul de dezvoltare științifică și tehnologică a societății.

Caracteristicile speciale ale documentului sunt:

management, a stabilit că documentul este un mijloc de control; această funcție dotat cu așa-numitele documente administrative (documente de planificare, contabilitate, organizatorice și administrative, etc ..), special create pentru punerea în aplicare a obiectivelor de management;

legală, pentru că documentul este un mijloc de fixare și modificarea normelor juridice și raporturile juridice în societate; această funcție înzestrată cu reglementările legislative, concepute inițial pentru asigurarea statului de drept și juridice relații, precum și documente, dobândirea funcției juridice pentru timpul (de exemplu, pentru a fi utilizate ca probe medico-legale, acesta poate fi orice document);

dispun de sursă istorică pentru documentul servește ca o sursă de informații istorice cu privire la dezvoltarea societății; Această funcție devine doar o fracțiune din documentele produse (aproximativ 12-14%), și numai după ce documentele sunt să-și îndeplinească sarcinile și va merge în depozit.

În prezent, managementul de înregistrare nu există nici o clasificare științifică clară a speciilor și a soiurilor de documente, de aceea este adesea folosit diviziunea empiric evoluată a documentelor în sistemul de documentare. În cadrul sistemului de documentare înseamnă totalitatea documentelor interconectate prin caractere funcționale și specifice, precum și de origine, domeniul de aplicare, cerințele uniforme de înregistrare și altele. Cu toate acestea, se presupune că orice document care este creat în instituția de bază face parte din documentația corespunzătoare a sistemului superior nivel ca element.

Din moment ce suntem în primul rând interesat în documentele administrative furnizarea de facilități de management în organizarea și componentele, de fapt, facilitatea de birou, apoi o privire mai atentă la sistemul de documente administrative. În conformitate cu sediul în România sisteme de documentare unică de management sistematizare există mai multe, cele mai importante sunt sistemele organizatorice și administrative, planificare, raportare, referințe (fig. 1.2).

Sistemul de documentare și de organizare administrativă este de a asigura punerea în aplicare a funcțiilor organizatorice și administrative în managementul, care, în această documentație sistem să iasă în evidență, în primul rând, documentația organizatorică reală, și anume documente ca un element constitutiv și caracter de reglementare, și, în al doilea rând, documentele de natură pur administrativă.

documentele constitutive elaborate și adoptate pentru a crea (reformare) a organizației; acestea definesc și să stabilească numirea, structura, funcțiile și statutul juridic.

act juridic Polozhenie- care determină ordinea de formare, statut juridic, drepturile, îndatoririle, organizarea instituției, unitatea structurală (serviciu); ele pot fi tipice și individual. Clauzele model sunt proiectate pentru același tip de organizații și unități de afaceri. Distinge situația organizațiilor și a reglementărilor privind unitățile structurale.

Declarația organizației - un act juridic pe baza căruia organizațiile bugetului de stat, care sunt organele supreme ale puterii de stat și administrație, autoritățile executive federale și altele.

Carta organizatsii- act juridic care definește structura, funcțiile și organizațiile pentru drepturile, instituții. Dispoziții generale privind pregătirea și executarea statutului organizației cuprinse în Partea I din Codul civil al România. Procedura de elaborare și regulamente de înregistrare ale organizațiilor specifice (agenții) sunt guvernate de regulamente separate.

Documentele de reglementare sunt de obicei elaborate în cadrul organizației; acestea reglementează activitatea organelor de conducere, unitățile sale structurale și funcționari; principalele tipuri de documente sunt reglementări privind unități structurale, în funcție de tipul de instrucțiuni de funcționare, fișe de post, regulile și altele.

În documentele de reglementare, al cărui scop principal este acela de a oferi alte activități specifice de orientare ale unităților subordonate și de personal, decizii administrative fixe și orientări pentru punerea în aplicare a acestora. Componența documentelor administrative determinate de statutul juridic al organizației și competența. Dreptul de a emite documentele administrative relevante trebuie să aibă conducerea oricărei organizații, indiferent de natura și conținutul organizației, forma juridică de organizare sa, competențele, structura și de alți factori.

Documentele de reglementare oferă soluții, sistem de management de sus în jos de organul de conducere superior subordonatului, de șeful organizației unităților structurale și funcționari. Este aceste documente sunt un mijloc de comunicare sarcini unor subordonați și să implementeze managementul obiectelor pe verticală.

În ceea ce privește gestionarea colectivă a documentelor administrative specii sunt rezoluții, decizii și altele (de exemplu, recomandări), precum și condițiile de control pe principiul unității de comandă - ordine, instrucțiuni și alte (de exemplu, instrucțiuni).

Sistemul de documentare de planificare prevede planificarea organizației ca un caracteristici esențiale de management concepute pentru a face activitatea organizației cât mai eficient posibil.

Rezultatele de planificare sunt înregistrate în documentele de planificare, diferite în conținut și formă. documentele de organizare planificate sunt elaborate pe baza deciziilor relevante ale conducătorilor acestor organizații; în anumite cazuri, ele însele soluțiile pot fi atribuite documentelor de planificare. De obicei, documentele de planificare includ programul, planul pe termen lung, planul, programul, programul etc. Programul, spre deosebire de alte documente de planificare, de regulă, este dezvoltat în viitor, pentru a defini și consolida obiectivele și direcțiile principale de dezvoltare.

Particularitatea documentelor de planificare este că acestea sunt întotdeauna elaborate într-o anumită perioadă de timp (ciclu de management), cum ar fi un an, o jumătate de an, trimestru, lună sau în timpul unei sarcini specifice stabilite prin documentul administrativ. documente de planificare elaborate ca și, dacă este necesar, soluții de probleme complexe, precum și pentru organizarea corespunzătoare a activității curente.

Trebuie subliniat faptul că documentele de planificare după aprobare, și interpreții trimit documente administrative, motiv pentru care este imposibil să se stabilească o distincție strictă între documentația organizatorică și administrativă și de planificare.

Declarațiile statistice și departamentale de stat sunt prezentate în timp util autoritățile teritoriale corespunzătoare. În termeni de prezentare, aceasta poate fi o zece zile, lunar, trimestrial, semestrial, anual. Autoritățile în cauză reprezintă prima instanță a raportului pregătit și o copie electronică a documentului.

În plus față de raportarea statistică și departamentale de stat în fiecare instituție pregătit rapoarte interne cu privire la punerea în aplicare a planurilor, misiuni, o singură dată sau manualul de instrucțiuni de instrucțiuni organizațiilor superioare. Acest tip de documente de raportare elaborate de către experți de departamente și depuse la conducerea acestei organizații sau mamă.

Raportarea instituțiilor de documentare este format din mai multe seturi de documente: raportarea statistică de stat, precum și raportarea inter-departamentale.

Documentul raport principal este un raport; conține informații despre rezultatele activității pentru o anumită perioadă, punerea în aplicare a activităților, sarcini, locuri de muncă, și reprezentată de șeful unității structurale, o organizație sau o autoritate mai mare. Rapoartele sunt întocmite în formă generală, sau o foaie de hârtie standard. Detaliile obligatorii ale raportului sau a certificatului de raportare caracterul sunt: ​​numele, numele unității (în cazul în care acesta este un raport sau un certificat privind unitățile de lucru), denumirea tipului de document, data, numărul documentului, locul de executare, titlul textului, semnătura, aprobarea gâtului (pe rapoartele) sau cap de rezoluție (cu privire la natura de ajutor de raportare). Raportul poate fi însoțit de un memorandum explicativ și alte materiale de referință.

Ajuta sistemul de documentare conceput pentru a asigura deciziile de management solide, bazate pe informații obiective și fiabile. Aceasta include informații de referință și de referință și documentația analitică, documentele care acționează în calitate de serviciu în raport cu documentele organizatorice și juridice și administrative. Documentele din acest grup nu conțin instrucțiuni, nu obligă să acționeze strict în modul stabilit ca documentele administrative și să raporteze informații pentru a încuraja să ia anumite decizii, cu alte cuvinte, să inițieze soluții de management vă permit să selectați un anumit mod de acțiune.

Particularitatea acestor documente constă în faptul că, de regulă, ei merg de jos în sus de către sistemul de control de la slave la cap, de șeful departamentului de la șeful organizației.

Trebuie avut în vedere faptul că este prezentat în Figura 1.2 reflectă tipurile de documente, deși versiuni de bază ale documentelor, într-o anumită măsură, inerente în toate organizațiile, indiferent de activitățile lor specifice, dar nu epuizează tipologia documentelor administrative, ceea ce sugerează o diviziune suplimentară a documentelor, ținând cont de specificul domeniului activitățile organizațiilor, în conformitate cu metoda de documentare (proiectare, de blocare a datelor), prin ajustarea maturității și alte caracteristici.

Cu toate acestea, tipologia documentelor administrative folosite în diferite domenii (departamente), dobândește caracteristici specifice.

documentele de organizare pot fi clasificate în funcție de diferite criterii, și anume (Figura 1.3.):

conținut - R & D, marketing, producție, personal, etc;.

de display-ul de informații de proces - de text (de exemplu, ordine, instrucțiuni, etc.); grafice (hărți, grafice, diagrame, tabele, etc.), grafice (, de filme fotografice documente);

de material suport - pe hârtie, suporturi magnetice, fotografice și un film, etc;.

la locul de dezvoltarea și utilizarea - ieșire, intrare și interne;

privind urgența executării (performanță) - urgente și vnesrochnye;

pentru a limita accesul - secret și neclasificat;

gradul de autenticitate - originale (prima unitate sau o copie), copie (fax sau gratuit) și două exemplare (o copie a documentului oficial);

termenului de valabilitate - o documente permanente, pe termen lung (peste 10 ani) și temporare (până la 10 ani) de depozitare;

Pe baza celor de mai sus și în conformitate cu GOST R 51141-98, definind tipul de document ca un document scris aparținând documentației sistemului pe baza conținutului și scopului, clasificarea documentelor este după cum urmează. Sistemul poziției de organizare și administrativă documentația alocată (organizația) regulamente, manuale, ghiduri, ghiduri (regulamente), ordine, regulamente, instrucțiuni și alte; documente de planificare sistem ies în evidență programe, planuri, programe, și multe altele. sistem de documentare contabil presupune existența unor documente, cum ar fi rapoarte, raportul, raportul, profil, carte personală, echilibru, etc, și sistem de documentare de referință - prezența următoarelor documente.

Legea Ajutor Sumar Sumar Notă explicativă Revizuirea Lista de rapoarte Lista