Document management - este eficiența organizației dumneavoastră
Nici o întreprindere modernă nu poate funcționa fără acte. Prin urmare, organizarea competentă a documentelor - unul dintre factorii care afectează performanța întreprinderii în ansamblu. Ceea ce este inclus în acest concept? Ce tipuri și sistemul de flux de lucru? Toate acestea vor fi discutate în articol.
Managementul documentelor și înregistrărilor
La prima vedere - este concepte identice. Dar dacă te uiți atent, puteți vedea diferența. Hârtiile include trei etape:
- Crearea unui document în activitatea economică - documentare.
- Organizarea contabilității de valori mobiliare și de circulație a acestora cu privire la organizarea și în afara acesteia - flux de lucru.
- stocarea documentelor - arhivare.
Document management - este una dintre etapele fluxului de lucru. În cadrul acestui proces, de asemenea, emit etape sau fluxuri:
- înregistrările de intrare - ceea ce vine la compania din exterior.
- Ieșire - pe care compania trimite la contrapărți.
- documentație internă - care este creat în cadrul organizației și este utilizat pentru gestionarea.
organizarea corectă a procesului face posibil pentru a controla mișcarea documentului în toate fazele sale, de la început până la primirea depozitului. Acest lucru face posibilă în orice moment să știe unde hârtia, unele de lucru se face cu ea.
Etapele de procesare a documentelor
Fiecare întreprindere document de intrare trece prin anumite etape. Durata traseului depinde de comandă, care este consacrat în organizație. Toate mesajele primite pot cădea inițial pe masă la cap, și numai apoi interpreților. Acesta este un drum lung, nu este folosit la fel de des.
Cel mai scurt traseu - atunci când departamentul de distribuție este secretar. Această opțiune este utilizată cel mai des. Avantajul este evident: documentele cad interpretei mai repede.
Fiecare document de intrare trece procedura de înregistrare. Acest lucru se face într-un jurnal special. Indicați data primirii, precum și numărul de serie de pre-alocate.
Mai ales documente importante pot fi localizate pe performanța de control. Etapa finală a prelucrării - direcția de arhivare a documentelor.
Mod de imprimare
organizarea fluxului de lucru are drept scop de a reduce timpul în circulația documentelor. Pentru a atinge acest obiectiv a dezvoltat anumite principii:
- recepție centralizată, prelucrare inițială și expediere. În organizațiile mai mici, a fost secretar într-o companie mare care rulează sarcina poate angaja întregul departament.
- Reducerea punctelor de trecere ale documentului, excluzând posibilitatea întoarcerii sale.
- Elaborarea schemelor și a regulamentelor de documente.
- lucrări de înregistrare.
- Introducerea etapa preliminară de examinare a documentelor.
Respectarea acestor norme se evită pierderea de timp pentru a duplica acțiunile pentru a crea o sarcină uniformă pe cei care lucrează cu documente.
Care este fluxul de informații?
Așa numitele documente care sunt similare în scop sau de tip, care au același scop de mai jos.
Fluxul este caracterizat prin structura, frecvența și densitatea. Organizația de comerț, care în fiecare zi este de transport maritim produse la un număr mare de magazine de vânzare cu amănuntul, fluxul de informații vor fi diferite structură omogenă, de zi cu zi și de densitate mare. În cazul în care compania este implicată în producția de echipamente industriale scumpe, atunci acesta va curge cu caracteristici diferite.
de management al documentelor electronice
Lucrări trebuie să fie stocate undeva. În cazul în care organizația este mare, suprafețele mari necesare pentru depozitare. În cazul în care forța majoră posibila distrugere a documentelor, fără posibilitatea de recuperare ulterioară. Și asta nu e toate problemele.
management al documentelor electronice - un sistem care devine din ce în ce mai popular, pentru că fără dezavantaje enumerate mai sus. Pentru a transfera date folosind sistemul securizat modern, garantează livrare rapid și precis, schimbul de documente reduce timpul, oferă spațiu de stocare de încredere.
organizații guvernamentale, cum ar fi biroul fiscal sau a fondului de pensii, a apreciat rapid beneficiile schimbului de informații în format electronic, astfel încât să facă eforturi pentru a se asigura că cât mai multe organizații să prezinte rapoarte în acest mod.