Distrugerea documentelor proceduri, metode, utilizare, depozitare
Conform documentului domeniu zakonodatelstvuRumyniyav curent, documentele cu termen de valabilitate expirat, provenind dintr-un viraj, pentru eliminare. Distrugerea documentelor vă permite să elibereze o parte din spațiul de birouri și de a organiza arhiva. Acesta este un proces esențial al oricărei organizații.
etapele de reciclare
Există anumite reguli de distrugere a documentelor. Înainte de inițierea procedurii, distrugerea tuturor actelor sunt supuse examinării, care include o serie de etape. La etapa inițială, managementul ar trebui să emită un ordin relevant. Ordinea de distrugere a unor astfel de documente:
Există o procedură specială pentru distrugerea documentelor confidențiale, este semnificativ diferit de regulile pentru piața comună. Pentru documentele secrete să treacă printr-o anumită perioadă după data de expirare, și numai apoi să semneze actul privind alocarea documentelor. Distrugerea documentelor confidențiale produse în departamente speciale de departamente guvernamentale, după șeful comanda corespunzătoare va fi semnat de către departamentul.
Această abordare a reciclării pentru a reduce la minimum riscul de distrugere eronate a documentelor de afaceri și de a optimiza utilizarea procesului.
distrugerea fizică
După compilarea tuturor actelor, iar după ce acordul va fi semnat de depozitare, hârtie sunt colectate și trimise spre reciclare. Pentru organizațiile ale căror documente se păstrează în arhivele de stat sau municipale, eliminarea documentelor ar trebui să fie întotdeauna în concordanță cu autoritățile de arhivă. Distrugerea documentelor contabile se efectuează de către o companie specializată. Alte organizații pot aranja pentru distrugerea valorilor mobiliare la propria sa discreție sau de a aduce această structură pentru a produce o eliminare autorizată în conformitate cu toate reglementările de siguranță.
În prezent, practicanții urmeze căile de distrugere a documentelor:
- Shredirovanie. Distrugerea documentelor de către shredirovaniya este cea mai comună și mai simplă metodă.
- Arderea documentelor este practicată mai puțin și mai puțin, ca prelucrarea de efectele termice necesită echipamente specifice - necesare incinerator. documente de ardere Metoda utilizată anterior de multe ori pentru lucrări confidențiale. În momentul de față, acesta este un exemplu de modul cel mai puțin eficient și ecologic la distrugere.
- Arhiva de reciclare pe site-ul organizației.
Pentru distrugere (cu excepția arderii) este trimis proba din care pre-shot celofan, plastic, mică și alte capace. Aceste materiale nu sunt potrivite pentru prelucrare.
Organizațiile cu un document de dimensiuni reduse au dreptul de a distruge hârtia prin ruperea de mână sau de a trece dosarul organizației, colectarea de gunoi, încheind cu tratatul. Toate acestea cu condiția ca interval de timp este confirmat și proba nu are secretul și nu poartă informații de spionaj industrial.
valori mobiliare Shredirovanie
Cea mai simplă soluție pentru eliminarea documentelor de arhivă este utilizarea de echipamente speciale - Concasor. Este o mașină pentru distrugerea birou și arhive documente. Kit-ul include unitate tocător standard, - un container proiectat pentru 13 - 300 de litri. Tehnica permite distruge pana la foi late 450 mm pot trece simultan prin ele de la 7 la 85 de coli de hârtie. Acesta oferă de înaltă clasă de securitate și elimină posibilitatea de spionaj industrial de către firme rivale.
În funcție de volumul de documente, firme specializate folosesc plante portabile și industriale, cu capacitate mare capabil decât media de hârtie distruge dischete, cărți, carnete de cecuri, Hardcover de hârtie. Multe companii și organizații face mai ușor pentru ei înșiși procesul de reciclare și să devină tocătoare de birou staționare.
Mașini distruge documente în mai multe moduri:
- Schroeder - ploskorez retezarea fâșii subțiri de hârtie pe lungimea foaie și se debarasează într-un container. Distrugerea documentelor Concasor este comună în birouri convenționale.
- Schroeder - Chopper așchii și folosite pentru secretul datelor. Așa a făcut distrugerea documentelor de arhivă clasificate ca fiind secrete.
- Sander a oferit un ecran special, care ajustează lățimea hârtiei tocat. Posibila utilizare a documentelor confidențiale și non-format.
- Tocătorul industrial este utilizat pentru hârtie grea.
În funcție de cerințele de confidențialitate, shredders poate reduce lățimea benzii 3.9-6 mm, fragment sau se macină în particule mai mici de 0,5 mm în diametru.
Organizația se decide ce metodă de eliminare va fi efectuată. companii specializate oferă servicii care includ:
- Se colectează în containere sigilate.
- Transport la pererabotochny magazin.
- Shredirovanie în prezența unui reprezentant al organizației.
- Elaborarea actului de reciclare.
- Amestecarea și turnarea deșeurilor de hârtie la presiune ridicată.
- contract de depozitare.
- Expedierea instalațiilor de prelucrare de materii prime.
shredirovanie lucrări profesionale de recuperare se opun unei prin scanarea și utilizarea unui program de calculator, care permite să combine piesele și banda împreună.
problemă de ardere
Acest tip de utilizare a documentelor contabile este cel mai potrivit pentru secretul de documentare. Desigur, pentru a arde documente în aer liber nu este sigur pentru sănătatea angajaților și a mediului, în plus, cu această metodă de deșeuri ar putea prezenta scurgeri de informații sensibile. Teancul de hârtie în foc poate arde prin nu complet, ceea ce este inacceptabil din punctul de vedere al confidențialității. În plus, arderea neautorizată pedepsită prin amenzi mari. De aceea foc de reciclare a implicat doar firme specializate, care sunt utilizate pentru procesul de cuptor la temperaturi ridicate. În plus față de cuptor cu hârtie în plastic pot fi reciclate și tot felul de bandă magnetică.
Reprezentanții companiei retrage o probă într-un recipient etanș, să semneze un contract de depozitare, și să le transporte la fabrica de prelucrare termică a deșeurilor. Acolo au fost plasate într-un cuptor și ars pentru a finaliza distrugere. Procedura este confirmată printr-un act special. Combustie garantează 100% fiabilitatea și anonimatul. Această metodă este distrugerea titlurilor de valoare este stabilită la nivel legislativ.
distrugere de catering
Această metodă implică părăsirea organizației clientului și distrugerea documentelor în loc. distrugere Catering este efectuată de o firmă specializată, cu echipament propriu.
Pentru procedurile utilizate la fața locului Concasor industriale, amplasate pe o platformă camion. Schroeder are o productivitate ridicată și poate procesa pe oră până la două tone de hârtie mass-media, este o mașină puternică de distrugere a documentelor. Documentul, pentru a distruge tocător este inversat, astfel încât această metodă nu este potrivită pentru lucrul cu documente secrete.
Principalul avantaj al acestei metode de eliminare - nici un risc de pierdere în timpul expedierii. Distrugerea de valori mobiliare efectuate direct în fața unității, cu acordul semnat de magazin.
tocătoare de pulverizat industriale de probă, în conformitate cu cerințele privind nivelul de securitate 4 și sunt mult superioare la puterea de decor tradițional de birou. După eliminarea deșeurilor este compactat sub presiune și să fie trimise pentru prelucrare ulterioară.
Avantajele de a lucra cu companii de reciclare
Pentru orice organizație, procesul de reciclare - o consumatoare de timp de muncă intensivă, care necesită. Mult mai profitabil să coopereze cu firme specializate, care sunt capabile să descarce rapid spațiul de depozitare pentru arhive în cadrul noului partid. Principalul avantaj al muncii lor - distrugerea valorilor mobiliare extrase din circulație în orice mediu. În același timp, se face contractul.
Companiile nu numai că pot distruge documentele expirate, dar, de asemenea, oferă servicii de reciclare pentru:
- Documente de afaceri cu informații sensibile.
- Titluri de valoare în orice format, inclusiv semne de „apă“.
- Rapoartele contabile care au ieșit din circulație.
- Toate tipurile de produse din hârtie, inclusiv imprimarea offset.
- Ziare și reviste.
- Cartonate și Hardcover.
- media digitale - CD-uri, dischete, memorii flash.
- Carte de plastica.
Toate serviciile companiilor specializate sunt reglementate în conformitate cu legile din România. În cazul în care contractul este încheiat, reprezentanții acestora semnează un acord privind nedivulgarea informațiilor confidențiale. Multe companii oferă serviciile unui arhivar profesionist.
Bibliografie recomandată:
