Distrugerea documentelor primare cu termen de valabilitate expirat

Organizația va distruge documentația primară în legătură cu sfârșitul perioadei de păstrare. Am nevoie să fie un act de distrugere? Dacă da, atunci cum?

Termenul de valabilitate al documentelor contabile și declarațiile sunt definite în secțiunea 4, „Contabilitate“ Lista. . Astfel, ar trebui să fie stocate în conformitate cu clauza 351 Listei contabile (situațiile financiare) (bilanțuri, declarații de profit și pierdere, utilizarea preconizată a fondurilor, anexe, etc.):

- rezumat anual (consolidat) anual - în mod constant;

- Trimestrial - 5 ani;

- luni - 1 an.

Notă, în cazul în care diferitele legi sau regulamente federale stabilite diferite perioade de stocare a acelorași documente, ar trebui să fie ghidate de cerințele de stabilire a unei durată maximă de depozitare a unor astfel de documente. Deoarece Legea N 129-FZ prevede termenul de valabilitate al situațiilor financiare pentru cel puțin cinci ani, situațiile financiare lunare ar trebui să fie, de asemenea, păstrate timp de 5 ani.

Bazat pe n. 1 lingura. 17 dintre organizațiile Legea N 125-FZ sunt obligate să asigure păstrarea documentelor de arhivă, inclusiv documentele privind personalul, în condițiile de depozitare a acestora. înregistrări permanente constituie arhive fond de organizare parte de formare Arhivistic Fund România (Sec. 5.1.2 Regulamentul alin. 4 și p. 5, art. 3 din N-FL 125). Distrugerea documentelor care constituie România Archival fond interzise (p. 2 v. 17 din 125 N-FZ).

Cu toate acestea, procedura de distrugere a documentelor care nu sunt în arhivele organizației, nici în legile sau în alte acte juridice nu este soluționat. Prin urmare, organizația are dreptul să elaboreze și să aprobe procedura de distrugere a documentelor.

În conformitate cu distrugerea regulilor documentelor este precedată de expertiza lor. Pentru examinarea în ordinea șefului organizațiilor de organizare o Comisie dintre cei mai calificați lucrători în valoare de cel puțin 3 persoane. Organizarea comitetului de experți implică în mod necesar o persoană responsabilă pentru fișierul (punctele 2.2.2, 2.2.3 din Regulamentul).

Așa cum este definit la alin. 2.2.5 din Regulamentul, una dintre funcțiile comisiei de experți organizează selecția anuală a cazurilor de depozitare și distrugere. Conform rezultatelor comisiei de experți în organizarea întocmit inventarul cazurilor de stocare permanentă, temporară și de personal, precum și actele privind atribuirea cauzelor distrugerii, să nu fie stocate (p. 2.4.1, alin. 5.1.2 din Regulamentul).

Inventarul de depozitare și acționează pentru distrugerea documentelor semnate de către șeful organizației (p. 2.4.4 din Regulamentul).

Certificatul se face pe caz în întreaga organizație. Pozițiile omogene cazuri selectate pentru distrugere, făcută să acționeze sub titlul general care indică numărul de cazuri atribuite acestui grup. În plus, Legea conține informații cu privire la datele de cazuri extreme, adică, mai devreme și data ulterioară sunt incluse în documentele pentru a afișa într-o separat articole număr pe o coloană lista cu perioada de retenție stabilit și numărul stocurilor. Cu referire la situația de la grafic, indicând o stocare pe termen fix de documente, nu numai că poate conține un link către listă, ci pe un act juridic sau lege care termenul stabilit. În această situație - este Legea N 129-FZ.

Și, de exemplu, pentru a asigura siguranța patru ani de date necesare pentru calcularea și plata impozitelor, organizațiile sunt obligate, în conformitate cu punctele. 8, n. 1 lingura. 23 NKRumyniya.

Fi cazuri distruse sunt transferate pentru procesare (reciclare), în conformitate cu alin. 2.4.7 din Regulamentul. Transferul de cazuri, se efectuează proiect de lege de acceptare, care specifică data transferului, numărul de cazuri predate și greutatea deșeurilor de hârtie. În același timp, în cazul în care o organizație produce distrugerea de documente pe cont propriu, factura de acceptare nu este necesară înregistrarea. Noi credem că, în acest caz, este suficient pentru a face o marcă corespunzătoare, cum ar fi „reciclată“, direct pe actul.

Astfel, organizația are dreptul de a se dezvolta și de a folosi procedura de distrugere a documentelor și forma actului prevăzut în Regulamentul independent. Cu forme de auto-dezvoltare a actului ar trebui să ia în considerare existența unor detalii cum ar fi:

- Numele de cazuri care urmează să fie distruse;

- seta perioada de retenție, cu referire la aprobarea actului său juridic;

- semnăturile membrilor comisiei de experți și șeful organizației.

Răspunsul preparat:
Expert juridic GARANT servicii de consultanță
Podvolokina Olga

Controlul calității este răspunsul:
Referent juridic GARANT servicii de consultanță
Ignatev Dmitry

Materialul a fost elaborat pe baza recomandărilor scrise individuale furnizate în cadrul serviciului avizul juridic.