Distrugerea, altele decât secretarul documente
Professional blog-Eugenia Kozhanova
Excelent Secretar școală:
Imediat trebuie remarcat faptul că acest caz nu a fost distrus să dispară fără urmă. Chiar și după câțiva ani s-ar putea veni o nevoie pentru a confirma că au fost doar sters, și nu, să zicem, în secret vândut concurenților 🙂 de afaceri de distrugere și termenul de valabilitate expirat este confirmată de următoarele documente:
Păstrați documentele de mai sus ar trebui să fie păstrate!
Probe ale acestor documente, veți găsi mai târziu în acest articol.
Când perioada de reținere expiră?
Să ne amintim ce perioada de valabilitate a documentului. Într-un articol pe nomenclatura afacerilor, am vorbit despre faptul că termenul de valabilitate - numărul de ani în care organizația este obligat să păstreze la un moment sau un alt document. Cum de a determina perioada de valabilitate a documentelor. Știi, făcând clic pe link-ul.
În cazul în care sa dovedit că o parte din documentele de caz încă nevoie, iar restul pot fi distruse, este brodat cu și remodeleze cu numirea unui alt termen de valabilitate.
Legea privind alocarea distrugerii
Conform rezultatelor examinării valorii unui act privind alocarea la distrugerea documentelor care nu trebuie să fie depozitate.
Formularul de act este disponibil în regulile de bază ale organizațiilor arhivele (apendicele 4).
Descărcați un eșantion din actul completat privind alocarea la distrugerea documentelor
Câteva nuanțe importante:
- Forma actului, care este stabilit în regulile de bază ..., există o sugestie: „Inventarul cazurilor de stocare permanentă de ______ ani aprobat cu personalul au fost de acord cu EPA ___________________________________ (de la __________ __________ № Protocol).“ Această frază este necesară doar organizația care trimite documentele la custodia statului! Tot restul se poate face în condiții de siguranță fără ea.
- Acordați atenție la textul „Documente _____________ numărul de unități. hr. ______ kg greutate au fost puse în ____________ pentru prelucrare prin acceptarea de numărul proiect de lege _______ _______ ». În cazul în care organizația în sine a distrus documentele lor, acest fragment se înlocuiește în actul (a se vedea. Exemplu). În cazul în care a fost implicat un contractant, câmpurile sunt completate în conformitate cu documentul, care a fost după fapt. Opțional, a fost un proiect de lege, probabil, un act, și contractul.
- Indiferent dacă organizația este o sursă de achiziție a Arhivelor Statului sau nu, documentul de aprobare șeful vulture al organizației este umplut ultima, după ce toate aprobările necesare. Ulterior act înregistrat.
- Actul, așa cum este evident din forma, necesită aprobarea Comitetului de experți al organizației.
Comitetul de experți (CE) a organizației include un număr de funcționari, care sunt capabili să își asume responsabilitatea pentru o soluție simplă: avem nevoie de acest document în viitor sau nu. Poate compoziția optimă a comisiei de experți este:
- Contabil șef;
- Funcționar șef,
- precum și Consiliul General sau ofițerul șef de personal.
Trei oameni este suficient chiar și pentru organizațiile foarte mari.
secretar CE este de obicei persoana responsabilă pentru stocarea documentelor, sau grefierul. De regulă, el inițiază o reuniune a comisiei, și să mențină înregistrările lor. Dacă este necesar, CE poate consulta cu alți angajați ai organizației.
În practică, comisiile de experți sunt foarte rare și numai în relativ mari companii, de multe ori publice. Cu toate acestea, este recomandat să găzduiască o comisie de experți, cel puțin participanților săi au avut o idee asupra documentelor de organizare vor fi distruse în viitorul apropiat, și, dacă este necesar, ar putea afecta.
act de reconciliere cu privire la alocarea la distrugerea documentelor depuse pentru reuniunea CE. Decizia luată este reflectată în protocolul.
Protocolul Descărcați eșantionul CE
După actul de separare de la distrugerea documentelor pe deplin semnat și aprobat, putem continua în cele din urmă în mod direct la procedura de distrugere. În cazul în care documentul este un pic, puteți face acest lucru pe cont propriu - pur și simplu le executați prin tocător. Atunci când volume mari de cazuri, acestea sunt trimise pentru a distruge o companie specializată cu care este necesar contractul. Primirea și transmiterea documentelor către contractor sau fixat în tratat sau în actul, care este o anexă la contract.
Ce anume nu se poate face este de a arunca în cazul cel mai apropiat coș de gunoi în formă generală, și le brodeze și să lase în proiectele.
Faptul că afaceri auto-distrugere confirmată de un alt act, care se face într-o formă liberă. Distrugerea documentelor de către societățile contractuale au confirmat contractul cu acesta și actul de cazuri de acceptare și de transfer pentru distrugere.
Descărcați o mostră din actul de distrugere a documentelor pe cont propriu