de colectare a Arhivistic ca un fond de arhivă forma, compoziția, structura, achiziționarea de colecții de arhivă -

Compoziția, structura, achiziționarea colecțiilor de arhivă

Pentru documente de arhivă, spre deosebire de fonduri de arhivă și exploatațiile de arhivă nu sunt caracterizate prin predominarea conexiunilor istorice și logice. Baza de achiziție de colecții de arhivă este un semn de conexiune logică, și anume, ea a colectat în mod artificial.

Titlul colecției de arhivă trebuie să indice caracteristica (e) a documentelor de asociere, și, dacă este necesar, și autoritatea de origine (persoană juridică sau fizică, instituție, inclusiv arhiva organizației). De exemplu, o colecție de CV-uri și profiluri de scriitori.

Exemplu. Colectia de fotografii de artă colectate de Ilinym Arseniem Aleksandrovichem (1911-1970).

colecții de arhivă pot fi colectate de către o persoană și să acționeze ca atare în arhiva (colecția de manuscrise vechi, autografe, manuscrise muzicale etc.), și pot fi create în arhiva pe aceleași motive de documente disparate sau cazuri de diferite instituții pentru a crea condiții favorabile pentru utilizarea lor deplină.

Fiecare dintre acești complecși este considerată drept fundație și baza pentru aceasta este o unitate de clasificare. Informațiile istorice care constituie în colecții de arhivă ar trebui să acopere istoria colecției:

limitele cronologice ale colecției de arhivă sunt datele din cele mai vechi și mai recent document, incluse în compoziția sa.

Colecțiile pot fi formate de către o persoană privată și să acționeze în depozitare publică sau în arhiva personală a colectorului (ca rezultat al activităților sale de colectare), sau un set de documente separat, fără arhiva personală colector. În primul caz, ele devin Fondul de auto-colector (colecția de autografe colectate de AP și PP Vyazemsky) În al doilea rând - sunt auto-clasificare și unitatea de cont (o colecție de Vasily Alexandrovich Regina TsGALI).

În cazul în care documentele sunt foarte puține la număr, comparativ cu proprietarii originale ale unei colecții adunate de ei, întregul set de documente considerate a fi o colecție și de a obține un nume potrivit - o colecție de fotografii ale literaturii și artei, a adunat E. V. Tihonovym.

Colecții care vin la stocarea de stat, ca parte a arhivei personale a proprietarilor originali sau un set de documente separat, desființarea altor fonduri nu poate fi, chiar dacă obiectul activităților de colectare nu sunt documente individuale și arhivele personale ale altora.

La admiterea la Arhivele de Stat a documentelor personale izolate individuale, din care este imposibil să se formeze o auto-arhive pot fi combinate prin stocarea de stat în colecția de arhivare.

Se combină documente în colecția de arhivă se face pe tipuri de documente afiliere profesională a creatorilor lor sau tematic. colecții de arhivă Compoziția poate fi completat de documente nou primite și să se schimbe datorită transferului de documente individuale în bazele nou formate.

Arhivistic intră în fișierul de colectare sau de arhivă formată din arhivele de individ disparat având semne de generalitate (a se vedea. Anexa). Punct de vedere istoric dezvoltat de colectare de arhivă, a intrat dintr-un alt fișier, dintr-o organizație sau un cetățean, care nu este supus perefondirovaniyu.

colectare Arhivistic este listat fonduri la prima primire a documentelor din arhivele organizației. Fiecare fond este atribuit numărul următor de pe lista de fonduri în ordinea cronologică a primirii. Pentru a finanța numărul care urmează să fie transferate pentru depozitare permanentă se adaugă (în rolă) numărul atribuit arhivei statului respectiv după primul transfer al fondului pentru el.

documente de arhivă create în colecția de arhivare să nu fie perefondirovaniyu. arhive Perefondirovanie permise în cazuri excepționale, atunci când detectează fonduri erori de căutare Împiedicarea documentelor de arhivă.

Mutarea documentelor de la un fond la altul origine personală nu este permisă. O excepție este transferul de documente individuale din colecțiile de arhivă, create de Arhivele Statului, care este practicată în două cazuri: atunci când creați o nouă origine personală a fondurilor; atribuirea individuale, anterior atribuirea documentelor stocate în colecții de arhivă.

Transmiterea documentelor produse de actul, care se face în două exemplare, aprobat de conducerea arhivei și transmise activelor relevante de afaceri. Modificările sunt făcute simultan la toate înregistrările.

Conform rezultatelor lucrărilor vnutriarhivnyh (pregătirea inventare consolidate, descrierea științifică a colecțiilor de arhivă, verifica disponibilitatea și statutul documentelor, reconcilierea înregistrărilor) de a întocmi documente care să descrie actul de colecții de arhivă.