Cunoaște Intuit, curs, planificarea de comunicații și de proiect de management al configurației
Rezumat: Formarea strategiei de comunicare. Un exemplu de o strategie de comunicare. Identificarea obiectelor proiectului de management a configurației. Pentru a crea un nou element de configurare. Infrastructura de proiect. Exemplu de cerințe pentru infrastructura de birouri de proiect (track). Exemplu de proces de creare proiect de infrastructură. Formarea liniei de bază de configurare a proiectului. Organizarea managementului de configurare a proiectului. Organizarea documentarea starea elementelor de configurare. EXEMPLU furnizează proceduri de depunere. Exemplu O procedură de distribuție a documentelor. Exemple de proceduri de pregătire a documentelor. Proceduri Exemplu pentru activitățile de raportare.
Formarea strategiei de comunicare
În ceea ce privește conținutul oricărei comunicări cu privire la proiect trebuie să includă informații cu privire la următoarele.
- Satisfacerea nevoilor participanților la proiect să înțeleagă participanții la proiect ar trebui să poată obține un obiectiv, informații complete și coerente cu privire la scopurile și obiectivele proiectului și să fie în măsură să formeze propria opinie cu privire la gestionarea proiectului.
- Satisfacerea nevoilor participanților la proiect se simt Părțile interesate trebuie să înțeleagă în mod clar ce sunt prevăzute proceduri pentru organizarea participării acestora la procesul de luare a deciziilor cu privire la proiect, există nici un canal de feedback. modul în care acestea pot fi implicate în cea mai importantă parte a proiectului pentru a le.
- Satisfacerea nevoilor participanților la proiect act Angajații trebuie să fie informați, ceea ce înseamnă,
metodele, instrumentele oferite pentru a le cât mai curând posibil, pentru a se adapta la condițiile noului mediu organizațional și funcțional al organizației de afaceri.
Un exemplu al unei strategii de comunicare
Structura tipică a unei strategii de comunicare cuprinde următoarele secțiuni.
- Scopuri și obiective de informare a participanților exemplul proiectului:
Ca parte a strategiei puse în aplicare, informând nu se limitează numai la asigurarea angajaților informațiile necesare despre proiect. informându obiective care vizează creșterea loialității personalului pentru proiectul companiei, care este scopul final al managementului schimbării - pentru a asigura o tranziție lină la un nou standard de afaceri. Înainte de procesul de informare are trei obiective principale:
- furnizarea de informații despre publicul țintă scopurile, obiectivele și rezultatele proiectului:
- să informeze angajații despre proiect, importanța și beneficiile sale;
- asigură disponibilitatea, acuratețea și actualitatea informațiilor despre proiect;
- pentru a menține interesul în cadrul proiectului în toate etapele punerii sale în aplicare;
- furnizează informații în timp util cu privire la schimbările viitoare publicul țintă;
- formează o imagine a proiectului ca un inițiative deschise, transparente și accesibile;
- să pună în aplicare colectarea de informații cu privire la așteptările / temerile experților de afaceri cu privire la schimbările viitoare;
- formează o imagine a proiectului ca o inițiativă, gata să ofere un feedback. pentru a răspunde la întrebări și de a ajuta la rezolvarea problemelor viitoare;
- pentru a furniza informații în avans pentru utilizatorii finali ai evenimentelor viitoare legate de managementul schimbării;
Notă persoane specifice responsabile pentru comunicații de proiect, și locul lor în structura organizatorică a proiectului.
Pe baza informațiilor descrise mai sus scopuri, selectarea adecvată a trei grupuri țintă la care etapele din punct de vedere al comunicării vor fi îndreptate. Diferențele grupuri desemnate, caracterizate prin gradul de responsabilitate / participare în ierarhia de proiect a pozițiilor în cadrul companiei, și, prin urmare, loialitatea față de rezultatele proiectului, cauza utilizarea de canale multiple și măsuri de informare pentru fiecare dintre ele.
De regulă, acestea sunt capete sau lider de experți în unități liniare au informații complete despre procesele de business existente într-o anumită regiune, sunt implicate în armonizarea listei proceselor de schimbare.
Conducerile și controalele care acționează între grupul de control schimbare punct de contact principal și rețeaua de responsabil pentru punerea în aplicare. conștientizarea și participarea activă a acestora în procesul de management al schimbării este esențială pentru proiect.
Al doilea nivel este reprezentat de angajații nivel de șefi de departamente, care sunt responsabile pentru punerea în aplicare a măsurilor de gestionare a schimbărilor la nivel local, astfel cum este legătura dintre rețeaua responsabilă de conversie și utilizatorii finali
Experții de afaceri pot fi printre cei responsabili pentru conversie.
Angajații companiei, care mai târziu va trebui să se ocupe cu noile procese și sisteme în activitatea lor de zi cu zi. informându obiective care vizează în primul rând creșterea adoptarea unui sistem de acest public țintă particular.
Pentru a testa eficiența canalelor formale de comunicare existente următoarele este o listă de întrebări recomandate [5].
- Cât de repede și cât de des decizia oficială a managementului companiei sunt transmise la aceste canale de comunicare?
- Care părțile interesate pot fi informate prin acest canal?
- În ceea ce privește aplicabile și eficacitatea canalului de comunicare. dacă există o persoană responsabilă, dacă este posibil să se utilizeze pentru comunicarea internă și externă?
- Cum este rating-ul canalului de comunicare?
- În ceea ce privește canalul satisface nevoile de astăzi de informații, în cazul în care el a avut nici o interfață de interacțiune cu noile tehnologii informaționale și de comunicare?
Acesta oferă lista de mai jos de întrebări pentru a identifica cele mai eficiente canale de comunicare informale.
- Cine este (neoficial) un lider în organizația dumneavoastră?
- A cui aviz are cea mai mare pondere în discutarea problemelor importante?
- Care este atitudinea în organizarea difuzarea deschisă a informațiilor de proiect și transparența activităților departamentelor conexe?
Astfel, canalele de comunicare formează 3 grupuri: formale de proiecte specifice și informale.
Tabelul 7.2. matrice de comunicații EXEMPLU
Analizând matricea de comunicare pe verticală, puteți determina importanța strategică a unui anumit canal de comunicare, în cazul în care acesta este principalul canal de comunicare pentru un număr mare de grupuri de părți interesate, ar trebui să-l considerăm ca un activ important al proiectului.
- Organizarea proiectului de feedback
Necesitatea de a pune în aplicare bucle de control feedback-ul, inclusiv în domeniul comunicațiilor, poate fi justificată după cum urmează.
Comunicarea eficientă este posibilă doar atunci când un design de comunicare bidirecțională - prezența înainte și înapoi link-ul. Acesta din urmă prevede primul control.
Monitorizarea eficacității canalelor de informare implică următoarele aspecte:
- calitatea informațiilor despre proiect, venind prin canale oficiale stabilite de informare;
- o intensitate suficientă a informațiilor primite;
- caracterul complet al informațiilor primite pe canalele oficiale de informare specifice.
Cele de mai sus 5 puncte nu reprezintă o listă exhaustivă a secțiunilor unei strategii de comunicare. dar acestea sunt cele mai importante și, de regulă, necesare pentru pregătirea planului de comunicare competente.