Cum se face o scrisoare de răspuns

Din articol, veți învăța:

În unele cazuri, o scrisoare de răspuns

Incoming mail fiecare organizație este format din diferite documente, unele dintre care aveți nevoie pentru a trimite mesaje de răspuns. Ar trebui să fie o bună înțelegere a soiurilor de documente și scrisori primite, care trebuie să dea un răspuns. Va oferim pentru a vă familiariza cu tipurile de mesaje primite, pe care doriți să trimiteți un mesaj de răspuns.

Scrisoare de cerere

În unele cazuri, hârtia de afaceri poate conține o cerere directă, ci doar o dorință. De exemplu, „Așteptăm cu nerăbdare să luarea în considerare a tratamentului ...“. În acest caz, documentul trebuie să conțină, de asemenea, auto-tratament sau a situației, care necesită adoptarea unor măsuri specifice.

Există, de asemenea, situații în care o singură literă de solicitare trebuie să conțină un număr de petiții. În acest caz, normele de proiectare impun ca fiecare dintre ele a fost descrisă într-un paragraf separat. Cu fiecare paragraf succesive conținând petiția ar trebui să înceapă cu cuvintele „De asemenea, vă rugăm să ia măsuri ...“, „De-a lungul drum, vă rugăm să acorde o atenție ...“ „În același timp, vă rugăm să ia în considerare ...“ etc.

scrisoare anchetă

Poate că scrisoarea de anchetă este singurul document la care răspunsul trebuie să fie trimise fără a eșua. În ciuda faptului că scrisoarea de cerere și de anchetă scrisori sunt foarte similare în stil și prezentarea conținutului, cererea are o trăsătură distinctivă, care nu poate fi ignorat. Acesta este documentul justificare.

Scrisori de invitație

Structura și designul scrisorii de răspuns

Este important să se înțeleagă că un răspuns la cererea (proba prezentată mai jos) poate avea atât un impact pozitiv și o decizie negativă cu privire la această cerere. Să le considerăm mai detaliat.

Un răspuns pozitiv

scrisoare de răspuns care conține o decizie pozitivă privind cererea specifică sau a unei cereri se face în același stil ca și interogarea în sine. De fapt, ar trebui să fie scrise folosind aceeași limbă și același stil. În documentul trebuie menționat faptul că cererea a fost considerată, pe baza cărora a fost o decizie pozitivă (decizia de acordare a cererii). În acest caz, dacă este necesar, puteți specifica intervalul de timp în care cererea va fi îndeplinită.

În cazul în care răspunsul la o cerere formală (probă prezentată mai jos) necesită trimiterea unor documente de afaceri, acestea pot fi atașate la scrisoarea. Trebuie remarcat în lista principală de documente a documentelor anexate, numărul acestora și numele. numărul de copii specificat atunci când este necesar.

negativ

În cazul în care este imposibil să se acorde cererea sau de cercetare, ar trebui să informeze cel mai corect de a refuza. În acest caz, la fel ca în exemplul de realizare de mai sus, eșecul ar trebui să fie scrise în același stil ca și cel al cererii de inițiere. Un răspuns negativ, ar trebui să fie cât mai corecte și să conțină motivele obiective pentru refuzul.

În cazul în care există premise pentru o decizie pozitivă privind cererea, pot fi specificate în ceea ce privește răspunsul pe care-l cere.

Rețineți că este inadmisibil pentru a trage un răspuns negativ la mesajul (proba prezentată mai jos) într-un ton dur. Mai mult decât atât, ar fi oportună exprimarea regretul sincer cu privire la imposibilitatea de a satisface cererea. O astfel de măsură nu este dictată numai de fundamentele de etica in afaceri, dar, de asemenea, vă permite să păstrați o relație de afaceri.

Elementele esențiale ale scrisorii de răspuns

Este important să se înțeleagă că orice scrisoare de răspuns trebuie să includă numărul de document în care a fost trimis cererea și data. În această scrisoare, răspunsul semnat de angajat căruia cererea a fost trimisă numele.