Cum să se pregătească pentru trecerea la managementul electronic al documentelor cu contractori
În cazul în care compania intenționează să se mute în managementul electronic al documentelor, recomandările noastre vă va ajuta să elaboreze un plan de acțiune. Ei ne spun cum să negocieze cu contractori pentru a alege un furnizor și pregătirea personalului pentru schimbări în activitatea.
Utilizați walkthroughs:
În cazul în care o companie se va muta la management al documentelor electronice (EDM), cu contrapartide de a vota în avans, unele dintre documentele pot fi transmise pe cale electronică. Pe aceasta depinde domeniul de aplicare a planului de lucru al proiectului pentru ea, costurile forței de muncă și costurile companiei.
Cum de a crea un plan de lucru pentru trecerea la managementul electronic al documentelor cu contractori
tranziția companiei la locul de muncă în managementul documentelor electronice este împărțit în blocuri:
- probleme organizatorice;
- contrapărți;
- gestionarea documentelor;
- personal;
- furnizor;
- Automatizarea (alinierea sistemului contabil cu furnizorul de resurse de informații);
- buget.
Enumerați ce sarcini trebuie îndeplinite în cadrul fiecărui bloc (vezi. Exemplu). Dacă este necesar, ajustați lista. Să presupunem că societatea nu ar putea avea nevoie de automatizare: pentru a urmări starea documentelor de înregistrare prin sistemul de contabilitate al companiei este convenabil, dar, în cazul în care volumul de document nu este mare, costurile pentru automatizarea nu va plăti.
Identificați-vă, în ce succesiune pentru a efectua elementele enumerate. Unele dintre lucrările pot fi realizate simultan, de exemplu, pentru a dezvolta materiale de prezentare pentru personal și de a negocia cu contractori.
Descarcă mai populare 3 regulamente, care vor fi utile în activitatea
Cum să negocieze cu partenerii despre trecerea la managementul electronic al documentelor
Se împarte societatea în patru grupuri de contrapartide. Fiecare grup va utiliza o abordare specială pentru a negocia trecerea la gestionarea documentelor electronice. Poate că nu toți contractanții vor fi de acord, este necesar să continue să comunice cu ei, documente pe hârtie sau să nu mai funcționeze.
contrapărțile semnificative care utilizează documentul electronic. Aceste companii sunt deja de lucru cu furnizorii săi de servicii să nu fie cu acele organizații cu care urmează să lucreze afacerea ta. Cu parteneri din grupul poate acționa după cum urmează:
1. Luați în considerare dacă este recomandabil să se încheie un contract cu un furnizor cu care cumpărătorul este de lucru (furnizor).
2. Aflați dacă există roaming-ul între presupusa furnizor de compania dumneavoastră și furnizorul contrapartidei.
3. Oferta o contraparte pentru a încheia un contract cu furnizorul, care va alege compania dumneavoastră.
contrapărțile semnificative care nu utilizează documentul electronic. În cazul în care cumpărătorul (furnizor) refuză să utilizeze electronice de gestionare a documentelor și să coopereze cu el pentru a opri societatea nu este profitabilă, acționează pe unul dintre scenariile:
2. Faceți o programare și să încerce să convingă să utilizeze electronic de management al documentelor.
Promite că va fi loial eventualele deficiențe și de a ajuta să se stabilească documentul electronic pentru a lucra cu compania dumneavoastră.
Nebolshiekontragenty care utilizează documente electronice. Acest grup de cumpărători și furnizori pot utiliza aceleași opțiuni ca și în raport cu contrapartide semnificative. Dar negocierile efectuate în mod avantajos sub formă de corespondență, nu să-și petreacă prea mult timp. În cazul în care un acord nu poate fi - poate fi mai ușor să refuze să coopereze.
Nebolshiekontragenty care nu utilizează documentul electronic. În cazul în care cumpărătorul (furnizor) nu se aplică în cazul partenerilor-cheie ale companiei, încercați să-i motiveze să utilizeze furnizor electronic de management al documentelor cu modul în care doriți. Opțiuni de acțiune:
1. constatarea faptului că, de exemplu, de la începutul noului trimestru, compania dumneavoastră primește și trimite documente numai în format electronic.
2. Pentru a realiza un comision în cazul în care contrapartea a pierdut documentele originale și a trimis duplicate; bine, în cazul în care el a prezentat documentele originale după expirarea termenului. Astfel de măsuri sunt aplicabile clienților (furnizori), care nu da timp de hârtie.
Pentru companiile mai mici, care fac schimb de documente pe hârtie, este necesar să se pregătească o prezentare clară. Dacă contractorii vor înțelege nuanțele în documentul electronic, este mai ușor să-i convingă să se schimbe ordinea de muncă. Cu toți clienții mici și furnizorii companiei de a satisface cu greu este posibil, astfel încât asigurați-vă că pentru a fi prezentate.
Cum de a alege furnizorul de document electronic
În cazul în care compania are o mulțime de contractori, atunci cel mai probabil, va trebui să lucreze cu mai mulți furnizori de documente electronice. Încercați să reducă la minimum cantitatea de acesta din urmă.
- care operează deja companii și contractori la care puteți transfera un volum semnificativ de tranzacții;
- în care roaming maxim;
- care pot utiliza certificatul de semnare companiei lor existente (dacă există).
Factorul de preț nu trebuie să fie luate în considerare. În cazul în care furnizorul nu are furnizori de roaming cu omologii dvs., acesta nu este potrivit, chiar și în cazul în care serviciile sale sunt mai ieftine.
Cum de a formaliza fluxul de lucru al companiei
Înainte de a trece la managementul documentelor electronice, este necesar să se formalizeze circulația documentelor. Asigurați-vă sau ajusta, dacă este necesar:
1. Lista documentelor, pe care compania folosește în activitatea sa cu contractori.
2. O listă actuală a funcționarilor implicați în fluxul de lucru. Precizați care:
O astfel de listă trebuie să fie actualizată în mod constant. De îndată ce un angajat părăsește, este necesar să se anuleze semnătura electronică și locul de nou-numit în postul.
Pregătirea și asigurarea reglementărilor interne ale documentelor privind orarul de la început pentru a trimite arhiva (a se vedea. Exemplu).
Cum să se pregătească personalul companiei pentru trecerea la managementul electronic al documentelor
Cât de repede și cu succes compania va trece la documentul electronic. Depinde de angajați. Deci, ei nu saboteze proiectul, este important să nu se forțeze, ci să convingă beneficiile de inovare.
Pentru a explica și preda pre-start - atunci când conducerea a decis să se mute în managementul documentelor electronice. Organizarea o prezentare a explica principiile de funcționare pentru întregul personal al companiei, inclusiv angajații care nu participă la documentul electronic.
Acordați o atenție deosebită semnatarilor de învățare. Creați pentru a le instrucțiuni clare și detaliate, de preferință, cu capturi de ecran: care site-ul pentru a merge, ce informații și în cazul în care pentru a intra, ce butoane pentru a împinge și la ce punct, cum să lucreze cu certificatul de semnătură.
Pentru a convinge angajații să sprijine proiectul de introducere a managementului documentelor electronice poate ajuta la astfel de argumente:
- o semnătură electronică cu privire la gradul de responsabilitate oficială nu este diferită decât cea fizică;
- document electronic face mai ușor de a crea și a documentelor de proces. Nu trebuie să suni și de a afla când contrapartea va semna și trimite documentul necesar;
- documente nu vor fi pierdute. Căutarea le va fi mai ușor.
Cum de a planifica costurile de introducere a documentelor electronice
1. Costul furnizorului de servicii - este de 10 000-20 000 freca. pe an, în funcție de planul tarifar. Află prețurile și în buget.
3. Salariul angajaților - costul suplimentar sau în momentul în care personalul nu cheltui pe sarcinile lor directe. Costurile depind de durata sarcinilor și costul de o oră de angajat.
4. Costul de automatizare - depinde de sarcinile care doresc să rezolve companiei, complexitatea punerii lor în aplicare, costul de o oră de dezvoltatori de lucru.
Recomandarea privind metodica Management Financiar
Citește în a doua jumătate