Cum să se pregătească pentru expoziție

Scopurile și obiectivele participării companiei în cadrul expoziției ar trebui să fie determinată înainte de rezervarea spațiului expozițional. Cu toate acestea, în practică, din păcate, se întâmplă foarte rar. Din păcate - din cauza incertitudinii răspunsurilor la întrebările „de ce am participat la expoziția“ și „ceea ce vreau să realizeze cu ea,“ este plină cu costuri financiare grave în viitor.

"World Climate" revista. Cu ani de experiență în expoziții membrilor APIC, am decis să dau câteva sfaturi practice pentru potențialii participanți cu privire la pregătirea și organizarea de expoziții.

Există în acest caz și „falsă problemă“, reflectând percepția oarecum inadecvată a pieței o serie de companii. De exemplu, compania vrea să arate întreaga sa stocul de depozit, rezultând într-un stand se transformă într-un faimos magazin de produse uscate din „Vițelul de aur“ (mercerie comerț, repararea diverse ore kantsbum reparatii tevi, chiuvete și toalete, lucrătorii de specialitate de amidon cu gulere din Leningrad). O altă „sarcină falsă“ - economisind bani pe firmele echipamentul standului. În acest caz, a petrecut o gramada de bani pe zona de expoziție, compania salvează pe organizarea cu succes a expoziției și în cele din urmă nu justifică investițiile lor în proiect.

Ne așteptăm ca bugetul expoziției

Ce elemente de cheltuieli pot fi prezente în timpul pregătirii expoziției bugetului?

Vom începe să se pregătească pentru expoziție

Este de dorit ca dezvoltatorul are o licență pentru a construi, mai ales că organizatorii expoziției au nevoie și de experiență de cel puțin trei ani în această piață.

suporta costul poate fi ușor redusă, cu condiția ca dezvoltatorului propria bază de producție și de construcție. De multe ori, cu toate acestea, contribuțiile lor pot limita cercetarea creativă și potențialul de constructor, care se bazează pe faptul că există.

În ceea ce privește apartenența la asociații comerciale, expoziții, organizații de expoziție, care, în practică, există există atât punctele forte și dezvoltatori mediocre.

Documentația pentru expoziție

Există două grupuri de documente atunci când se lucrează cu organizatorul expoziției: obligatorie și facultativă. Toate acestea sunt făcute pe antetul companiei.

Documentele necesare includ: un echipament de import-export (planșe); o emisiune de permise pentru angajații societății expozant pentru perioada de montare și demontare a standului; autorizarea angajatului de a efectua toate activitățile legate de participarea companiei in expozitie (proba este la organizatorii expoziției).

documente suplimentare includ: cerere pentru un bilet de parcare; Cerere de sosirea pe teritoriul complexului de transport produs expozant expoziție; cerere de insigne suplimentare pentru angajații care lucrează la stand, și alta.

Documentele completate sunt aduse la angajat al companiei de management al expoziției, care a descărcat un nume de încredere. documente fiind convenite în prealabil cu organizatorii (de obicei, cu câteva zile înainte de instalare).

Pentru interpreți, mai ales pentru companie este nevoie de-constructor, mai presus de toate, bine scrise specificații tehnice pentru construcții. Acesta ar trebui să conțină: schemă de pavilion cu indicarea standului (bun mod necesar constructor de congrese și a vedea locul, de multe ori ei dau chiar sfaturi despre alegerea zonei optime); informații cu privire la scopurile și obiectivele expoziției; descriere mai detaliată a principalelor elemente care ar trebui să fie pe suportul (numărul de birouri de recepție și satisfacerea locații din zona camerei de materiale stocare, prezența cafe); cerințe pentru identitate corporativă; Lista echipamentului (este de dorit nu numai pentru a indica greutatea și dimensiunile, dar, de asemenea, pentru a da sfaturi cu privire la tehnicile de instalare, este de dorit să ofere imagini și mostre). În unele cazuri, crede-mă, este necesar să se specifice preferințele personale ale partenerului, producătorul sau directorul general al firmei (de exemplu, „barca dragoste“ sau „nu-i place tot mare și luminos“).

În plus față de cerințele caietului de sarcini, este necesar contractul privind construcția standului, care ar conține proiectul standului, calendarul specific și costul lucrărilor, lista materialelor utilizate în același timp, sancțiunile specifice pentru încălcarea ambelor termene și coordonat proiectul a scris competent.

Pentru a planifica activitățile și organizarea angajaților companiei sale ar trebui să pregătească bugetul expoziției, în cazul în care toate costurile planificate au fost luate în considerare. Chiar dacă bugetul necesar de-a lungul modul în care se va face mici schimbări, veți avea o bază de la care să lucreze și pe care le va fi întotdeauna în măsură să cont.

Trebuie să creați, de asemenea, un program de pregătire pentru expoziție, în cazul în care toate etapele de pregătire se vor reflecta, termene, responsabili, precum și măsura în care un anumit element.

Cum de a atrage vizitatori direcționate către standul dvs.

Atragerea de vizitatori direcționate către standul companiei - un aspect important al procesului de pregătire pentru expoziție, care, pentru un motiv oarecare, de multe ori uitate. Pentru dumneavoastră bun parteneri vechi invitație la expoziția va fi o scuză bună pentru comunicarea profesională și umană (în funcție de nivelul relației dvs.), cât și pentru potențialii parteneri - „oamenii văd și să fie văzut“ un semn de atenție, un fel de invitație la o persoană de contact, posibilitatea de a

Rugați să tipărească și să trimită partenerul dvs. o invitație de a vizita standul, seminar sau evenimentului corporate, a avut loc în cadrul expoziției.

Astfel, este necesar pentru a maximiza oportunitățile oferite de organizatorul unei resurse Internet pentru a posta informații despre actualizările lor și pentru a furniza informații despre participarea companiei dumneavoastră în cadrul expoziției în presa de specialitate. Și asigurați-vă că pentru a posta informații despre expoziția de pe propriul site:

Alexey Vinogradov, director general al laboratorului, "Robinson și vineri" soluții

Care ar trebui să fie arhitectura expoziției stau?

Aici există unele soluții universale. arhitectura cabina poate atrage atenția în mod activ, să poarte o idee clar formulate sau, dimpotrivă, să servească drept fundal armonios, subliniind exponatele interesante, prezentate de companie. Design gălăgios, nearmonic, suprasaturate, „umflata“ stand capabil de a anula toate celelalte eforturi organizatorice și financiare considerabile pentru a pregăti pentru participarea la expoziție.

Este important să se acorde o atenție deosebită funcționalității expunerii deciziei de planificare. zona standului de planificare, conformitatea cu scopurile și obiectivele stabilite de companie care participă la expoziție, - depinde dacă va fi eficient, este atractiv pentru vizitatori, convenabil și confortabil pentru partenerii si invitatii dumneavoastra. Și, mai important, în cazul în care angajații companiei vor fi în măsură să lucreze la expoziție cu dedicare deplină și succesul maxim.

Design - este în primul rând funcțional, mai degrabă decât doar un exterior atractiv. Pentru a crea cu succes o expunere productivă, este necesară pentru a se conforma cu un amestec armonios de funcție și formă.

Expoziția de bază - aceasta prezintă, cu alte cuvinte, prezentarea produselor dumneavoastră, servicii sau tehnologii. O etapă foarte importantă a alegerii lor. Este necesar să se concentreze pe cel mai important, relevant și interesant - a fost atât să câștige atenția vizitatorilor. Luând câteva accente semantice în principal, putem obține rezultate mult mai grave decât demonstrarea nimic și totul.

Chiar dacă arhitectura și designul sunt realizate la cel mai înalt nivel, trebuie să urmați pentru a nu sta semăna cu un depozit, plin de bunuri.