Cum de a scrie o comandă pentru întreprindere - lucru - doi plus doi
Nu este un secret faptul că, în multe organizații moderne, în calitate de secretar-asistent și manager de resurse umane efectuează un angajat. Aceasta este, de recrutare și compania generală concentrată de secretariat în aceleași mâini. Această situație nu numai că duce la economii, dar, de asemenea, simplifica munca, mai ales în echipe mici.
Comenzi-comenzi
La locul de muncă o persoană cu toate documentele companiile ridică adesea întrebări mai bune și mai ușor de a organiza documente, astfel încât orice moment puteți găsi cu ușurință orice ordine, și în viitor, de asemenea, să se pregătească rapid și ușor documentele pentru livrare la arhiva.
Sistemul de evidență a dezvoltat destul de separare logică a documentelor de reglementare cu privire la ordinele (comenzile) pentru activitatea de primar (producție) și comenzi (ordine) cu privire la personal, adică de personal. Singurele reglementări care stabilesc principiile de sistematizare a documentelor administrative, o listă de documente administrative tipice generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea termenului de valabilitate. Această listă de documente se introduce oarecum diferite ordine de separare (ordine). Pe lângă cele două grupuri majore evidențiate ordinele chiar (ordine) ale activității administrative.
Deci, pe baza listei de documente administrative tipic românești generate în activitățile organizațiilor, toate documentele sunt împărțite în trei grupe principale:
Comenzi (ordinele)
- din activități de exploatare (termen de valabilitate - pentru totdeauna)
- cu personalul (termen de valabilitate - 75 de ani, EPA)
- pentru probleme administrative (termen de valabilitate - 5 ani)
În plus, această listă este clarificat faptul că ordinele (ordine) de pe activitatea de bază, trimis pentru informații care urmează să fie păstrate „până când nu mai este necesar.“ Deci, documentele obținute de organizația-mamă este cel mai bine să aloce într-un dosar special (caz separat), cu perioada corespunzătoare de depozitare.
Să luăm în considerare toate tipurile de comenzi. Cele mai multe dintre întrebările din activitatea are loc pe Ahd. Foarte adesea nu este clar că se aplică activităților economice, și că - în principal, o anumită ordine în care dosarul la tiv.
Ordine (comenzi) pentru aspectele administrative și economice
1. Respectarea regulamentelor interne ale activităților regulilor
2. Funcționarea clădirilor, spațiilor
3. Serviciul de transport, comunicare internă
Comenzi (ordine) cu privire la personalul
În ciuda perioadei de păstrare obligatorie de 75 de ani ordinele de resurse umane, există un număr de ordine cu un termen de valabilitate de 5 ani. Astfel, în conformitate cu lista, este necesară perioada de păstrare de cinci ani pentru comenzi (comenzi) pentru un concediu regulat și educațional, taxe, penalități, excursii scurte în țara România. Toate celelalte comenzi (ordine) cu privire la personalul au un termen de valabilitate de 75 de ani, EPA (expert-inspecție a Comisiei) și, în consecință, ar trebui să fie alocate într-un grup separat. Documente cu termen de valabilitate semidesyatipyatiletnim sunt ordinele (comenzi):
1. La locul de muncă
2. La încetarea contractului de muncă (demisie)
3. Despre transferul la un alt loc de muncă
4. promoții și bonusuri angajaților
5. La stabilirea cotelor salariilor
6. Concediul fără plată
7. Concediul pentru îngrijirea copilului
8. Pentru a schimba numele, prenumele, patronimicul
9. atribuirea unui rang de clasă angajații de stat (municipale)
10. La ridicarea klassnosti (descărcare) ale angajatului
11. La investigarea accidentelor cu angajații
Direcția 12.O călătorii în străinătate
13. Pe direcția de o călătorie lungă (peste o lună) în țară
14. Transmiterea de practică a studenților (în cazul în care, în acest moment studenții sunt plătite salarii și au plătit prime la fondul de pensii din România)
Deoarece ordinele de grup privind personalul sunt două tipuri de timp de depozitare, serviciile de personal ar trebui să formeze aceste documente în diferite cazuri și să înregistrarea acestora separat. Una dintre greșelile multe HR este executarea tuturor ordinelor de sărbători într-un singur caz. Aceasta înseamnă că ordinele să plece fără salariu, de formare, vacanțe regulate, precum și ordinele privind concediul pentru îngrijirea copilului sunt depuse într-un dosar public. Dar ordinele pentru următorul studiu și de concediu ar trebui să fie păstrate timp de cinci ani, iar restul - șaptezeci și cinci, așa că a fost mai ușor să păstreze aceste aspecte separat.
La înregistrarea ordinelor (ordine) cu privire la personalul cu depozitare și șaptezeci și cinci de ani (la recepție, transferarea, eliberarea și altele) le sunt atribuite numere de serie, cu adăugarea denumirilor litera „A“ (focuri), „n“ (personal) sau „l / c „(personal), de exemplu: ordinul № 11 sau № 5 l / s.
Ordine (comenzi) din perioada de depozitare de cinci ani (concediu regulate și de învățământ, penalizări etc.). De regulă, au numere de înmatriculare cu celelalte litere. Cu toate acestea, în multe organizații a stabilit propria lor tradiție în desemnarea numărului de înregistrare al comenzii (ordinele).
În interiorul fiecărui caz, comenzile sunt plasate pe numerele și datele de publicare. Cu un volum mare de documente (peste 250 de pagini) se ocupă cu comenzi (ordine) sunt împărțite în volume, cu indicarea pe coperta fiecărui volum și numere datele extreme ale comenzilor incluse în ea (instrucțiuni). Este nu numai cerințele pentru arhivare, ci doar comoditate atunci când se caută comenzi în ultimii ani.
Ordine (comenzi) din activități de exploatare
Lista toate întrebările care se referă la activitatea de bază și care pot face obiectul unor reglementări prin ordine imposibile. Putem identifica doar principale ordine de grup tematice (ordine) pentru activitatea primară (de producție):
1) aprobarea structurii organizației, schimbarea ei viitoare;
2) determinarea (schimbarea) personal;
3) reducerea nivelurilor de personal;
4) determinarea (schimbare) de reglementările locale ale Organizației (instrucțiuni, reguli, regulamente, proceduri);
5) activități de planificare;
6) efectuarea certificării;
7) controlul activității (raportare);
8) stabilirea unui regim de lucru și schimbările în ea;
9) activități de finanțare;
10) logistica;
11) suport de informare și documentare;
12), și mult mai mult, în funcție de specificul organizației.
nu emite ordine (ordine), care fac parte din grupul de documente administrative cu privire la orice probleme din activitățile de exploatare, acestea sunt toate formate într-un caz cu un termen de valabilitate de „Întotdeauna“. le împarte în orice grup și să formeze câteva cazuri de subiecți nu este recomandată. Numerele de înmatriculare ale comenzii (instrucțiuni) din activitățile de exploatare sunt alocate în ordinea în care sunt primite în cursul anului calendaristic. La înregistrarea comenzilor în domeniul principal de activitate, în principiu, la numărul de ordine al comenzii (instrucțiunea) nu se pot adăuga indecși suplimentare, deși de multe ori la întreprinderile din aceste documente merg sub simbolul „p“ (de reglementare), „o“ (de bază) sau sub alte scrisori.
Adesea, organizațiile a emis un ordin (instrucțiune) cu privire la activitățile primare (de producție), care, împreună cu problemele de afaceri de bază include instrucțiuni de natură administrativă și economică. În acest caz, ordinea (comanda) ar trebui să se refere la activitatea principală, și stocate permanent. Principalul lucru - nu se amestecă și nu investesc într-un dosar pe documente AHD care urmează să fie stocat un total de cinci ani.
În plus, unii experți în birou nu a considerat că este necesar să împartă toate principalele probleme și activități economice. Puteți, desigur, toate ordinele și instrucțiunile în ambele direcții pentru a înregistra și Hemming într-un singur lucru, doar atât de convenabil. Magazinul va avea toate documentele împreună și în mod continuu.
Salvarea pentru un management de mare document pentru mulți secretari și resurse umane este nomenclatura afacerilor - documentul care a codificat ordine și instrucțiuni pe teme de indici ai numere. Nomenclatorul de afaceri este de obicei trimis de organizația mamă pentru executare. Dar, întreprinderile mici pot dezvolta propriile sale, ținând cont de specificul muncii lor.