Cum de a organiza un document care deține

Expert. Anna Kuznetsova | Poziția. șef al direcției de dezvoltare a companiilor sisteme de documentare | Companie. NAUMEN

La un moment în care fuziunile și achizițiile sunt exploatații în special comune și în mod constant noi, problema fluxului de lucru în cadrul exploatației preocuparea pentru mulți manageri.

În acest articol vom sublinia problema de a stabili obiective și modalități de realizare a acestora pentru a selecta sistem optim de flux de lucru, ia în considerare avantajele și dezavantajele opțiunilor sistemelor informaționale și modalități diferite de implementare a proceselor de lucru ale companiilor de tip holding pe care fiecare societate a fost în măsură să determine cea mai bună opțiune pentru ea.

Pentru a începe să definească termenii: ce înțelegem prin societatea holding. Ținând (din exploatația engleză -. «Dreptul de proprietate") - un set de societatea-mamă și filialele sale controlate. În contextul temei noastre - organizarea deține documente - nu este atât de important dacă toate întreprinderile asociate ale exploatației într-un singur proces de producție (societate holding integrat), sau fiecare companie isi desfasoara propriile afaceri independente (holding conglomerat de companie). În primul rând, este important ca șeful societății holding controlează filialele și afiliații, la rândul lor, pot interacționa cu atât societatea-mamă și reciproc.

Are ca scop optimizarea fluxului de lucru și modalități de a le atinge

Deci, avem un grup de companii ce țin de interesele financiare ale proprietarilor comune. Să analizăm în mod succesiv obiectivele acestor societăți, modalități de realizare a acestora, argumentele pro și contra fiecărei metode și rezultate optime posibile. Etapa de setare țintă următoarele entități pot fi implicate:

• managementul holding / societate de gestionare (consiliu de administrație);
• gestionarea filialelor ale exploatației;
• Personalul responsabil de managementul înregistrărilor la toate întreprinderile din exploatație;
• obișnuiți angajați-interpreți.

Pentru Consiliul Director, în primul rând - pentru a asigura o eficiență maximă a unității de exploatare în ansamblul său, cu scopul de a face profit.

Pentru a ghida filialele din timpul de menținere este important să se cunoască gama de sarcini primite de la societatea-mamă. Capacitatea de a urmări progresul executării proceselor, care implică mai multe societăți ale exploatației, după cum este necesar. Cu această capacitate, o filială a conducerii companiei intelege mai bine gama lor de sarcini, și poate rezolva rapid problemele transversale cu liderii altor companii care dețin.

În plus față de furnizarea de procese comune pentru cap este important să se stabilească procese în propria organizație, pentru a construi un lanț de execuție pentru rezultate rapide și de înaltă calitate.

Pentru angajații care sunt responsabili pentru managementul de birou, este important să existe un sistem de informații care să permită, pe de o parte, să pună în aplicare standarde de gestionare a documentelor electronice, pe de altă parte - pentru a oferi instrumente pentru recuperarea rapidă a documentelor, ușor de a lucra cu ei precum și un control eficient al disciplinei executive.

Pentru grefieri care lucrează într-una dintre societățile holding, care nu sunt atât de importante singur proces de exploatație este important pentru ei să îndeplinească standardele stabilite de compania lor. Acestea ar trebui să aibă întotdeauna la îndemână șabloane de documente, gama de cazuri, rapoarte și așa mai departe. D.

angajații obișnuiți este important să se obțină obiective bine definite, cu termene clare de execuție și lista participanților. Atunci când se lucrează asupra proceselor mezhholdingovym angajații trebuie să vadă performerii finale ale tuturor lanțurilor de comenzi, chiar și în alte companii, astfel încât să puteți identifica rapid persoana responsabilă pentru fiecare chestiune și să i se adreseze în mod direct.

Alegerea unui sistem informatic pentru organizarea unui document de susținere

În realizarea obiectivelor organizării care deține documentul rol important jucat de alegerea sistemului de informații, cele mai potrivite pentru a întreprinderii, luând în considerare caracteristicile sale. Potrivit portalului www.doc-online.ru. în prezent pe piața românească există aproximativ 70 de sisteme electronice de gestiune a documentelor. La soluția de specialitate pentru construirea unei exploatații de documente în grade diferite, spun 10% dintre producătorii EDS.

Ce opțiuni sunt acolo? Să încercăm să ia în considerare mai întâi toate opțiunile disponibile, și apoi încercați să stabilească argumentele pro și contra pentru fiecare.

Una dintre cele mai comune alternativa este utilizarea SED cu replicare totală sau parțială a datelor. Cu această opțiune, fiecare dintre societatea holding este setat sistemul server de flux de lucru. Servere conectate prin canale de comunicare, și atunci când datele pe același server cu privire la modificările informațiile sunt transmise către alte servere. Când se utilizează modul de replicare a datelor complete cu privire la toate serverele sunt identice.

În replicare parțială opțiuni sunt posibile atunci când sunt transferate numai între sistemele carnete de documente (RSC) și cea mai exigentă parte a datelor - fișiere - stocate pe serverul sursă. În acest caz, fiecare birou regional lucrează cu fișiere din rețeaua lor, fără pomparea unui volum mare de date de la un server central.

De asemenea, variante sunt posibile atunci când toate datele sunt primite de la filialele de servere la un server central, iar în filialele sunt actualizate numai informațiile referitoare la fiecare dintre ele. Ca urmare, serverul bazei de date completă centrală este disponibilă pentru toate companiile, dar pe servere pentru copii - doar prin datele organizației lor. Din punct de vedere al realizării tehnice, replicarea poate fi realizată prin mijloace sau mijloace de gestionare a documentelor sistemului SGBD.

Mai degrabă opțiunea exotice este trimiterea documentelor la birourile prin e-mail. În acest caz, documentele care aveți nevoie pentru a aduce în atenția / executarea anumitor persoane în filiala sunt transmise sub forma unui mesaj de e-mail, special conceput să conțină documentul în sine și butoanele necesare pentru a efectua acțiuni pe sarcina la îndemână.

O altă variantă a organizării documentului de susținere poate fi considerată o variantă a utilizării unui sistem unic pentru toate întreprinderile.

Prezența unei astfel de decizii, cu unele restricții, pot pretinde toți vânzătorii ECM. În acest caz, toate companiile sunt conectate la un singur sistem și de a lucra în spațiu informațional comun.

Dacă aveți nevoie de încă o variantă a sistemelor distribuite este o altă soluție comună este un mecanism în care fiecare întreprindere are propria EDS desfășurare de la același producător. În cazul în care apare o situație care necesită date EDS o altă entitate, între sistemele are loc schimbul automat de mesaje care conțin informații cu privire la documentele și sarcinile în format intern EDS. Într-o astfel de realizare este stocată procese unice de documente interne ale companiei, astfel este asigurată prin executarea de procese, care acoperă mai multe întreprinderi.

În funcție de metoda de punere în aplicare a capacității de a automatiza transferul de informații între SED direct, fie opțiune, atunci când transferul de informații implicate operatorul care efectuează dirijarea mesajelor provenind din PSUG companii diferite.

Avantajul incontestabil al acestei metode este versatilitatea sa și, în general, indiferent de producător. În teorie, în cazul în care societățile holding a stabilit SED de la diferiti furnizori, sprijinind un schimb de pe standardele de stat, pot fi aranjate prin intermediul proceselor între întreprinderi. În practică, până în prezent, nici una dintre companiile - producătorii EDS nu declară soluții gata făcute în conformitate cu acest standard, chiar și printre acei producători care au participat activ la dezvoltarea standardului. Și chiar dacă această opțiune este pusă în aplicare, schimbul final va necesita participarea operatorilor specializați pentru prelucrarea mesajelor de la alte EDS ca formatul descris în oaspeți, este universală și nu ține cont de particularitățile de lucru cu documente și sarcini într-o anumită SED.

Avantajele și dezavantajele opțiunilor sistemelor informatice

Acum, ia în considerare avantajele și dezavantajele fiecărei opțiuni pentru a determina care este cea mai potrivita pentru un anumit caz.

Combinând scopuri participanților procesul fluxului de lucru și posibilele opțiuni pentru punerea în aplicare a acestora

Și acum încearcă să impună membrilor ținte ale organizării procesului de depozit de documente privind posibile implementări și a vedea ce obiective sunt atinse printr-o anumită decizie.

După luarea în considerare avantajele și dezavantajele fiecărei metode de organizare a deține documente, precum și analiza realizarea obiectivelor în fiecare exemplu de realizare, este posibil să se tragă concluzii pentru care organizațiile se potrivesc una sau cealaltă opțiune.

Pentru exploatațiile mari, a dezvoltat o rețea de organizații subordonate distribuite geografic este versiunea mai adecvată de replicare a datelor sau schimbul de date în formatul intern EDS. Alegerea între aceste două tehnologii depinde de scopul urmărit - a crescut centralizarea în cadrul exploatației sau menținerea independenței de management la nivel de filială.

Companiile mici holding, care nu au locații de la distanță cu canale de comunicare slabe, versiunea adecvată a sistemului unificat.

În cazul în care astfel de exploatații mici înainte de societatea de administrare ar trebui să aibă doar o singură sarcină - pentru a aduce soluții pentru companiile din subordine, vă puteți opri și pe opțiunea cu trimiterea de e-mail.

Dacă luăm în considerare experiența companiei noastre, în cursul diferitelor Naumen DMS implementarea sistemului de management al documentelor proiectelor noastre sunt exemple de modul în care sistemul de distribuție (prin replicare sau de mesagerie), iar ECM unificat centralizat. Principalele opțiuni pentru companiile mari holding, oferim o soluție bazată pe schimbul de mesaje în format nostru intern. Pentru a pune în aplicare acest lucru, am dezvoltat un serviciu bazat pe web dedicat, care vă permite să combinați toate holding printr-un singur proces. În acest exemplu de realizare, pe deplin realizat toate obiectivele diferitelor grupuri de participanți într-un document de susținere. Conform rezultatelor proiectului, fiecare dintre societatea holding primește un sistem independent cu caracteristici complete pentru angajații proceselor de întreprindere sunt puse în aplicare în așa fel încât nu contează cu care interacționează - cu angajatul întreprinderii sale sau altul. La rândul său, societatea de administrare care deține primește o imagine completă a executării proceselor începute de acesta.

În concluzie, recomandăm specialiștii implicați în selectarea moment al EDS pentru organizarea unui document de susținere, pentru a alege soluția strict pentru sarcinile lor. În unele cazuri, este mai bine să prefere opțiunea mai simplă, dar în cazul în care obiectivul final necesită o transparență deplină a proceselor de lucru în cadrul companiei care deține și nivelul ridicat de implicare a angajaților din diferite companii, atunci ar trebui să se concentreze pe soluții mai scumpe, cu caracteristici complete care vă permite să salvați banii investiți la schimbarea amploarea și complexitatea sarcinilor .

În prezent, mulți directori sunt preocupați de fluxul de lucru în cadrul organizației, precum și în exploatații distribuite geografic. Introducerea SED se datorează necesității de a organiza documentele de hârtie și introducerea proceselor de afaceri de bază uniforme și să consolideze controlul asupra cheltuielilor și a fluxurilor financiare în cadrul companiei. Până și mari, cu instalarea unui sistem de management al documentelor electronice se schimbă stilul de management al afacerilor. Din experiența ultimului loc de muncă: cu extinderea domeniului de aplicare al activităților exploatației și, în special, cu introducerea de sucursale, avem o problemă de schimb eficient de documente financiare și organizatorice (ordine, regulamente, formulare, etc ...); necesară pentru a elimina influența așa-numitului factor uman și să se asigure că hârtia are nevoie de timp minim. Introducerea sistemului de management al documentelor electronice a simplificat procedura de înregistrare, coordonare, documentația de omologare.

IV Baranov, șeful secretariatului societății holding

Aspectele legate de automatizarea proceselor de management în cadrul organizațiilor care au structura organizatorică complexă, provoacă un interes permanent. Nevoia de automatizare a diferitelor aspecte ale activităților lor, inclusiv organizarea de lucru cu documente, face experții cu responsabilitatea în alegerea sistemelor de informații care îndeplinesc pe deplin nevoile fiecărei organizații. Studiind experiența de selectarea și punerea în aplicare a sistemelor informatice (sistem de management al documentelor electronice - DMS) pe exemplul structurii de susținere, destul de ciudat, ar putea fi interesat în aproape toți experții în domeniu, deoarece în astfel de abordare a structurilor pentru implementarea ECM este realizată într-un complex și poate fi considerată .. exemplu a elementelor individuale și interacțiunea acestora.

MM Alhutova, un expert în domeniul educației preșcolare și a arhivelor