Cum de a organiza o expoziție și pentru a calcula bugetul

Primul lucru pentru a calcula, deoarece pregătirile pentru planificarea expoziției - este bugetul evenimentului, care de obicei este format din cheltuielile pentru organizarea evenimentului în sine și finanțarea campaniei sale de promovare.

Înainte de începerea pregătirilor pentru eveniment pentru a afla dacă este potrivit pentru industria aleasa. Nu pierde timp sau bani pe o întreprindere inutilă. Ar trebui să analizeze cu atenție pe piață, verifica numărul de interogări pe un subiect selectat în motoarele de căutare, precum și să examineze activitățile concurenților în acest domeniu.

Echipa de expoziție

Curator supraveghează activitatea tuturor departamentelor și serviciilor ale evenimentului. El decide în situații neprevăzute, negocierea cu partenerii, agențiile guvernamentale, sponsori, și așa mai departe. D.

Managerul de activități expoziționale organizate de lucru cu participanții expoziției: lucrează cu expozanți, formează expunere informează participanții și așa mai departe ..

Dezvoltatorii sunt responsabili pentru componenta tehnică a expoziției, întrebarea privind dezvoltarea, proiectarea, energie electrică, și așa mai departe. N.

Finanțe Divizia a fost în curs de dezvoltare scheme financiare de relații financiare cu membrii, parteneri, contractori, sponsori, și așa mai departe. N.

Departamentul juridic este în curs de dezvoltare de contracte, protejarea expoziției de năvălirile concurenți, precum și unele dintre participanți.

Lucrul cu expozanti

Fă-l, astfel încât participanții la eveniment au fost prietenii în consultare cu tine și luând în considerare toate comentariile semnificative. Trebuie să ajute propriile lor expozanti pentru a atrage publicul țintă, care promovează vânzarea de bilete, cum ar fi prin intermediul rețelelor afiliate.

Cele mai multe dintre expozanți nu sunt interesați de imagine, si cauta noi parteneri si continuarea muncii eficiente cu cele existente. Astfel, unul dintre obiectivele principale ale evenimentului este de a ajuta organizatorul la participantul găsit vizitatorul său, și vice-versa. Organizați servicii la petrecerea de căutare convenabil pe site-ul și la expoziție, de a crea o multime de cameră pentru negociere și întâlniri, o zonă de internet pentru referință rapidă.

Lucrul cu vizitatorii

Nu uita adevărul că, dacă va exista vizitatori - nu va fi nici un participant, dacă nu participanți - profituri de la eveniment va fi zero.

Atragerea de vizitatori ca posibil, folosind resursele participanților și propria lor campanie de marketing eficiente. Organizarea colectarea de date cu privire la modul în care vizitatorul aflat despre evenimentul în data viitoare să renunțe la instrumentele de marketing ineficiente.

Asigurați-vă că pentru a plasa oaspeții dumneavoastră în timpul evenimentului. Un apel la serviciul de rezervare - iar vizitatorii nu mai trebuie să sune la hotel în căutarea de cazare. O astfel de îngrijire este sigur de a fi apreciat.

Oferă oaspeților hartă detaliată locație la eveniment, dar mai bine - un transport gratuit de la aeroport, gară sau hotel.

Serviciul de la locul de desfășurare a expoziției este de a fi la cel mai înalt nivel: eficiența de înregistrare, mese, toaleta, dulap, etc ...

Abilitatea de a căuta participantul și informațiile dorite cu privire la aceasta. Organizarea serviciilor la fața locului, cum prin care oaspetele va primi toate informațiile necesare și găsește el are nevoie de un stand fara probleme.

Documentare și de management al documentelor

În procesul de organizare a expoziției va trebui să pregătească următoarele documente:

Compania moderne pentru expoziții folosesc adesea de management al documentelor electronice care salvează cele mai multe resurse de timp și materiale.

Acesta ar trebui să furnizeze, iar participanții și invitații evenimentului informații complete despre expoziție. Acesta este un ghid unic. Site-ul, orice utilizator ar trebui să poată găsi persoana necesară în prealabil pentru a programa negocieri, zona de rezervă, pentru a primi toate statisticile arată într-un an, și așa mai departe. D.

Acesta este un moment foarte important în organizarea expoziției, în care necesitatea de a nu doar pentru a trimite invitații la eveniment, și comunicate de presă. Este necesar să se creeze ocazii de informare la faptul că jurnaliștii trebuiau să scrie despre. Pregatiti-va pentru colecțiile de presa foto, statisticile sub formă de tabele și grafice, opinii, VIP-persoane de spectacol, și așa mai departe. N.