Cum de a aproba forme de documente în cadrul organizației

Cerințe pentru structurile de stat și comerciale

sau ca o secțiune separată în compoziția politicilor contabile,
sau în anexele sale,
sau ca o modificare a acesteia, care sunt făcute în ordinea desfășurării politicilor contabile și chiar formele de documente contabile primare.

Astfel, pentru serviciile de contabilitate și de management de birou, în primul rând organizațiile comerciale, a deschis un domeniu important de cooperare și interacțiune în procesul de unificare a formelor de documente.

Pentru contabilitate poate fi aplicată nu numai la propriile lor forme nou dezvoltate ale documentelor contabile primare. Dacă există deja aprobat formulare standard de documente de diferite sisteme și subsisteme unificate de documentare „reinventeze roata“ total nepotrivit - doar dezvoltat aceste forme, cu unele modificări pot fi aprobate la nivelul de organizare a ordinului liderului său.

Forme de documente contabile primare pentru organizațiile din sectorul public sunt stabilite în conformitate cu legile bugetare din România (p. 4 din art. 9 din Legea federală № 402), prin urmare, înainte de adoptarea noilor standarde federale și industrie pentru raportare financiară pentru sectorul public poate fi încă folosit forme consacrate în Obscherumynskom clasificator documentației administrative (OK 011-93; în continuare - OKUD):

formează o clasă de documente 03 „sistem unificat al documentelor contabile primare“;
formează o clasă de documente 05 „sistem unificat de financiar, contabilitate și raportare a documentelor contabile ale instituțiilor și organizațiilor publice“ (Documente ale guvernului general, care este responsabil pentru comportamentul Ministerului Finanțelor din România).

Relevanța managementului documentelor

serviciu de birou, care este angajat la starea serviciilor de management al documentelor, precum și principalul centru de competență în acest domeniu, poate un legislativ „ciudățenia“ și neașteptată „democrația“ în problema utilizării formelor standardizate ale documentelor acum ia în considerare într-un aspect pozitiv.

Unificarea organizarea documentelor privind compoziția și forma pentru a optimiza fluxul de lucru și fondul de document poate deveni o funcție de prioritate a serviciului de birou: aceasta ar trebui să facă dispoziția privind serviciul și reflectate în planurile de lucru.

specii și varietăți de documente create,
forma de prezentare,
Perioada de valabilitate
autoritatea de a semna,
responsabil pentru depozitare, eliminare, etc.

Pentru a îndeplini acest birou de service cerință ar trebui să fie autoritatea coordonarea obligatorie a tuturor documentelor organizatorice și administrative pentru a fi în măsură să optimizeze forma de documente, pentru a asigura coerența și conformitatea acestora cu identitate corporativă, pentru a le dezvolta ca formă „de intrare“ în sistemele de informații etc.

Datorită funcției de unificare a formelor de serviciu a documentelor de flux de lucru crește de fapt eficiența organizației. Managementul de vârf al companiei trebuie să fie explicată. care este elaborarea unui document de pe un formular standard unificat (șablon) a petrecut timp în 3-5 ori mai puțin. decât o compilație de document individual în formă liberă ca ofițer executiv utilizat.

Și, în sfârșit, și servicii de evidență și contabilitate, precum și la toate părțile organizației trebuie să ne amintim că unificarea formelor de documente este:

în selectarea și reținerea (sub rezerva de material suport) indicatori și detalii care reflectă cel mai bine obiectivul de a crea un document, asigura validitatea acestuia, precum și
să stabilească cerințe uniforme pentru pregătirea și executarea acestora,
dezvoltarea și utilizarea de template-uri electronice bazate pe proiecte de aprobarea lor de tipul de formulare standardizate.

Principalele instrumente de unificare a documentelor și de control sunt:

Qualifier forme de documente unificate;
Tabelul de forme de documente ale organizației (sau a unei foi de pontaj formulare utilizate de documente) unificate;
Albumul de forme de documente unificate (sau album este aprobat și utilizat în documentele formelor de organizare).

Qualifier Report Card și forma albumului poate duce, și în format electronic și pe suport de hârtie.

Deoarece documentele sunt supuse de a actualiza și repara „forme“, folosite în versiunilor Albumul este necesară pentru a oferi contabile și formularele existente și anulate. Dacă albumul și Tabelului sunt menținute în format electronic, acestea pot oferi 2 părți: real și „arhivă“.

Când se administrează pe cale electronică, trebuie să includă, de asemenea, prezentarea documentului original. În cazul în care documentul trebuie să fie tipărit în plus, ca o copie de hârtie de formă sau de hârtie sub formă electronică originală exclusiv (de exemplu, ordinea de activitate principal sau sub formă de card personal Wm-2), formele album includ formulare și imprimarea documentelor create electronic, și aprobat formulare standard de documente pe hârtie.

Pentru a realiza funcția de unificare a formelor de colaboratorii serviciului birou documente, este de dorit să treacă formare și upgrade abilitățile lor profesionale pentru a îndeplini cerințele de standarde deja existente (de exemplu, GOST 6.10.5-87 „sisteme unificate de documentare. Pentru a construi Cerințe dispunerii“) și standarde moderne documente de management.

Programul minim

În cazul în care forma nu este schimbat. decizia de aprobare în locul vulturului al Comitetului de Stat Statistică cu privire la serviciul ei de birou atrage aprobarea vulture de ordin al capului. În cazul în care forma proiectată de către organizația în sine. atunci este necesar să se emită o aprobare vultur. A se vedea. Exemplul 1.

Exemplul 1. Gatul de pe documentul de formular, aprobat prin Ordinul

Anterior, departamentele de personal pentru înregistrare a părăsi un angajat a folosit o formă a ordinului (de instrucțiuni). aprobat de Comitetul de Stat de Statistică în formele album de muncă de contabilitate și plata acesteia (OKUD 0301005). În multe organizații, acesta este format în mod automat de la 1C.

a identificat în mod clar denumirea tipului de document - comanda, deoarece în conformitate cu Carta activităților cu privire la toate emite ordine de a emite CEO și este dreptul de a nu delega oricare dintre adjuncții săi;
pune jos forme de cod Clasificatorul formelor de documente ale organizației;
lăsând în același timp codul „de bază“ formă OKUD și adăugați-l la indexul;
mai mic de cod numărul angajatului făcut al unității structurale în care lucrează angajatul. El a aplicat centre clasificator contabilitate de gestiune (TSUU), care este utilizat în procesul de planificare corporativă și bugetare;
marca de familiarizare cu ordinul prevede că un angajat poate aranja mâna numele funcției sale, profesie sau comerț;
Acesta a decis că codul formularului (0305010113) va fi aplicat suplimentar și la domeniul său inferior.

Notă: Codul de forma ordinului de acordare a concediului clasificator - 030,501, dar am decis să adauge desemnarea lunii și anul în formularul de omologare, atunci acesta devine mai lung de 4 cifre - 0305010113.

Iritikova Credința - documente gestionarea profesională, documentul, revista de specialitate „Managementul fluxului de lucru Office și în întreprindere“