Crearea unui fond de asigurare de documente și utilizarea fondului a normelor de bază ale publicului

documente de asigurare fond este o colecție de copii de asigurare și create în scopul de a păstra informațiile documente în caz de pierdere sau deteriorare a documentelor originale sunt inviolabile și păstrate geografic separat de documentele originale în instalații speciale de depozitare ale fondului de asigurări.

Utilizarea Fundația este o colecție de copii ale documentelor de arhivă ale Fundației România, efectuate pe diferite medii fizice și destinate a fi utilizate pentru a asigura siguranța documentelor originale.

Utilizare fond creat:

- simultan cu crearea unui fond de asigurare;

- țintă pentru documentele cele mai utilizate;

- în alte lucrări, inclusiv declasificarea documentelor, organizarea de utilizare a acestora.

4.10.1. Organizația lucrează pentru a crea un fond de asigurare

4.10.1.1. Prioritatea asigurat până pentru a determina valoarea sau utilitatea documentelor, starea fizică și intensitatea tratamentului acestora. Din fondurile egale în valoare, sunt supuse unor documente prioritare de fonduri de copiere, care sunt în stare fizică proastă (tehnic) și filmul și fotografii colorate cel mai intens utilizate, precum și, fotografii de pe substratul de sticlă.

4.10.1.2. Pregătirea documentelor pentru copiere asigurate, în conformitate cu normele de documente care eliberează de stocare (a se vedea. F. 4.6). Se verifică starea lor fizică, identificarea documentelor cu contrast redus sau texte fading, precum și documente care necesită restaurare și conservare și tratament preventiv.

4.10.1.4. La copierea activității de asigurare, de regulă, nu sunt supuse de îmbinare. Afaceri de lux realizate în cazuri excepționale, în acord cu gestionarea arhivei nu poate fi copiată în cazul întrețesut completă. La sfârșitul problemei este laborator impletesc sau organizarea de fabricație a copiilor de asigurare din nou.

4.10.1.6. Contractantul este responsabil pentru păstrarea în siguranță a documentelor copiate pe parcursul timpului petrecut în documentele de laborator. 4.10.2. Tipuri de copii de asigurare

4.10.2.1. copie Asigurare a unui document pe substrat de hârtie este microform negativ (microfilm sau microfise) 1 - a generație, realizate pe film fotografic tip corespunzător galogenoserebryanoy prin fotografiere instrumente optice.

4.10.2.2. Asigurarea este primul exemplar al filmului documentează o copie combinată a originalului făcut în film corespunzător tipului de metoda de imprimare de contact.

4.10.2.3. Asigurarea este o copie a fotografiei documentează prima copie a originalului, a făcut pe film corespunzător tipului de metode de reproducere sau de imprimare de contact.

4.10.2.4. Asigurare Phonodocuments copie este prima copie a originalului, produs prin metoda de tip adecvat de bandă de înregistrare magnetică. Pe Phonodocuments unice copiile de asigurare poate fi făcută metodei de înregistrare mecanică (gramoriginal 1.2).

4.10.3. Setați și compoziția utilizării fondului

4.10.3.1. Fondul Spaces, a făcut ca urmare a unor lucrări privind documentele de asigurare Copierea create pe un pachet obligatoriu.

4.10.3.2. Utilizarea obligatorie a setului de fonduri include:

- pentru documentele pe suport de hârtie - un microfilm 2-a generație pe film halogenură de argint (negative sau pozitive), realizate dintr-un microfilme negativ prima generație, și un microfilm treia generație, fabricate de microformate 2-a generație;

- pentru documente fotografice - un fotografic unul pozitiv și unul negativ dublu;

- pentru Phonodocuments - o copie a lățimii de bandă de 6,25 mm;

4.10.3.3. Ordinea utilizării copii ale documentelor fondului create în cadrul altor activități, determinate arhive.

Utilizarea fondului pentru a include, de regulă, copii articole copiate complet. Copii ale documentelor individuale pot fi incluse în utilizarea fondului, ca parte a colecțiilor de documente.

4.10.4. Verificați disponibilitatea și condițiile și controlul tehnic al fondului de asigurare și utilizarea fondului

4.10.4.1. Toate copiile de asigurare trebuie să fie conforme cu originalul, atât în ​​conținut și în numărul de semne externe. copii ale asigurare, producătorul trebuie să asigure conformitatea cu toate copiile produse de cerințele documentației normative și tehnice existente pe exemplarul de asigurare.

Toate copiile de asigurare trece de inspecție tehnică în laborator sau organizarea de fabricație, informații despre ele așa cum este înregistrat în Faptele stării tehnice a unei copii a fondului de asigurare (în formă, în conformitate cu reglementările din industrie).

4.10.4.3. În procesul de stocare a unei copii a asigurării este condiționată de:

- verifica disponibilitatea și condițiile pentru a stabili existența reală a copiilor de asigurare a conformității acestora cu înregistrările de date;

- Monitorizarea stării tehnice și punerea în aplicare în timp util de conservare necesare și măsuri preventive.

4.10.4.4. Controlul tehnic al fondului de asigurare se efectuează o dată la trei ani, iar controlul va fi supus la 20% din copii de asigurare de producție în fiecare an.

4.10.4.5. rezultatelor inspecțiilor tehnice înregistrate în actul de starea tehnică a copiilor de asigurare, care prevede o concluzie cu privire la necesitatea și calendarul lucrărilor profilactice și de restaurare și termenele stabilite la următoarea inspecție tehnică.

4.10.4.6. Verificați disponibilitatea și utilizarea fondului de stat se realizează pentru a monitoriza siguranța copii ale documentelor și organizarea muncii pentru restaurarea în timp util de utilizare a fondului.

Cantitatea și frecvența de funcționare pentru a verifica prezența și starea de utilizare a fondului de copii se determină ținând cont de volumul total, compoziția, intensitatea și frecvența eliberării copii de redare, precum și condițiile de depozitare.

4.10.5. Înregistrarea transferului de copii de asigurare pentru depozitare speciale

4.10.5.1. stocarea centralizată a copiilor de asigurare oferă gratuit de stocare fond Centrul de asigurare (TSHSF) - depozitarea specială a Arhivistic Serviciului Federal al sistemului românesc.

Pentru consimțământul pentru trimiterea de copii arhiva de asigurare TSHSF este un organism superior de management al afacerilor de arhivă a unui memorandum de pregătire pentru expediere de copii de asigurare care indică numărul de elemente din care a făcut volumul copie de copii (în unități contabile, unități de stocare, cadre, secvențe video , timpul de joc), stare, inventare prezența fondului de asigurare și condiție actele lor. Mandatarea transferul documentelor fondului de asigurare la Fondul de asigurări de stocare Centrul oferă Arhivistic al Serviciului Federal România.

Primirea și transmiterea fondului de asigurare pe baza ordinului de Arhivistic Serviciului Federal România în temeiul certificatului (anexa N 25), la care sunt atașate:

- Inventarul de fișiere valoroase, documente sau o copie a listei de cazuri, documente, care filmați fondul de asigurări, sau o listă de numere de fișiere valoroase, documente (tabloul de distribuție);

- inventar transferat fondul de asigurări;

- acte de copii ale stării tehnice a fondului de asigurări;

- documentele care însoțesc containerul de transport.

4.10.5.2. copii de asigurare în locația lor, în cadrul procedurii de inventariere sunt plasate într-un ambalaj adecvat pentru transport, având o serie de numerotare în cadrul grupului trimis și trimis la TSHSF în containere sigilate. Documentul de însoțire a containerului de transport pentru a indica numărul și numărul de copii de asigurare ale acestuia, semnături ale funcționarilor responsabili pentru transferul.

Acte cererile de recepție-transmisie (vezi. P. 4.10.5.1) sunt plasate într-un singur pachet, care este marcat „Documente de sprijin“.

4.10.5.3. Dupa trimiterea arhiva containere TSHSF informează despre numărul de containere livrate, și data trimite.

Cheltuielile de a trimite un container cu copii de asigurare produse arhivă.