corespondenta de afaceri reguli, principii fundamentale și eticheta
Reguli de corespondență de afaceri prin e-mail
Din moment ce e-mail este acum folosit mai des decât de obicei, ne-am decis să acorde o atenție la modul de a desfășura corespondența de afaceri este în rețea. Iată câteva recomandări, respectarea care nu va permite să-și piardă fața în fața însoțitorului său.
Nume căsuță poștală
destinatari
Dacă vă fost într-o copie a unei scrisori de afaceri, atunci, după cum știți, pentru răspunsul dumneavoastră expeditorul nu așteptați. Dar dacă trebuie să răspundă pentru tine, o poti face, dar să fie politicos să-mi cer scuze de la începutul scrisorii, pentru că „amesteci“.
scrisori de decorare
Stilul oficial de afaceri. În corespondența de afaceri, desigur, folosit stilul oficial de scriere. Acest stil este caracterizat prin absența adjective descriptive, actualizări inutile și detalii. Numai concretețe, claritatea și logica. După ce a scris o scrisoare de afaceri este util să-l citească din nou și eliminați toate frazele care nu poartă o semnificație specială și nu schimbă esența scrisului. Numai atunci când ați verificat că toate aceste cuvinte și fraze eliminate, atunci putem spune că această regulă este respectată redactarea unei scrisori de afaceri.
Alfabetizare. Pentru a spune că o scrisoare de afaceri ar trebui să fie scrise în mod corect și fără erori - e ca si cum spune „om de zăpadă trebuie să fie făcut din zăpadă.“ Cu toate acestea, să nu mai vorbim că nu se poate pronunța. Alfabetizarea - acesta este un element fundamental al oricărei scrisori. Omul scris o scrisoare de afaceri cu greșeli de ortografie, este puțin probabil ca cineva poate fi luată în serios.
Pentru a facilita lectura și rapoarte cele mai bune idei puteți utiliza sub-rubrici ale textului litere. Dar ei nu trebuie să fie prea mult - nu mai mult de 3-4.
Un paragraf al scrisorii nu ar trebui să fie întins cu mai mult de 4 linii de text. Când am citit un paragraf foarte lung, textul este drenat, iar ideea de bază poate fi pierdut.
Orice transfer și lista este de a trage cu markere speciale.
Într-o scrisoare trebuie să aibă doar un singur episod. Și, în consecință, beneficiarul trebuie să însemne doar o singură acțiune de conversie. Stai într-o singură literă mai multe întrebări, sugestii sau cereri pentru destinatarul este considerat a fi incorecte.
Orice scrisoare de afaceri ar trebui să fie împărțită în următoarele părți:
- introducere;
- partea principală;
- În cele din urmă.
Introducerea indică pe scurt scopul scrisorii și motivele pentru scrierile sale. Cea mai mare parte - însăși esența scrisorii. În concluzie, trebuie să rezuma cele de mai sus - poate fi concluzii, cereri, instrucțiuni, sugestii și așa mai departe. Nu „PS“, în corespondența de afaceri este extrem de nedorite de a utiliza. Scrisoarea nu ar trebui să fie aforisme, metafore, proverbe și așa mai departe.
Dacă trebuie să depună o scrisoare de imagini grafice, atunci nu pune-l în textul scrisorii în sine, și atașați un fișier separat. Imaginile nu pot afișa corect pe diferite dispozitive sau să fie complet dezactivat în interfața programului e-mail a destinatarului. Textul scrisorii, în cazul în care este necesar, trebuie doar să adăugați „informația este în fișierul atașat.“ Dacă există mai multe fișiere, dar asigurați-vă că pentru a scrie numele lor.
Toate hyperlink-uri prezentate în scris, trebuie să fie familiare oricărui utilizator de Internet vizualizare - font albastru, cu un caracter de subliniere.
Dacă utilizați abrevieri de cuvinte, trebuie să fie 100% sigur că destinatarul va înțelege ce vrei să spui. În general, este mai bine să-l joace în condiții de siguranță și nu folosesc astfel de lucruri.
Lipsa de emoție. scrisori de afaceri nu trebuie să conțină nici o colorare emoțională. În general. Chiar dacă scrie o plângere și într-adevăr doriți să arate plinătatea mâniei Lui, sau invers vă mulțumesc călduros partenerii noștri pentru tranzacție de succes. Scrisoarea de afaceri trebuie să fie reținut și chiar oarecum rece. Fiecare persoană apreciază individualitatea, dar corespondența lor de afaceri - nu cel mai bun mod de a arăta. scrisoare fericit sau trist persoană oficială, mai curat sau director general trebuie să fie același.
Utilizarea vocabularului de afaceri. Pentru o grămadă de propuneri în corespondență de afaceri care utilizează o astfel de expresie stabilă:
1), pe motiv;
2), pe baza cărora;
3) prin (ceva);
4) în conformitate cu;
5) pornind de la;
6) Luând în considerare;
7) dat;
8) pe care le-a servit.
dimensiune Letter. Scrisoare de afaceri - nu este o operă de artă și nu reflecție personale „pe această temă.“ Scrisoarea trebuie să fie cât mai concisă posibil, în scopul de a transmite caracterul complet al informațiilor în ea. Optim, în cazul în care textul scrisorii se potrivesc într-un „ecran“. Citirea scrisori lungi plictisitoare, pe langa multe enervant.
mulțumesc întotdeauna interlocutorul, acolo unde este cazul. De exemplu, ai putea scrie, „Vladimir, vă mulțumesc pentru scrisoarea dumneavoastră“ sau „Irina A., vă mulțumesc pentru un astfel de răspuns rapid.“ Astfel de nuanțe vor arăta respect pentru cealaltă persoană și să se înmoaie starea de spirit de comunicare electronică.
În cazul în care cealaltă parte v-a trimis o scrisoare în care și-a exprimat nemulțumirea lui sau chiar sincer vă Naham, încercați să nu răspundă în natură, indiferent de cât de mult din acest lucru nu este dorit. Situațiile sunt diferite, dar întotdeauna răspunde politicos și discret.
Desigur, cu atât mai repede vă răspunde la scrisoarea, cu atât mai bine. Excelent, dacă puteți răspunde în câteva ore. Acest termen este optim. Dar să presupunem că răspunsul în câteva zile. Psihologii spun că cel mai confortabil pentru persoana de așteptare pentru răspunsul la un e-mail - 48 de ore, adică de două zile. Dacă așteptați mai mult decât este necesar, aceasta poate fi deja percepută ca lipsă de respect sau neglijare. În cazul în care aceeași întrebare ridicată în scrisoarea, aveți nevoie de mai mult timp pentru a răspunde, asigurați-vă că pentru a scrie că ați primit scrisoarea, luate în considerare și să răspundă într-un anumit interval de timp. Deci expeditorul, cel puțin, nu va simți ignorată.
Concluzia scrisorii. Nu este necesar să se scrie scrisori la pedeapsa cu închisoarea, care poate fi percepută ca o încercare de a manipula: „Eu chiar sper pentru o cooperare benefică“, „Vă mulțumim anticipat pentru răspunsul,“ și așa mai departe. Spune la revedere de la fraza corespondenta e-business mai bine „cu sinceritate“, „dorințele mele sincere“ și altele asemenea. Da, expresii cum ar template-uri, dar acestea sunt cele mai potrivite pentru comunicarea de afaceri. În semnătura scrie numele, prenumele, titlul de locuri de muncă și numele companiei. De asemenea, lăsați informații de contact, astfel încât să se poate ajunge, în plus față de e-mail.
Momentul trimiterii scrisorii. Desigur, e-mail-uri nu implică faptul că acestea ar trebui să fie citite imediat după primire. Cu toate acestea, etica este considerată email-uri incorecte pentru a trimite e-mailuri în weekend și de sărbători, și seara târziu sau noaptea. Încercați să rămânem la timpul de lucru standard.