Conceptul de „unificare“, „standardizarea“, „trafaretizatsiya“ și caracteristicile lor

Referințe

Conceptul de „unificare“, „standardizarea“, „trafaretizatsiya“ și caracteristicile lor

Revoluția științifică și tehnologică, a existat o creștere semnificativă a volumului de informații cauzate de intensificarea vieții publice, numărul tot mai mare de organizații, companii, creșterea gamei de produse industriale și complexitatea procesului de producție a acestora, extinderea cooperării economice și culturale. În acest sens, a existat o necesitate de a eficientiza fluxul de informații, stabilirea numărului necesar și suficient de tipuri de documente, realizarea rolului funcții de management de suport de informații. Nu a fost nevoie de mecanizare și apoi automatizarea prelucrării informațiilor documentelor. Cu toate acestea, punerea în practică și aplicarea de automatizare, eficiența utilizării acestora depind în mod direct de gradul de documentare ordin, pentru care sunt destinate prelucrării.

Principalele direcții de îmbunătățire a documentației sunt armonizarea și standardizarea.

Sub unificarea menit să aducă ceva la un singur sistem, forma, uniformitatea.

Unificarea documentelor prezentate în scopul de a reduce cantitatea utilizată în managementul documentelor, dactilografiere formele lor, stabilirea unor cerințe uniforme de înregistrare a documentelor create în soluția de același tip de sarcini de management, reducerea forței de muncă, timpul și costurile materiale pentru prepararea și prelucrarea documentelor, pentru a obține informații de compatibilitate de baze de date, create în diverse sectoare de activitate.

Există o serie de caracteristici standard care sunt comune pentru orice organizație -. Activități organizatorice și administrative, de planificare, contabilitate și raportare, etc. Sistemul de documentare organizatorică și administrativă este pentru alte sisteme de o bază legală, de aceea este important și a fost necesară unificarea documentația sistemului.

Unificarea documente include:

- de stabilire a nomenclaturii de operare în cadrul unui sistem de formulare unificate de documente;

- dezvoltarea unui model de sistem unic (diagrama) de construcție, folosind instrumente de obicei, Aspect;

- dezvoltarea structurilor de documente;

- crearea unor reguli sintactice comune ale documentelor de construcție.

În timpul unificarea documentelor luate în considerare toate cerințele la documentele în toate etapele de creație, de umplere, de prelucrare și depozitare a acestora, precum și posibilitatea de a parametrilor fiziologici umane și mijloace tehnice.

Rezultatele unificarea documentelor aduse la nivelul unei forme juridice obligatorii - o cerință standard care sunt obligatorii în domeniul său de aplicare (țară, industrie, organizații private).

Printre metodele de unificare a documentației de management include, de asemenea, dactilografiere, trafaretizatsiya, depunerea documentelor în formă de chestionar și redactarea documentelor pentru probe.

Document Trafaretizatsiya este de a produce un document gol, cu o parte de pre-imprimată a textului și spații special abandonate, care sunt populate de către inițiatorul documentului în finalizarea acestuia. documentele Stencil sunt utilizate pe scară largă în documentația privind personalul (profile, comenzi pe ocuparea forței de muncă, etc.).

Unificarea în documentația poate fi ca o operațiune independentă și etapă în activitatea de standardizare.

Standardizarea - este procesul de stabilire și de punere în aplicare a standardelor, care sunt definite ca „probă, modelul standard adoptat pentru datele de bază pentru comparație cu celelalte două obiecte similare.“ Standard este un document standard tehnic, care stabilește un set de reguli, reglementări, cerințe pentru proiectul de standardizare și aprobat de către autoritatea competentă. standarde de aplicare îmbunătățește calitatea documentului de ieșire.

- siguranța produselor, lucrări și servicii de mediu de mediu, de viață, de sănătate și de proprietate;

- compatibilitatea tehnică și informații și interschimbabilitate de producție;

- economiile tuturor tipurilor de resurse;

- siguranța agenților economici, luând în considerare riscul de dezastre naturale sau provocate de om și alte situații de urgență.

- standardele internaționale (regionale) (GOST);

- stat standartyRumyniya (GOST P);

- standarde industriale (TPO);

- întreprinderi de standardizare (STF);

- standarde de inginerie,, societăți științifice și tehnice și alte asociații publice (SRT).

sistem unificat de documentare (RDC) - un sistem de documentare, creat de aceleași reguli și cerințe care conține informațiile necesare pentru a gestiona un anumit domeniu de activitate.

În prezent, elaborat și pus în aplicare ca urmare a RDC:

-sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă;

- sistem unificat de înregistrări bancare;

-sistem unificat de financiar, contabilitate și raportare a documentelor contabile ale instituțiilor și organizațiilor bugetare;

- sistem unificat de raportare și documentare statistică;

-sistem unificat de cărți și înregistrări de înregistrare și de contabilitate;

- sistem unificat de muncă de documentare;

-sistem unificat de documentare a fondului de pensii România;

- sistem unificat de documentare comerțului exterior.

La fiecare standard dezvoltat de guvern RDC. Dezvoltatorii RDC sunt ministerele respective (departamente), coordonează într-o ramură de activitate. Astfel, Ministerul finansovRumyniyayavlyaetsya responsabil pentru documentația de contabilitate, RosarhivRumyniya- documentelor organizatorice și administrative.

Aceleași ministere și agenții aprobate de formele unificate de documente incluse în RDC.