Care sunt sarcinile secretarului în pregătirea diverselor reuniuni
În fiecare organizație pentru a aborda problemele care necesită discuții colective, efectuate de diferite tipuri de reuniuni, întâlniri, conferințe, și așa mai departe. N.
De multe ori din cauza proastei organizări și pregătirea reuniunilor acestea sunt în mod nejustificat prelungite și ineficiente.
Cele mai multe dintre cele mai importante reuniuni organizate în cadrul organizațiilor planului, ceea ce este esențial pentru secretar și oferă o oportunitate de a gândi în avans complex pentru măsurile de pregătire.
În cazul în care managerul este invitat la o întâlnire pentru a directorilor executivi, secretarul va pregăti în prealabil documentele necesare, versiune a raportului să-l imprimate în timp util pentru a reaminti supraveghetorului de data, locul și ora întâlnirii, durata acesteia.
Secretar Cercul de responsabilități pentru pregătirea reuniunii operaționale, care se realizează de obicei într-o anumită zi a săptămânii sau pe o bază de zi cu zi, la începutul zilei de lucru, inclusiv notificarea participanților, controlul asupra participării la timp a acestora, identificarea și raportarea la cap cu privire la motivele pentru lipsa de angajați nu-show. Dacă există, indiferent de motiv, o situație care necesită manager de conexiune imediată, secretarul trebuie să scrie informații primite, intră în cameră, încercând să nu distragă atenția celor prezenți să prezinte o notă la cap și să aștepte instrucțiunile sale. În cadrul întâlnirii, secretarul, în orice caz, nu ar trebui să fie departe de receptor, ca în orice moment, reuniunea ar putea avea nevoie de ajutorul lui.
Prin planificarea conferințe și întâlniri cu mulți participanți pregătire începe pentru 1,
5-2 săptămâni înainte de eveniment. Împreună cu șeful secretarului precizează data, ora și locul întâlnirii și a agendei sale, participanții, difuzoare, și clarifică necesitatea de a aduce pregătirile pentru reuniunea diferitelor servicii de agenții.
Pentru 1-1,5 ore înainte de secretarul va pregăti pentru membrii Prezidiului dosarul cu materialele de întâlnire, hârtie goală, creioane, și o întâlnire simplă culoare (roșu), agrafe de hârtie, bandă adezivă, o riglă, o carafă de apă proaspătă și un pahar (pentru difuzoare) sau minerale apă și așa mai departe.
Înregistrarea participanților începe 30 de minute înainte de reuniune.
Când întâlnire au participat invitați, acestea trebuie să fie efectuate în hol și stau în primele rânduri. Restul participanților sunt plasate la întâmplare.
Locul cap - în mijlocul Prezidiului mesei, ceilalți membri ai prezidiului sunt difuzate în funcție de rangul pozițiilor lor, locuri de onoare - pe partea dreaptă și stângă a capului. Acestea sunt oferite în primul rând pentru femei - participanților la reuniune.
stenographers la locul de muncă ar trebui să fie stabilite astfel încât este bine să-l aud proeminente.
În cazul în care secretarul este de a lua parte la reuniune, că atribuțiile sale includ: materiale de la întâlnire, selectarea materialelor și a documentelor pentru capul de distribuire; un mesaj la capul ultimii sosiți; Mesaj pentru cap despre participanții la reuniune, care a cerut pentru podea; prevenirea apariției timpului de pauză. Secretarul pentru a efectua procesul-verbal de întâlnire poate fi încărcat.
La finalul reuniunii, secretarul trebuie să facă ajustări la textul cu capul și acționează pentru a colecta copii ale rapoartelor și prezentări, pentru a clarifica cu capul listei persoanelor și instituțiilor, care vor fi trimise prin poștă materiale de întâlnire.
La ședința de clearance-ul este îndepărtat, de obicei, este de 2-3 zile. Secretar de protocol dactilografiere și transmite la destinație. Sub supravegherea personală a secretarului și abordează aspecte cum ar fi materiale de reproducere pentru transcrieri de discuții, de prelucrare -
La direcția capului va informa cu privire la rezultatele reuniunii celor care nu a fost prezent, dar care trebuie să știe despre rezultatele.
Pentru întâlniri mici, taxele pot include, care servește băuturi răcoritoare și pahare desktop. Instalați scrumierele și alte accesorii de fumat nu ar trebui să fie pentru participanți. 12.5.