Analist EDS procesarea automată a facturilor

Prelucrarea automată a facturilor

Nu este un secret faptul că un număr tot mai mare de companii occidentale se deplasează la prelucrarea automată a facturilor. Principalul motiv constă în faptul că manualul de prelucrare - costisitoare și consumatoare de timp. Acesta va combina puterea tehnologiei și a proceselor comerciale lucrătorilor recunoscute, procesarea automată a facturilor oferă o îmbunătățire semnificativă a performanței și o creștere rapidă a veniturilor.

Piața potențială pentru prelucrarea automată a facturilor enorme: 4% conturi procesate prin schimbul electronic de date (EDI). Acest lucru înseamnă că 96% din totalul facturilor aflate încă în circulație pe hârtie. În plus, nevoia de cel puțin 17 secunde pentru a intra în contul manual (dacă, de exemplu, ar trebui să fie umplut cu doar câteva câmpuri), și că nu e de numărare timp pentru munca manuală obișnuită cu o factură. Date de intrare de la facturile pe hârtie - este în continuare cea mai intensă activitate consumatoare de timp și costisitoare, și, în același timp, este, probabil, cea mai mică problemă a companiilor de servicii financiare în ceea ce privește cheltuielile.

O privire la problema

De fapt, fiecare factură furnizor poate costa compania de la 3 $ la 15 $ (costul total al facturii de procesare, inclusiv sortarea documentelor, introducerea datelor și arhivarea în baza de date). Desigur, costul este mult crescut atunci când există o complicație suplimentară: dezacordul în numărul de conturi, probleme cu elementele enumerate, etc. Conform statisticilor, unul din cinci conturi dă naștere unor astfel de probleme. Și companiile au nevoie pentru a rezolva aceste probleme, cu toate că multe companii nu au un algoritm de soluție specifică.

În plus, doar 44% dintre companii sunt în măsură să proceseze facturi în mai puțin de o săptămână, și aproape un sfert din toate companiile care au nevoie de mai mult de trei săptămâni pentru a procesa facturi: ca urmare a 25% din facturile sunt plătite cu întârziere.

În centrul eficienței financiare este credibilitatea și informații exacte. Ele sunt, de asemenea, necesare pentru a menține o relație bună cu furnizorii. Ca urmare, factura trebuie să fie introduse în baza de date în timp real, actualizate în detaliu și de a facilita plata la timp a facturilor. Acest punct este deosebit de important atunci când economia încă în faza de dezvoltare. resurse financiare mari se angajează pur și simplu să-l, și, de asemenea, oferă posibilitatea de a primi informații cu privire la costurile companiei. Dar raportarea zilnică este imposibilă, în cazul în care datele de facturi nu sunt introduse în sistemul de contabilitate operațional, dar numai după două sau trei săptămâni după ce a fost primit.

Reducerea costurilor este pentru majoritatea companiilor sarcina de a doua prioritate. Acest lucru este valabil mai ales cu facturi mici. Operatorul în mod egal (pentru metoda I) introduce datele de facturare, atât de mici și mari, petrecerea timpului enorm în mod egal pentru ambele tipuri. Ca urmare, procesarea facturilor mici (10% din valoarea contului) este mai scump decât mari (0,14% din proiectul de lege). O prelucrare facturi mici, cu erori și probleme trebuie să fie abordate discrepanțe în prelucrarea, poate costa companiile mai mult decât valoarea lor reală.

Mentinerea bunelor relatii cu furnizorii este adesea văzută ca o modalitate de a primi reduceri regulate. Uneori într-adevăr este: plătiți facturile la timp, de obicei, duce la o reducere de 2-3% de la furnizor. Dar este de asemenea necesar să se ia în considerare garanția, continuitatea aprovizionării, calitatea serviciilor și a bunurilor livrate.

Acum, că cele mai multe companii să efectueze propriile lor de planificare a resurselor întreprinderii (ERP, ERP) sau sunt în curs de dezvoltare a sistemului de contabilitate, există o chestiune de a se asigura că un sistem puternic de date exacte, fiabile și în timp util. Automatizarea procesarea facturii va ajuta la reducerea costurilor de introducere a datelor, asigurând în același timp că informațiile vor fi eficiente prin utilizarea unor instrumente diferite de management oferite.

soluție este

Prelucrarea automată a facturilor ar trebui să acopere trei faze distincte:

Tehnologia îmbunătățită de procesare permite acum pentru a extrage și de a partaja date din mai multe facturi de pagini, menținând în același timp continuitatea și integritatea documentelor de partid. În plus, identificarea documentelor cu mai multe pagini pot fi făcute de către software-ul în mod automat. Și-a făcut foarte natural, prin recunoașterea indicilor, fără a fi nevoie de separatoare fizice care urmează să fie utilizate în procesul de scanare.

Aceasta permite, de asemenea, detectarea automată a documentelor justificative și imbricate (chiar nestructurate), cum ar fi scrisori și corespondență generală. Această caracteristică protejează integritatea facturilor cu mai multe pagini și atașamente într-un singur dosar, și face posibilă, respectiv, pentru a afișa atât date și imagini. Datele extrase din conturile pot să fie transferate direct ERP sau software de contabilitate printr-o interfață de programare a aplicațiilor - API. Sistemul cel mai utilizat pe scară largă în prezent de tip ERP cu capacități similare - SAP.

Când se folosește controlul de bază și instrumente automate de verificare pentru erori (cum ar fi suma inegalitate în cifre suma în cuvinte), precum și utilizarea unei baze de date externe, 95% dintre erorile pot fi corectate fără nici o intervenție umană a fost. Numai provocări ar trebui să aducă la decizia operatorilor cu experiență care intervin în fața documentului pe hârtie a terminat circulă în companie.

Cu alte cuvinte, atunci când se utilizează factura pe ecran și datele recuperate de la PDP, sau sistemul de contabilitate, numărul de intervenții ale utilizatorilor pot fi reduse în mod substanțial. Și nu este vorba doar despre reducerea costului mijloacelor de producție (care ar reduce acest cost de 3-5 ori), dar, de asemenea, la nivelul costurilor în procesele de afaceri ale companiilor de contabilitate și servicii financiare în sarcinile facturile de ratificare, care, de asemenea pot fi reduse.

Și, în sfârșit, pentru că erorile vor fi detectate și tratate într-un singur ciclu de recuperare de date și de plată, timpul necesar pentru a procesa contul nu va crește proporțional cu numărul de erori pe care le conține.

Dacă ați citit articolul, a ajuns la concluzia despre necesitatea prelucrării automate a facturilor sau a altor forme, ar putea fi interesat de alte materiale de pe acest site, dedicat aspectelor aplicative ale soluției la această problemă. Le veți găsi în secțiunea „Sistem de intrare Documente“, în special, în articolul „Totul despre formele de intrare automate“. Informațiile din aceste articole se aplică nu numai la factură, ci și la alte documente. La urma urmei, în orice caz, scopul final de automatizare este una - pentru a îmbunătăți gestionarea și reducerea costurilor.

„1C-Rarus“ implementat un sistem de „1C: Document 8“ într-un grup de companii implicate în controlul „Căile Ferate Ruse“ Structura pătrat stație. Ca rezultat, organizat angajarea operațională cu 500 subchiriașii gări. A fost creată o singură stocare electronică de 23 de tipuri de documente, cu căutare convenabil de contrapartide.