Ajutor detalii structura documentului

Detalii de compoziție ale documentului. FORMA DE DOCUMENT ȘI TIPURI SALE

Fiecare document este un purtător de informație și conține un set de elemente de informare. Scopul acestor elemente este ambiguă: unele dintre ele conțin informații care caracterizează fenomenul în care confirmarea documentului, altele transporta informații despre documentul în sine, fiind atributele sale esențiale.

munca de birou convențional, care este obiect documentul ca un întreg, funcționează în mod substanțial numai acele elemente de informații care caracterizează și documentul sunt coordonatele sale în spațiu și timp.

Elementul de informații al documentului care descrie documentul, scopul acestuia sau locul pe care îl ocupă în spațiu și timp este numit recuzită.

1 - Stema de Stat al Republicii Belarus;

2 - o (marcă de serviciu) sigla sau marca comercială;

4 - codul de document conform nomenclatorului Naționale a Republicii Belarus 010-95 „document unificat“ (OKUD);

5 - Numele organizației-mamă;

6 - numele organizației;

7 - denumirea unității structurale;

9 - comunicare și de afaceri de date;

10 - denumirea tipului de document;

12 - codul de înregistrare al documentului;

14 - locul de preparare sau publicare;

15 - gât pentru a restricționa accesul;

17 - aprobarea Vulture;

19 - titlu la text;

20 - marca de control;

22 - marchează prezența cererii;

24 - aplicatii Vulture;

25 - Vulture armonizare;

28 - un semn al artistului;

29 - o marcă a copiilor certificate;

30 - marca privind executarea documentului si transmiterea cazului;

31 - La primirea unei mărci (ștampila de înregistrare a documentelor de intrare);

32 - un semn pe transferul de date pe medii de stocare.

Luați în considerare unele dintre aceste detalii mai multe detalii.

Tipul documentului - un termen de clasificare, utilizat pentru a descrie un grup de documente cu același nume (de exemplu, protocoale - o singură specie, comenzi - un alt fel, acte - al treilea). Un fel de document care detaliază conceptul de formular (soi - diferite tipuri), clarifică natura activităților documentate în acest tip, cum ar fi un act de expertiză, primirea actului, un act de inventar.

Recuzita „numele speciei documentului“ - unul dintre detaliile esențiale ale oricărui document, altul decât o literă. indicarea tipului de document prevede prima prezentare a documentului, scopul desemnat, formele, valoarea sa juridică și natura prezentării informațiilor.

Documente Atribute date diferite detalii în diferite scări, se completează reciproc și poziția detaliile documentului la cel mai mic detaliu.

Deci, cu ajutorul de recuzită, „numele organizației-mamă“ poate fi definit în orice domeniu de activitate (industrie) a creat documentul, și elemente de recuzită „cod de înregistrare“ - un caz în care documentul va fi suturate după ce unitatea de control va lua o decizie corespunzătoare cu privire la aceasta. Acest grup ar trebui să includă detalii grafic elaborează detalii - „The stemă a Republicii Belarus“, „un logo sau o marcă comercială (marcă de serviciu)“, care ilustrează un document care descrie organizația de la care emană documentul.

Poziția documentului în timp este determinată de data. Recuzita „data“ arată momentul creării documentului. Datele însoțite de alte detalii independente - „vulture armonizare“, „aprobare vulture“, „semnătură“, „Visa“, „marca privind executarea documentului și trimiterea acesteia la afaceri“, etc. adică. cele care dau documentul forța juridică necesară.

Întipărit „copii certificate marca“, „semnătură“, „print“, „aprobare vulture“ certifică autenticitatea documentului.

Imprimarea se poate raporta documente și alte informații. Deci, marchează prezența cererii indică faptul că luate separat un document nu conține încă toate informațiile necesare și ar trebui să fie studiate împreună cu alte documente anexate, sau că documentul nu are valoare de informații independente și arată numai trimiterea de alte documente (cum ar fi o scrisoare de intentie).

Prezența recuzita „textul“ indică faptul că este vorba despre un anumit document, care este un mijloc de transmitere și stocare a informațiilor în timp și spațiu.

forma de document - un set de detalii ale unui document oficial scris, aranjate într-o anumită succesiune. Cu alte cuvinte, forma de document - o diagramă a construcției sale, care determină caracteristicile documentației sistemului, sau un tip de document separat.

Fiecare document este dat informații la locul pe care este fixat pe formă eșantion - matrice particulară care cuprinde o concentrație de proprietăți și calități ale unui anumit set de documente organizatorice și administrative.

Forma - o probă a documentului - un model de a construi forma documentului care stabilește domeniul de aplicare al formatelor, marjele, cerințele pentru construcția rețelei structurale și rechizitele de bază.

propriul set de detalii caracteristice diferitelor tipuri de documente, care oferă motive să individualizeze o formulare individuale și standard. Model de formular - Acest formular, care este caracteristic pentru un anumit tip de document. Forma individuală - Formular pentru un document specific.

- Detalii formular care indică un anumit document aparține organul de conducere al organizației. Este necesar să se formularul reprodus pe numele exact al controlului, un sistem care se referă documentul, care ar putea fi relevant pentru recurs deciziilor, de stabilire a corespondenței în problemele ce țin de competența organelor mamă;

- imprimare, care este o dovadă suplimentară a autenticității documentului. Seal trebuie să fie pus pe documentele, care conțineau informații cu privire la faptele de importanță deosebită juridică pentru organizațiile de lucrători, angajați și alți cetățeni, precum și documentele privind cheltuielile de bani și resurse materiale, și alte tranzacții financiare. Imprimarea este utilizat pentru mărturia autenticității copiilor, atât la normal și la recunoașterea notarial de origine a acestora;

- indicele de document, fiind elemente de recuzită relevante din punct de vedere, care indică trecerea documentului prevăzut prin norme ale etapelor pre-tratament de birou organizare în cadrul organizației. De asemenea, servește ca o confirmare în plus că documentul este un caracter legitim, oficial;

- data documentului este necesară pentru o evaluare juridică a relațiilor care rezultă, modificat sau reziliat în legătură cu exprimată în organul de management al documentelor. În cazul în care documentul este marcat zi trecut sau în viitor (de exemplu, o schimbare de dată), relațiile reale stabilite pe baza faptului că valoarea juridică a informațiilor pot fi considerate ca fiind ilegale. Lipsa totală sau parțială a data, are o performanță slabă a acestui recuzită poate duce la falsificarea datei, adăugați sau corecta data, luna, anul;

- semnătură (e) agenților autorizați este obligatorie detalii ale documentului, cu prezența sau absența care este asociată prezența sau absența unui vid în document. Este esențial ca documentele de toate tipurile au fost semnate numai de către funcționari autorizați este în conformitate cu instrucțiunile, ordinele și alte acte privind repartizarea responsabilităților.

Norme speciale privind înregistrarea anumitor tipuri de documente pot furniza, în prezența acestora, precum și alte detalii ale grupului, unice pentru acest tip de documente. În acest scop, instrucțiuni și alte acte normative privind organizarea birou de a face rezervarea că pentru tipuri speciale de documente stabilește detalii suplimentare obligatorii, cum ar fi „aprobare vulture“, „marca a copiilor conforme“, și altele.

Andrei Rybakov, Director Belorumynskogo
Institutul de Cercetare de Documentare
și arhive, Ph.D.