Textbook Access97 - pas cu pas - capul clasei 3

specificați un subset de înregistrări cu ajutorul filtrelor;

includ în raport doar informațiile dorite;

vizualizați întregul raport și detaliu;

creați etichete poștale.

Bazele de date pot fi o cantitate semnificativă și include o descriere detaliată a obiectului, dar atunci când le accesați, de obicei, necesită doar o fracțiune din toate informațiile. De exemplu, poate fi nevoie de informații despre clienții dintr-o anumită țară, sau dulciuri, care includ un anumit tip de ciocolată. Microsoft Access vă permite să specificați condițiile care limitează numărul de înregistrări disponibile și numărul de domenii atunci când se lucrează cu tabele de baze de date.

Lucrul cu Microsoft Access este mult mai ușor decât cu un fișier card sau un dosar cu documente, pentru că puteți face o selecție pe teme date de informații și de a organiza în diferite moduri, indiferent de numărul de înregistrări din baza de date.

Pentru a căuta o anumită înregistrare, puteți utiliza butonul de căutare din bara de instrumente. Pentru a primi date corespunzătoare unei condiții predeterminate, este necesar să se creeze un filtru care cuprinde un set de parametri care descriu înregistrarea dorită. Microsoft Access găsește și afișează datele filtrate într-o formă sau un tabel.

Înregistrările pot fi sortate în ordine alfabetică condiții, numeric, date în ordine cronologică sau în mod specific. De exemplu, angajații pot fi sortate dupa nume.

Porniți programul Microsoft Access în cazul în care nu este încărcat. Deschideți baza de date cu Slastena Lily. Extinde fereastra bazei de date la dimensiunea ecran complet.

Pentru mai multe informații despre deschiderea unei baze de date, consultați lecția 1.

Organizarea înregistrărilor prin sortarea butoanelor

Pentru a face acest lucru, sortați tabelul de personalul de teren departament.

Sortare după domeniu specific

1. Asigurați-vă că tabelele deschise fila (tabele), și dublu-clic pe masa de angajati.

2. Faceți clic în departamentul.

3. În bara de instrumente, faceți clic pe Sortare ascendentă (Sortează ascendent). Înscrierile vor fi sortate după nume, în ordine alfabetică departament în ordine crescătoare, adică, de la A la Z.

În acest exercițiu, folosind filtrul pe care doriți să creați o listă a managerilor de departamente de marketing.

Afișează numai angajații dintr-un departament

Să presupunem că aveți nevoie pentru a obține o listă de agenți de vânzări de marketing departament pentru a le trimite o invitație la ședință. În acest exercițiu, creați un filtru pentru a selecta numai angajați ai departamentului de marketing.

1. Asigurați-vă că cursorul este în câmpul Departament.

2. Faceți clic pe butonul Find (Găsiți) pentru a căuta înregistrările care conțin o valoare de „Marketing“ în domeniul Departamentului.

3. Introduceți proba câmpul de marketing (Găsiți Ce). Asigurați-vă că opțiunea numai în câmpul curent (Căutare câmp numai în curent) marcate.

4. Faceți clic pe butonul Find (Găsiți întâi), apoi faceți clic pe Close (Închidere).

5. Pe panoul Instrumente, faceți clic pe Filtru de selecție (Filtru prin selecție).

Tabelul listează acum doar înregistrările referitoare la departamentul de marketing. În zona de tranziție de la partea inferioară a barei de buton fereastră indică faptul că vizualizați o serie de date filtrate.

Adăugați o altă condiție de selecție

1. În bara de instrumente, faceți clic pe Editare Filtru (Filtru după formular).

Pe o linie goală apare care conține coloane pentru fiecare domeniu. Cuvântul „Marketing“ în coloana Departamentul va fi evidențiată.

2. Faceți clic în celula din titlul coloanei. Acesta arată o săgeată îndreptată spre prezența lista verticală.

3. Faceți clic pe săgeată și selectați „Agent de vânzări“.

4. În bara de instrumente, faceți clic pe Aplicare filtru (Aplicare filtru).

5. Faceți clic pe butonul Close (Închidere) Tabelul de angajati, apoi faceți clic pe No (Nu), ca răspuns la o anchetă dacă pentru a salva modificările.

Informațiile conținute în bazele de date, pot fi imprimate sub formă de documente sau rapoarte care, în același mod ca și formularele conțin date selectate în funcție de condițiile predeterminate de tabele sau interogări. Puteți crea rapoarte folosind proiectantul sau de a folosi o gata făcute tipuri de rapoarte furnizate de către Expertul de rapoarte. Mai în detaliu crearea de rapoarte este luată în considerare în lecția 11, „customizare Rapoarte“.

Distribuirea de rapoarte utilizând Microsoft Outlook

Dacă sunteți un utilizator Microsoft Outlook, cel mai simplu mod de a distribui raportul între colegi prin plasarea acestuia în dosarul Note sau salvați-l într-un dosar desemnat pentru partajare.

Înainte de a imprima raportul, trebuie să selectați și conectați imprimanta. Consultați Ajutorul pentru Microsoft Access pentru instrucțiunile necesare.

1. În fereastra Baza de date, faceți clic pe fila Rapoarte (Rapoarte).

2. Faceți dublu clic pe seturi Raport de vânzări.

Apare un mesaj care cere începutul perioadei pentru care doriți un raport.

3. Tipul 1-Nov-96 ca dată de începere, apoi apăsați pe Enter. În Microsoft Access Data pot fi administrate în diferite moduri. Când introduceți data implicită utilizată de instalarea Windows pe computer.

Pentru a determina în ce țară este configurat computerul, deschideți Control Panel (Panou de control) și dublu-clic pe pictograma Opțiuni și Limbă (Setări regionale).

Afișează întreaga pagină

Dați clic pe lupă-indicatorul de pe înregistrare. De asemenea, puteți da clic pe Zoom (Zoom) de pe bara de instrumente pentru a afișa întreaga pagină.

zoom in

Să presupunem că tipul de raport pe care sunteți mulțumit cu pagina. Acum, asigurați-vă că acesta conține informațiile necesare.

Faceți clic oriunde în raport. Sau faceți clic pe butonul Scale (zoom) pe bara de instrumente.

Încă o dată te-ai dus la pentru a mări.

Cum pentru a vizualiza pagini

1. Folosind bara de defilare verticală pentru a parcurge pagina în sus și în jos. Utilizați bara de defilare orizontală pentru a trece de la stânga la dreapta.

Consiliul. Pentru a schimba pagina marginea raportului, faceți clic pe Page Setup (Configurare pagină) din meniul File (Fișier). Deschideți fila Fields (Margini).

Cu setările de imprimare puteți alege pentru a imprima raportul sau individuale pagini întregi, specificând numărul sau gama lor. Dacă aveți nevoie de mai multe copii, puteți seta numărul de copii și alegeți opțiunea care vă permite să faceți rapoarte cu privire la copii.

Important. Dacă imprimanta este conectată la computer, puteți imprima un raport de kituri de vânzare. În caz contrar, treceți la pasul 3 al exercițiului următor.

Dacă sunteți mulțumit cu setările curente ale imprimantei, puteți imprima raportul făcând clic pe butonul Print (Imprimare) din bara de instrumente Standard (Standard).

1. Faceți clic pe comanda Print (Imprimare) din meniul File (Fișier).

Caseta de dialog Print (Imprimare). Din moment ce doriți să imprimați o copie a raportului, nu este nevoie să modificați caseta de dialog cu setările de imprimare.

2. Faceți clic pe butonul OK.

3. Închideți seturile Raport de vânzări.

Cum de a crea etichete poștale

Pentru a crea etichete poștale, utilizați Master care, ca expert în Microsoft Access, pune întrebări și creează obiectul, în conformitate cu dorințele dumneavoastră. Pentru a construi formele utilizate plombagina, și rapoartele - Raport Wizard. etichete poștale pot fi create cu ajutorul unui vrăjitor special.

Creați etichete poștale

1. Faceți clic pe butonul New (Nou). O casetă de dialog apare nou raport (raport nou).

2. În caseta de dialog, selectați eticheta de corespondență (Label Wizard).

3. Faceți clic pe săgeata din Selectați ca sursă de Dan-nyhtablitsu sau solicitare (alegeți tabelul sau interogarea de cazul în care datele Obiectului vine de la) și selectați Clienți masă.

4. Faceți clic pe OK.

O casetă de dialog Creați etichete poștale (Label Wizard).

Setați dimensiunea etichetelor

Dimensiunile etichetelor pot fi selectate dintr-o gamă largă de valori specificate în inci sau milimetri. Dacă sunteți mulțumit cu o etichetă standard selectați-l în expertul din lista de mai jos.

Dați clic pe versiunea dorită a etichetelor standard. Dacă este necesar, derulați lista. Apoi, faceți clic pe Next (Următor).

etichete de master corespondență (Label Wizard) se va deschide o casetă de dialog pentru formatarea etichete text.

În tipul de etichete (Label Type) pot alege: in foi sau rulouri.

Selectați fontul și culoarea textului

Cu acest dialog, puteți schimba aspectul etichetelor. In acest exercitiu vom lua valorile curente.

Faceți clic pe Next (Înainte).

Etichete text Set

1. În lista Câmpuri disponibile (Disponibil Field), dublu-clic pe numele numele câmpului.

Câmpul apare în prima linie a etichetei de expediere.

2. Apăsați tasta SPATIU pentru a adăuga un spațiu între primul și ultimul nume.

Pentru semne de punctuație și spațiile prezente pe etichetă, trebuie să le introduceți.

3. Faceți dublu clic pe câmpul Nume. Microsoft Access va adăuga un gol Nume câmp după ce ați introdus în stickerele de text.

4. Apăsați tasta Enter pentru a trece la următoarea linie de autocolante.

5. Adăugați câmpurile indicate mai jos, pentru a doua, a treia și a patra rânduri autocolante.

În cazul erorilor tipografice, selectați rândul și utilizați tasta Backspace pentru a șterge autocolante elementul greșit.

Etichetele prototip din caseta de dialog Creați etichete de corespondență (Label Wizard) va lua forma așa cum se arată în figura de mai jos.

6. Faceți clic pe Next (Înainte).

Întrebați etichetele de sortare

Label Wizard vă permite să le sortați. Dacă este setat câmpul de sortare, etichetele sunt tipărite în conformitate cu valoarea acestui câmp. Abțibilduri sorta după codul poștal.

1. În lista Câmpuri disponibile (Disponibil Field) evidențiați codul poștal și faceți clic pe săgeata unică între listele de câmpuri pentru a specifica un fel de index. Faceți clic pe Next (Înainte).

2. Expertul Label atenționează numele „Stickere clienții“ pentru raport. Corectați-l dacă este necesar. Completați expertul făcând clic pe Finish (Finalizare).

Consiliul. În cazul în care etichetele nu sunt aliniate pe o pagină, înseamnă că driverul de imprimantă nu respectă formatul sau dimensiunea autocolante. Încercați o altă dimensiune.

Închideți raportul cu etichete poștale

Când ați terminat crearea raportului, acesta este salvat automat, astfel încât nu este nevoie să-l salvați din nou.

Închideți etichetele de raport pentru clienți.

Noul raport apare în lista de rapoarte din fereastra bazei de date. Acum, când ai nevoie de autocolante, suficient pentru a imprima.

Notă. Pentru a obține competențe suplimentare pe tema lecției, fac exercițiile în „pas înainte.“ În caz contrar, du-te la „Sfârșitul lecției.“

Un pas înainte: crearea de filtre complexe

Se determină starea de selecție a înregistrărilor

1. Deschideți lista formă de clienți. Asigurați-vă că sunteți în vedere formularul. formează modul necesar pentru a crea filtru complex, făcând clic pe Editare filtru (filtru după forma).

2. În bara de instrumente, faceți clic pe Editare Filtru (Filtru Prin formular), pentru a începe formarea filtrului. Caseta de dialog Filtru (Filtru Prin Forma) este diferit, pentru că creați un filtru, având în vedere forma.

4. Faceți clic pe săgeată și selectați «Canada».

Cuvântul «Canada» va apărea ca un criteriu în caseta de dialog Filtru (Filtru după formular). Ar putea fi folosit ca un filtru simplu Aplicarea unui buton de filtrare (Arr1u Filter), dar sarcina dumneavoastră - pentru a crea un filtru complex și defini ordinea de sortare.

Întrebați un filtru complex și principiul de sortare

1. În meniul Filtru (Filtru), faceți clic pe comanda filtrului avansat (filtru avansat / Sort).

O casetă de dialog apare lista filtru1 de clienți, care este afișată valoarea de filtru, stabilit în exercițiul anterior. Adăugați criteriile la data domeniul ordinii și a stabilit principiul de sortare a înregistrărilor filtrate.

2. Apăsați tasta Tab pentru a trece la al doilea, o celulă goală în câmpul rând (Field) în tabelul de testare.

3. Faceți clic pe săgeata în celulă. În lista care apare, selectați „data comenzii.“

4. În Sort (Sortare), faceți clic în celula sub data câmpul Comanda. Deschideți lista făcând clic pe săgeată și selectați principiu Sortare descendentă (Descendent).

5. În condiția selectarea liniei (Criterii) pentru domeniul data de rezervare, expresie de tip> = 15-Nov-96, și apăsați Enter.

6. În bara de instrumente, faceți clic pe Aplicare filtru (Aplicare filtru).

Caseta de dialog se închide și reveniți la formularul de vedere. Dreptul panoului butoane de navigare afișează numărul de înregistrări filtrate și cuvântul „filtru“. Pot fi vizualizate sub forma de modul de înregistrare cu ajutorul butoanelor de navigare sau un comutator într-un mod de tabel pentru a vedea toate înregistrările dintr-o dată.

7. În bara de instrumente, faceți clic pe butonul săgeată vizualizarea (vizualizare) și selectați modul de masă (Foaie de date View).

De asemenea, puteți da clic pe modul de tabelă echipa (Foaie de date View) din meniul View (Vizualizare).

8. Faceți clic pe comanda Save (Salvare) din meniul File (Fișier).

9. Faceți clic pe comanda Close (Închidere) din meniul File (Fișier).

1. Pentru a trece la următoarea lecție, faceți clic pe Închidere comandă (Închidere) în meniul File (Fișier).

2. Dacă ați terminat lucrul cu programul Microsoft Access, faceți clic pe Exit comandă (Ieșire) din meniul File (Fișier).

În următoarele exerciții veți:

deschide o bază de date și de formă;

găsi înregistrări specifice;

utilizați un filtru pentru a selecta date;

Să presupunem că informația cu privire la departamentul de transport a fost inclus în baza de date a companiei Slastena Lily. La introducerea datelor în baza de date cu angajații departamentului de masă ați cerut sfatul.

Pasul 1: Deschideți baza de date și să verifice datele

1. Porniți Microsoft Access și baze de date open Slastena Lily.

2. În fereastra Baza de date, deschideți formularul Comenzi, și apoi, folosind tastele de navigare, du-te la prima înregistrare a bazei de date la ultimul.

3. Comutați la modul de masă.

4. Modificați coloana lățimea City și trece la formularul de vedere.

Pasul 2: introduceți date în câmpurile de formular și să le editați

Ia o idee generală despre conținutul comenzilor de masă, puteți introduce mai multe intrări pe baza informațiilor furnizate de către departamentul de transport.

1. Asigurați-vă că formularul de comandă este deschisă, și introduceți următoarele date într-un nou record.

Texas 75229 Statele Unite ale Americii

Card de credit Fondul Elite

numărul de cont 1234

Plata Data 11/10/97

Codul pentru clienți 5

2. Departamentul de Transport a anulat comanda 414. Comutare la vizualizare foaie de date și ștergeți intrarea cu codul de comandă 414.

3. Treceți la formularul de vizualizare.

4. Du-te la comanda cu codul 337. modifica numărul de seturi de piuliță 3.

Pasul 3: Căutare înregistrări

1. Comutați la formularul vedere la formularul de comandă.

2. În forma de plată pentru a selecta câmpul nume de familie.

3. Utilizați funcția Găsiți (Găsiți), pentru a efectua căutare cu numele clientului și numele lui Nelson Bill.

4. Închideți caseta de dialog Căutare (Găsiți în câmp).

Pasul 4: Selectarea înregistrărilor prin utilizarea unui filtru

1. Comutați la modul forma comenzilor de masă și selectați data câmpul de plată.

2. Folosiți Schimbare filtru (filtru prin forma) pentru testul de intrare => 1.1.96.

3. Faceți clic pe butonul Aplicarea unui filtru (Aplicare filtru), pentru a afișa tabelul de filtrat.

4. Comutare pentru a forma și modul de a crea un filtru avansat.

5. Selectați câmpul Nume drept criteriu de filtrare.

6. Introduceți = [Numele destinatarului] criteriu.

7. Aplicare filtru.

Pasul 5: înregistrări de sortare

Să presupunem că managerul departamentului de transport ar dori să vizualizați înregistrările sortate într-un mod sistematic, plasându-le în ordine crescătoare sau descrescătoare.

1. Asigurați-vă că formularul de comandă este deschisă în vedere formularul, apoi selectați câmpul de data comenzii.

2. Sortare descendentă (Sortează descendent), pentru a aranja înregistrările în ordine descrescătoare.

3. Selectați câmpul Nume în Trimitere.

4. Sortare ascendentă (Sortează ascendent), pentru a aranja intrările în ordine crescătoare.

Pasul 6: Crearea unui raport

Arată managerul departamentului de transport, modul de a crea etichete poștale utilizând Expertul Label.

1. Închideți formularul de comenzi.

2. Faceți clic pe fila Rapoarte.

3. Crearea unei etichete folosind comenzile de masă și etichete de adrese de master. Includeți următoarele câmpuri în raport:

Numele și prenumele destinatarului orașului Strada destinatarului

Stat / provincie, codul de țară al destinatarului destinatarului

4. sortați raportul privind ordonarea și faceți clic pe Next (Următor).

5. Când vi se solicită, introduceți numele raportului de etichete poștale.

6. Faceți clic pe Finish (Finalizare), pentru a salva raportul.

1. Pentru a trece la următoarea lecție, din meniul File (Fișier), faceți clic pe Închidere comandă (Închidere).

2. Dacă ați terminat de lucru cu Microsoft Access, din meniul File (Fișier), faceți clic pe Exit comandă (Exit).