stocarea documentelor operațional 2

Întrucât instituțiile și să transmită Documentația Arhiva organizației, pe care sunt ținute la locul de formare a acestora, în cazul (organi-zatsiyah recomandabile cazuri de stocare centralizate mici).

Șefii de departamente și angajații responsabili de-documentare largi, oferă siguranța documentelor și fișierelor.

Enterprise pentru stocarea centralizată a documentelor creează o unitate structurală specială - activitatea de arhiva Koto-cerned este reglementată de Regulamentul privind organizarea arhivei.

În multe organizații, pentru gestionarea documentelor, controlul respectării legislației în subdiviziunile SED-TION sistem de management de caz pentru a ghida procesul cu documente și de învățare de bază ale lucrătorilor de birou cos-date de gestionare a înregistrărilor de serviciu.

Cazurile sunt în camere de lucru sau desemnate în acest scop, spațiile sunt situate în dulapuri și birouri închise, dulapuri dosar lift, oferind documente complete ness stocate.

În scopul de a îmbunătăți eficiența de căutare a documentelor de afaceri sunt în conformitate cu nomenclatura afacerilor, Pia care este plasat pe ușa dulapului din interior.

Pe spatarele cazuri coperti specificate numărul de cazuri în conformitate cu nomenclatura. Păstra documentele în desktop-uri nepotrivite interzice Xia. Documentele trebuie să fie păstrate într-o cameră încuiată, în spe cial-concepute pentru acest scop dulapuri sau seifuri, regula-ing posibilitatea de pierdere sau deteriorare.

În cazul pierderii de cazuri, care sunt înregistrate în conformitate cu nomenclatura, subdiviziune structurală a măsurilor sunt luate pentru căutarea lor. Obna-afacerilor incluse apărarea bunului în inventar. În cazul în care măsurile nu produc rezultate, atunci cazul nedetectate se face cu un certificat de cazuri rang-absență, este semnată de conducătorul unității structurale și transmise împreună cu o listă de cazuri de unități structurale în arhivă.

cazuri de extrădare în afara organizațiilor făcute cu permisiunea șefului organizației. Eliberat pentru afaceri, pornire carte - adjunct al cazului, care indică numărul și titlul numărul cauzei și numele inventarului atunci când și care a emis problema, data întoarcerii sale și sub-pis emise care se ocupă cu indicarea poziției. În cazul în care cauza la cardul arhivă - adjunct retras.

Confiscarea documentelor din cazurile de timp de stocare permanentă de admitere etsya în cazuri excepționale și cu permisiunea șefului organizației cu obligatorie elaborarea unei arhive copie legăminte-rennoy a documentului și actul de retragere a originalului.

Transferul de cazuri la organizarea arhivei

agenții de diviziuni structurale transmise la dosar-sclav guvernamental cazurile, pe termen lung permanent (peste 10 ani), depozitare și de personal, întocmit în conformitate cu regulile de bază ale organizațiilor arhivelor, aprobat prin decizia Arhivei de Stat al Consiliului de 06.02.02,

Cazurile de temporar (până la 10 ani), prin transfer de stocare la arhivele departamentale nu poate fi și ar trebui să fie păstrate de unda centru de la birou, secretariat sau alt mijloc de servicii de afaceri de producție sau în unitățile structurale.

În cazuri excepționale, prin decizia șefului de organizare-TION, acestea pot fi transferate la arhivele departamentale ale stocurilor sau nomenclatura afacerilor, care determină arhivele departamentale.

Transfer delproizvoditsya numai cu privire la stocurile de acceptare formă fixă.

Inventarul este o listă de cazuri cu (ordinal) numerotarea de sine brut.

În fiecare unitate structurală organizarea inventarului ar trebui să fie compilate anual sub îndrumarea metodologică a lucrătorilor arhivă.

Inventarul cazurilor de unități structurale compuse din formă unitară în triplu exemplar și prezentate arhiva organizației la un an după finalizarea cazurilor la hârtiile.

În elaborarea inventarului de afaceri unității structurale ar trebui să ia în considerare următoarele cerințe:

cazuri titluri sunt înscrise în inventar, în conformitate cu schema de sistematizare pe baza nomenclaturii afacerilor;

fiecare caz este înscris în inventar în conformitate cu un număr de serie separat (în cazul în care acesta este compus din mai multe volume sau părți, fiecare volum sau o parte se înscrie în inventar în cadrul unui număr separat);

numerotarea cazurilor în inventar - brut de mai mulți ani; comandă stocurilor de numerotare unități structurale stabilite de comun acord cu arhiva;

inventar se completează în strictă conformitate cu informațiile care sunt aduse la capacul de caz;

atunci când face un rând în inventarul de cazuri cu același titlu scris în titlu plin de primul caz, și toate celelalte cazuri omogene indicate prin cuvintele „aceleași“, cu alte informații despre afacerile inventarului se efectuează integral (la fiecare foaie de inventar titlu nou este reprodus în întregime);

Contele de inventar „Note“ este folosit pentru a ștampila admiterea afacerilor, în special starea lor fizică, să transfere cazuri la alte unități de afaceri cu referire la actul cerut, prezența copiilor, și așa mai departe. N.

La sfârșitul inventarului după ultimul articol este umplut cu înregistrare rezumat descriptiv, care enumeră (în cifre și litere) numărul de cazuri, primul și ultimul număr de cazuri în inventarul de cazuri, precum și stipulează cazuri particulare de numerotare în inventar (disponibilitatea numerelor cu litere și pierdute).

Afaceri inventarul de unități structurale trebuie să fie semnat de către inițiatorul care indică poziția sa și aprobat de către șeful direcției structurale.

La cerere organizațiile de arhivă din inventar poate fi întocmit un tabel de cuprins, lista de abrevieri, semne.

Împreună cu lucrările din arhivele transferate agențiilor de înregistrare și evidență de control al serviciului de card (birouri, secretariat, departament general etc.). Titlu kazh-Doi cataloage incluse în inventar.

Transferul de cazuri la arhivele departamentale se face ca o mare de reguli, conform programului. compilate de către șeful de departament al-hivom (sau persoana responsabilă de arhiva), cu o pre-convenite cu privire la șefii de departamente, transmiterea documentelor. Program aprobat de către șeful organizației.

În timpul pregătirii cazurilor de transfer la depozitare organizarea arhivei Cap (responsabil pentru fișierul) verifică caracterul complet al compoziției documentelor incluse în inventarul de acceptare, precum și calitatea tratamentului lor.

Prezența cazurilor de controale de inventar cu nomenclatura afacerilor. Dacă găsiți absența oricăror cazuri de volume sau părți ale cazului, șeful arhivei (responsabil pentru fișierul) are dreptul de a cere angajaților să-și însușească unitate structurală a organizării investigarea cazurilor de lipsă sau o explicație pentru starea unwound a afacerilor.

Dacă a existat o pierdere de documente din cauza incendii, inundații sau orice alt accident, trebuie să elaboreze o declarație cu privire la incidentul în prezența reprezentanților serviciilor (pompieri, stație de epurare a apei, și așa mai departe. N.).

Ori de câte ori este posibil, informații cu privire la vechimea sau salariul angajaților conținute în documentele pierdute, este necesar să se aducă alte documente care au un timp de depozitare temporară.

De exemplu, informațiile privind remunerarea cuprinse în conturile personale ale salarizare în caz de pierdere a acestora poate fi completat registru de salarizare pentru emiterea salariului sau a altor documente contabile primare, care reprezintă baza pentru calculul salariilor, care au un termen de valabilitate de 5 ani .

În cazul pierderii comenzilor inițiale, ordinele de personal pot fi înlocuite de copii certificate.

În cazul pierderii iremediabilă a afacerilor care constituie certificatul corespunzător, care precizează tipurile (specii) de documente pierdute, numărul acestora, perioada pentru care au fost întocmite, motivele pentru pierderea lor.

Certificat semnat de șeful direcției structurale (departamentul de personal, departamentul de contabilitate) și este reprezentat șef al arhivei (responsabil pentru arhiva), care raportează șefului organizației despre ce sa întâmplat faptul, precum și a face sugestii și concluzii cu privire la pedepsirea celor responsabili și să ia măsurile adecvate pentru a asigura siguranța documentelor să fie de stocare pe termen lung .

În timpul pregătirii cazurilor de transfer la arhivele șefului organizarea arhivei (responsabil cu arhiva) verifică și corectitudinea cazurilor în conformitate cu nomenclatura aprobată afacerilor.

Se verifică conformitatea cu documentele poryadkaraspolozheniya cronologice în afaceri.

În procesul de pregătire a cazurilor de verificare de transfer pentru toate cererile pentru comenzi, instrucțiuni. Anexele la documente, indiferent de data întocmirii lor, sunt atașate la documentele administrative, pe care le-au fost aprobate sau implementate.

Șeful Arhive (responsabil pentru arhivă) verifică, de asemenea, și conformitatea cu toate detaliile documentelor care urmează să fie transferate la arhivă.

O atenție deosebită este acordată documentelor administrative. Verificați disponibilitatea date, comenzi, numere, potrivite le în cartea de înregistrare a comenzilor, precum și prezența conducătorului de semnături, și, dacă este necesar - disponibilitatea vizelor.

În cazul în care cauza și nu copia originală a documentului este inclus, acesta trebuie să fie în mod necesar un certificat.

Atunci când semnat de copia corespunzătoare a script-ul de mai jos recuzita „Signature“ pune jos:

- de asigurare cuvintele „true“;

- persoana care să ateste copia;

- decodificarea semnăturii (inițialele, nume);

Permis pentru a certifica o copie a presei, la discreția organizației.

verificări pentru inventarul intern și calitatea pregătirii sale în afacerile personale sau afacerile personale tinutele lucrătorilor concediați.

În plus, în timpul pregătirii documentelor se verifică cazurile de formare a conturilor personale pe salarii: acestea sunt grupate în cazul numelor în ordine alfabetică *.

În cazul formării de conturi personale, foi de decontare salarizare a numărului de personal organizații (coduri) lucrătorilor trebuie să creeze un pointer la lista (o parte din care a inclus aceste documente), care enumeră numele și patronimicul (specificați complet) angajați și să le facă căutare date (număr de unități de depozitare, foile de unități de stocare de date în care conțin informații despre angajați).

În timpul testului, calitatea pregătirii documentelor pentru transferul către arhivele verificat, de asemenea, calitatea examinării valorilor documentelor pentru afaceri.

În cazul detectării acestor copii numărul de exemplare disponibile în documentul original, precum și propunerile de proiecte de documente care sunt eliminate, și apoi republicată. Foi de cazuri sunt renumerotate, numerele vechi trec din următorul pus jos un număr nou, peresostavlyayut de afaceri de asigurare inscripție.

În plus, acesta este verificat și numerotarea foilor, în cazul, acuratețea activității de etichete de asigurare corespunzătoare numărului real de foi, în cazul celei specificate în fișa de date pentru martorul.

În cazul în care examinarea calității lucrărilor privind legarea, depunerea de documente a constatat că unele dintre documentele cad - nu capturat de legare sau nu capsate, este necesar să brodeze, să se răsucească și re-tiv. Niciodată nu a depus documente afix, chiar dacă documentul pe o singură foaie (cu excepția foaie - martor caz).

Șeful Arhive (responsabil pentru fișier) verifică valabilitatea înregistrării cazurilor acoperă. disponibilitatea toate detaliile necesare: numele firmei, numele unității structurale, cazurile de index (în conformitate cu nomenclatura din cazuri), titlul de afaceri, data extreme documentele de caz, numărul de foi de caz, termenul de valabilitate a documentelor de caz, codul de arhivă.

În cazul în care cazul este compus din mai multe volume pe copertile cazuri trebuie să poarte numerele lor. Afaceri decorate Întâmplare acoperire emis din nou din nou.

Nu mai puțin important punct de verificare a calității pregătirii cazurilor de transfer la arhiva organizației este de a verifica elaborarea unui inventar de acceptare, completarea corectă a tuturor graficului său. Graficele de inventar trebuie să fie completate în strictă conformitate cu informațiile care sunt aduse pentru a acoperi cazurile. Titlul fiecărui caz, care urmează să fie transferat la arhiva, are propriul număr de inventar independent.

Se verifică și corectitudinea intrărilor finale în inventarul de cazuri și se potrivește cu numărul de cazuri menționate în inventar, prezența lor reală.

În plus, cazurile detectate anteturi pot fi făcute în inventar la numerele cu litere, în conformitate cu cazurile schema de sistematizare sau la sfârșitul secțiunii de inventar. La cererea șefului arhivei (responsabil pentru arhiva) organizarea inventarului poate fi întocmit o listă de acronime, indici, cuprins.

Toate deficiențele identificate în timpul inspecției calității pregătirii cazurilor de transfer la arhivele, sunt comunicate șefului departamentului sau persoana responsabilă pentru efectuarea acestei lucrări, care ar trebui să ia măsuri pentru a le elimina.

În conformitate cu acordul încheiat în ziua specificată a persoanelor responsabile care efectuează o recepție comună și transmiterea documentelor în arhivele organizației.

Un angajat al unității structurale, transmiterea documentelor din dosar oferă organizațiilor.

Cazurile sunt transmise la arhiva în mănunchiuri sau arhive cutii conform inventarului de acceptare, în strictă conformitate cu numerele lor de secvență. Fiecare pachet sau cutie trebuie să aibă o etichetă care conține următoarea descriere a elementelor: numele unității structurale, numărul de inventar, numărul de cazuri, numărul de pachete. Dacă este necesar, puteți specifica o perioadă de depozitare.

Primirea și transmiterea fiecărui caz incluse în inventarul se face șeful arhivei (responsabil pentru arhiva), în prezența unui angajat al unității structurale, transmiterea documentelor.

cazuri de transmisie-recepție făcute conform listei. și în ambele copii sale împotriva fiecărui caz de transfer includ o referire la prezența sa.

Când primiți cele mai valoroase cazuri pentru a verifica numărul de foi, în cazul. În lipsa oricăror cazuri, motiv pentru care urmează să fie transferat la arhiva, o intrare corespunzătoare în „Comentarii“ inventar coloana.

În inventarul târziu-tse în fiecare caz de numere și cuvinte sale indicând suma Xia efectiv primită în arhivele cazuri, data-recepție ne-săpun are afaceri, precum și semnăturile angajatului și angajatul unității structurale arhive departamentale, pentru a transfera cazurile.

Inventarul preparate prin diviziuni structurale, servesc drept bază pentru pregătirea inventarului consolidat al afacerilor organizației. care pregătește dosarul și la care în continuare procedurile sunt stocate permanent.