stocarea documentelor operațional 1

1. depozitarea operațională a documentelor ................................................. 2

2. Lucrul cu documentele primite (graficul). Introduceți detaliile utilizate .................................................................. 9

1. depozitarea operațională a documentelor

Toate documentele produse în activitatea organizației, sub rezerva siguranță într-o anumită perioadă. perioadele de păstrare definite printr-o listă de documente tipice, cu indicarea perioadei de depozitare, precum și liste departamentale, elaborate de Minister și alte autorități pentru organizațiile lor.

Formarea cauzei se încheie după ce a depus cele mai recente documente în ultimul an. La sfârșitul anului calendaristic al documentelor în afacerile ar trebui să fie pregătite pentru transferul la arhive sau distruse.

Organizațiile lucrătorilor sunt personal responsabili pentru siguranța documentelor și faptele lor oficiale. În caz de pierdere a angajatului trebuie să raporteze imediat supraveghetorului și informează serviciul de management al documentelor (DOW).

Dacă aveți nevoie de orice document deja patch-uri, în acest caz, ele pot fi extrase din ea de către o persoană responsabilă pentru cazurile de formare și de depozitare. În astfel de cazuri, locul documentului lipsă în caz lista, se potrivesc adjunct. În certificarea, problema angajat de redactare a unor documente din dosarul cauzei nu este permisă, dar pot fi emise în întregime problema pentru utilizare temporară. În acest caz, umplut cu un card-adjunct modelat:

Harta adjunct a pus în aplicare emise de afaceri. cazurile de extradare angajații li se acordă o perioadă de cel mult o lună, după care ar trebui să fie returnat cazul. cazuri de extrădare către alte organizații pot permite doar capul pe baza unei cereri scrise a actului.

De la înființarea (obținere) și pentru a transfera organizarea arhivei sau distrugerea documentelor sunt stocate în unitățile structurale. Cea mai comună este structurarea organizației în următoarele diviziuni:
1) Controlul. Această diviziune, formată pe o bază sectorială și funcțională, și să asigure punerea în aplicare a activităților individuale ale organizației și efectuarea de gestionare a organizației. De obicei, ele sunt create în companii mari, autorități publice și autonomiei locale și să se unească unități funcționale mai mici (de exemplu, departamente, diviziuni);
2) separarea. La departamentul de multe ori structurate instituții și organizații medicale terapeutice și profilactice. Acest obicei industrie sau unitate funcțională, precum și controlul, se combină un unități mai mici funcționale.
La departamentul este structurat ca autorități publice (de exemplu, departamentul creat în birourile vamale regionale). Pentru bănci și alte instituții de credit, de regulă, separarea dintre ele sunt pe o bază teritorială și sunt subdiviziuni structurale distincte sunt înregistrate ca ramurile sale;
3) departamente. Ele reprezintă, de asemenea, o divizie, structurată pe o bază sectorială și funcțională, care, precum și managementul asigură punerea în aplicare a activităților individuale ale organizației. De obicei, ele sunt create în organele puterii de stat și a autonomiei locale; unite în structura sa în unități structurale mai mici (cele mai multe dintre toate - departamente). Departamentele sunt, de asemenea, birouri reprezentative ale companiilor străine și companii în care managementul este organizat conform modelelor occidentale;
4) departamente. În cadrul departamentelor sunt unități structurale funcționale responsabile pentru domenii specifice de activitate ale organizației sau suport organizațional și tehnic pentru punerea în aplicare a uneia sau mai multora dintre activitățile organizației;
5) de servicii. „Serviciul“ este un grup de cele mai multe ori unite de unități funcționale, care au legătură scopuri, obiective și funcții. În acest caz, administrarea sau conducerea acestui grup sunt gestionate la nivel central de către un ofițer. De exemplu, serviciul de director adjunct al resurselor umane, se poate combina departamentul de personal, departamentul de personal de dezvoltare, organizarea și departamentul de plată, alte unități structurale, care îndeplinește funcții legate de personalul de conducere. Acesta este condus de directorul adjunct al resurselor umane și a creat pentru punerea în aplicare a politicii de personal uniforme pentru organizație.
Serviciul poate fi, de asemenea, creat ca o unitate structurală separată formată pe o bază funcțională și pentru activitățile tuturor unităților structurale ale organizației, ca parte a o singură direcție. Deci, securitatea este o unitate structurală, care prevede fizică, securitatea tehnică și informare a tuturor unităților structurale ale organizației.
6) Biroul. Această unitate structurală este creată fie ca parte a unei unități mai mari (de exemplu, departamentul) sau ca o unitate independentă. Ca o unitate structurală independentă a biroului - pentru desfășurarea operațiunilor executive și a activităților de întreținere a altor divizii structurale ale organizației. Practic, „Biroul“ a făcut referire în mod tradițional ca unitate structurală referitoare la „hârtie“ (de la biroul francez -. Desk) și de muncă de referință.
În plus față de unitățile structurale independente de mai sus sunt unități de producție (de exemplu, magazine) sau unități care deservesc industria (de exemplu, ateliere, laboratoare).
După cum sa menționat deja, unități independente, la rândul lor, pot fi împărțite în unități structurale mai mici. Printre acestea se numără:
a) sectoare. Sectoarele (lat seco -. Cut, cota) sunt create ca urmare a diviziunii temporare sau permanente a unei unități structurale mai mari. De exemplu, în departamentul financiar ca permanent poate fi stabilită finanțarea sectorului de cheltuieli de exploatare, investiții în sectorul financiar și de creditare; ca o unitate temporară pentru proiectul de investiții specifice pot fi create;
b) zone. Aceste subdiviziuni sunt create pe același principiu ca și sectoarele permanente. acestea sunt, de obicei sever restricționate „zone“ de responsabilitate - fiecare domeniu este responsabil pentru un anumit domeniu de activitate. Împărțirea unităților structurale în domeniile - convenționale și nu este fixat în structura organizației);
c) grup. Grupurile sunt unități structurale produse de aceleași principii ca și sectoarele, zonele - ele combină expertiza pentru a îndeplini o sarcină specifică sau un anumit proiect. Cel mai adesea grupuri sunt temporare, iar crearea lor nu este reflectată în structura de ansamblu a organizației.

2. Lucrul cu documentele primite. Specificați elemente de recuzită folosite

Acoperiți de cazuri de proiectare în cadrul operațional de stocare

Cazul numărul ____ _____ Tom
Comenzi de director arhiva
cu personalul
(Recepție, traducere, concedierea angajaților)

Data (ultima dată)