Stocarea documentelor în arhivă

Dacă aveți nevoie de organizarea de stocare arhivare a documentelor. Noi ajuta la organizarea de depozitare a documentelor din arhiva. Acest lucru, mai presus de toate, livrarea de fișiere într-o arhivă. în strictă conformitate cu ordinea existentă de livrare a documentelor în arhivă. În plus, stocarea documentelor contabile. în conformitate cu reglementările în vigoare în Ucraina stocarea documentelor din arhivă. În acest caz, îndeplinite toate condițiile de păstrare a documentelor din arhiva. Asigurați-vă că pentru a lua în considerare perioadele de stocare a documentelor din arhiva. Vă rugăm să ne contactați dacă nu știți cum să predea documentele în arhivă. Compania noastra este situată în

Stocarea documentelor în arhiva întreprinderii, organizarea de documente de arhivă.

Solicitat de regula №16 sistem de stocare a documentelor în întreprinderi pot fi după cum urmează:

Schema de organizare a depozitării documentelor în întreprinderi

În conformitate cu clauza 2.1 din Regulamentul №16 pentru documentele de depozitare, completate în evidență la întreprinderile create arhive. Conducerea companiei ofera premisele necesare de arhivă, echipamente și personal. Arhiva poate fi creat ca o unitate structurală independentă, sau o parte a serviciului de administrare a înregistrărilor. În companiile cu un număr mic de angajați responsabili pentru lucrul cu documente de arhivă revine biroul unuia din personalul de serviciu (alin. 2.2 din Regulamentul №16).

În activitatea arhivei întreprindere reglementată de legile și alte acte juridice ale Ucrainei, precum și Regulamentul privind arhiva companiei. (2.3 Regulamentul №16). Numărul de angajați ai companiei a introdus postul de șef al arhivei. Responsabilitati arhiva lucrătorilor definite fișele de post, care sunt aprobate de director (al treilea paragraf din clauza 2.6 din Regulamentul №16). În plus, fișele de post ale unora dintre ceilalți angajați (inspector pe personalul, șeful Oficiului, functionar, secretar, etc.), este recomandabil să se includă dispoziții pe aceștia să predea documentele la arhiva întreprinderii, pregătindu-i pentru livrare la Arhivele Statului, etc.

Organizarea de documente de arhivă include:

recepție din diviziunile structurale ale întreprinderii și stocarea documentelor de arhivă;
controlul condițiilor de depozitare și de valabilitate a documentelor în subdiviziunile structurale ale întreprinderii;
pregătirea și coordonarea unei nomenclaturi consolidate a afacerilor, verificarea conformității în cazul formării documentelor aprobate de nomenclatura;
o examinare preliminară a valorilor documentelor stocate, elaborarea și transmiterea proiectelor stocurilor de întreprindere documentele CE referitoare la IFA, stocurile de cazuri de stocare pe termen lung lpisey afaceri privind personalul angajaților întreprinderilor și a actelor de retragere de distrugere a documentelor, care nu sunt atribuite GAF ;
organizație în ordinea stabilită de utilizare a documentelor de arhivă, emiterea de informații de arhivă, copii, extrase din documente, etc.

De la început până la livrarea documentelor în arhivele întreprinderii în care sunt depozitate la locul de formare a cazurilor, și anume, în subdiviziuni. La întreprinderile mici de stocare pot fi centralizate în biroul de serviciu. În spațiile de lucru de afaceri ar trebui să fie depozitate vertical în dulapuri de închidere. Emiterea de utilizarea temporară a altor diviziuni structurale sau a altor întreprinderi cu permisiunea directorului (pp 3.3.2 Reguli №16).

Complete lucruri de evidență a datelor (peste 10 ani) de stocare constantă și pe termen lung, precum și personalul întreprinderii va fi depus în arhiva pentru depozitare și utilizare ulterioară. transmiterea acestora este doar inventarele de afaceri.

Care sunt, în general, condițiile de păstrare a documentelor din arhiva?

№16 norme conțin un număr de cerințe pentru a arhiva spațiilor, echipamentelor de energie electrică și de arhivă foc, temperatură și umiditate, lumină și regimul sanitar-igienice, echipamente de arhivă, introducerea documentelor în arhivă, precum și ordinea emiterii și verificarea prezenței și a stării de lucruri.

Arhiva de stocare pentru a fi scos din celelalte industriale, depozit și spații de locuit asociate cu depozitarea sau utilizarea inflamabile, chimice, produse alimentare, și nu ar trebui să se ocupe cu ele conductele comune. În plus, depozitarea este interzisă pune gaz, apă, canalizare și alte conducte. În conformitate cu pp 8.1.4 Reguli №16 în spațiile de arhivă trebuie să fie o ieșire de urgență. Usi exterioare sunt izolate spațiu de metal, în afara timpului, acestea sunt sigilate.

Cerințe pentru echipamentele electrice și arhiva de incendiu includ nevoia de cabluri numai în formă ascunsă, de stocare ar trebui să fie echipate cu alarmă de incendiu și agenți de stingere a incendiilor. Interzice fumatul și utilizarea aparatelor de încălzire.

Cerința principală pentru condițiile de temperatură și umiditate este cerința parametrilor de temperatură (17 - 19 grade C) și umiditate relativă (50-55%).

În cazul mucegaiului în camere, insecte, rozătoarele, dezinfecție și deratizare. Camerele nu păstrează obiecte străine, consumul de alimente, de reproducție culori (alin. 7.4 din Regulamentul privind condițiile de arhivare a documentelor de depozitare).

Stabilesc reguli și cerințe pentru plasarea de rafturi cu documente. Documentația pe ele ar trebui să fie plasate într-un mod care face ca fiecare unitate structurală au fost depozitate într-un singur loc și au fost plasate în ordinea veniturilor anuale. În plus, acesta conține o interdicție totală privind stocarea fișierelor arhivă în grămezi pe podea, glafuri și alte locuri neamenajate.