Regulile de bază ale instituției de imprimare în

Documentul - un proces complex caracterizat prin diverși parametri asociați cu procesele documentelor și cu toate celelalte organo-tiile. organizarea fluxului de lucru include toate opera-TION pentru primirea, transmiterea, compilarea, documente de coordonare, Ofori-indreptare, certificare și expediere.

Principalele caracteristici ale documentului sunt calea, care include toate instanțele în modul de deplasare a unui document de la crearea unui proiect (sau de primire-TION) la liantului în cazul, și timpul necesar pentru documentele trecătorilor denie pe acest traseu. Prin urmare, regula-lo principal fluxul de lucru - postul prohozhde de hârtie pe cel mai scurt și cel mai direct traseu cu cel mai puțin consumatoare de timp. În plus, atunci când organizațional-TION de circulație a documentelor necesare pentru a îndeplini regulile următoare-ING:

• reducerea la maximum a cazurilor de trecere a documentelor (prin eliminarea etapelor de procedeu de prelucrare a documentelor și a legăturilor administrative nu sunt OCU-slovlennyh necesitate de afaceri);

• eliminarea sau limitarea maximă a mișcării de revenire a documentelor (atunci când acestea sunt prelucrate - înregistrarea și livrarea, în pregătirea lor - vederea și-soglasova stabilite și așa mai departe);

Respectarea acestor norme face posibilă realizarea principiului de organizare de bază de servicii de administrare a înregistrărilor - specialiști-TION de posibilitatea de a operațiunilor de fabricație cu o singură familie de performanță centralizată la o mai bună utilizare TION echipamentelor de birou și de personal.

În plus, respectarea acestor reguli poate îmbunătăți furnizarea de documentare a personalului de conducere din cauza:

• Direcția de curgere continuă a fluxului de informații, cu excepția depozitelor de duplicat și operații repetate pentru pregătirea și procesarea documentelor;

• mișcarea ritmică a documentelor, care asigură fluxul lor lină și ajută la sarcină proporțională-țional ca un personal specializat de management și servicii de birou.

date obiective privind starea de document pot fi obținute de la caracteristicile calitative și cantitative ale parametrilor săi.

Caracteristicile calitative ale documentului sunt:

• Direcții de conducere document (direcția de deplasare, etapele documentelor de rută și judiciare);

• periodicitate (etapa flux de lucru);

Fluxul de lucru ca și fluxul de lucru este împărțit în mai multe părți - fluxuri, care asigură comunicarea directă și-ing inverse în management. Sub fluxul de informații (fluxul de informații de documente) se referă la un cadru organizat sau predominant în cadrul mișcării de date sistem de informații într-o anumită direcție, cu condiția ca aceste date sursă comună și un receptor comun.

Distins de fluxul de informații și relația direcție Niju la obiectul de management. În direcția fluxurilor lyayut-vyde orizontale care leagă organizarea de management-un nivel, și verticală (ascendentă și descendentă), care leagă organizația la diferite niveluri, de exemplu, autoritatea de mâner-vodyaschy și agențiile sale subordonate și organismele-tiile, sediul central al companiei și filialele acestora, phi FILIALELE. - aceste documente curenți ascendenți de intrare, primi-mye organizația-mamă a organizațiilor subordonate (documente de ieșire organizații subordonate, directe-mye autorităților superioare). Downdrafts - este sus-document transmis de către autoritățile superioare și managementul organizațiilor subordonate.

În ceea ce privește gestionarea Ob-ektu aloca fluxul de informații de intrare, ieșire și interne. Ele sunt strâns legate, deoarece informațiile sunt de documente utilizate pentru trepte pregătirea răspunsurilor interne și de ieșire, etc.

Viitoarea Fluxul de informații cu privire la orice organizație este format din:

• documente din organizațiile subordonate, care conțin-ing informații despre efectuarea de acțiuni administrative, interogări cu privire la modul de a efectua sarcini și să raporteze informații cu privire la activitățile lor. În conformitate cu tipurile de documente care flux de co-valoare de rapoarte (, social-TION, activitatea financiară, economică de management), notele de andocare, okay inițiativă scrisori, acte;

• plângerile cetățenilor - sugestii, cereri și reclamații.

fluxul de informații de ieșire este format din documente, Creare-ted în organizație și a trimis în străinătate. documente de ieșire creat ca răspuns la cerere sau inițiativă documentele orale care necesită sau nu necesită un răspuns Pis-mennye primite sau. documentele de inițiativă sunt întotdeauna semnificativ mai mari decât documentele de răspuns de grup. Motive pentru crearea de documente de ieșire dictate de activitățile de direcție-niyami ale organizației și informațiile sale pentru mei. În fluxul de informații de ieșire, un grup de documente rase-poryaditelnyh (cu condiția ca organizația este organizațiile subordonate IME) și informații (comm nikativnyh) - scrisori, memorii, comentarii, informații, rapoarte, contracte, documente pentru punerea în aplicare a acestora.

documente de intrare formează trei direcții de deplasare: conducerea organizației, gestionarea structurale sub-TION direct specialiștilor. Raportul dintre aceste fluxuri inegal - cea mai mare parte a documentului intră în mâner-ducerii, care, pe de o parte, experiența suprasarcinii-Informații ample, iar pe de altă parte, - primește cantitativă semnificativă a informațiilor nu corespunde competenței lor, domeniile de activitate și funcționale responsabilități, nu lor nivel. În așteptarea documentelor de orientare este pe timp de pierdut, lungește calea documentului către interpret.

traseu de trafic documentelor de intrare depinde de momentul în tehnologiile fluxului de lucru-instituție nyatoy. De exemplu, măsoară procesul de înregistrare este împărțit în două etape: introducerea datelor formular de înregistrare primit documentul înainte de examinarea sa de gestionarea și adăugarea de date rezoluție-TION, termene, orientări pentru punerea în aplicare și Dru-SHM după luarea în considerare a capului. Astfel, documentele de înmatriculare tehno-LogY crește traficul la documente de la a ajunge la artist. Dacă organizația dvs. are din nou sub-Ocupat documente de registru, și anume la nivelul unităților cu structură turale, pierderea de timp din cauza unei irațional-TION se oprește într-o mișcare document mai vizibil.

fluxul de informații de ieșire, de obicei pătrunde întreaga structură de management. Deoarece inițiativa și a documentelor de informare-țional pregătite de experți în subdiviziunile structurale folosesc identitatea. Calea acestor documente depinde de numărul de cazuri de coordonare, vedere, și semnarea documentelor, precum și reeditări ale tehnologiei de text adoptat, înregistrarea și trimiterea documentelor.

Cele mai multe rute sunt documente interne nereglementate-zheniya DVI. Și în acest flux de documente de gestionare a traficului tind să fie comandate, precum și pregătirea tuturor celorlalte documente care nu sunt reglementate de rută și poartă cele mai semnificative pierderi de timp pentru trecerea documentelor.

Pe baza datelor ce caracterizează fluxul de informații, serviciu de flux de lucru poate dezvolta cel mai în formă de Celes, traseele optime de trafic fluxul de informații.

Fluxul de lucru ca o mișcare trebuie să fie distinsă de volumul de documente, care este exprimat în numărul total al documentelor primite de către organizație și a înființat în ea pentru o anumită perioadă. * Documentul trebuie să ia în considerare suma tuturor documentelor de intrare, ieșire și interne, precum și toate copiile făcute operaționale prin intermediul poli- grafie și echipamente de birou.