Reguli de înregistrare a documentelor - studopediya

Comună pentru toate tipurile și tipurile de documente oficiale, este o cerință de respectarea strictă a regulilor de înregistrare a documentelor, în conformitate cu standardele și standardele de stat aplicabile. Informații documentata ar trebui furnizate foarte clar, în mod clar și fără echivoc - este o cerință de bază de comunicare de afaceri scrise.

Prin urmare, la mijloacele lingvistice și stilul de prezentare a informațiilor din document au cerințe specifice:

- unicitatea cuvinte și termeni utilizați;

- ton neutru de prezentare;

- respectarea regulilor lexicale, gramaticale, stilistice pentru a asigura acuratețea și claritatea;

- adecvarea semantică și text concis.

Nerespectarea acestor cerințe, pe de o parte, face dificilă de a lucra cu documente, iar pe de altă parte - neagă sau reduce semnificația lor juridică și practică.

Precizia semantică a declarațiilor scrise este în mare parte datorită preciziei de utilizare a cuvintelor, adică folosind cuvintele în funcție de valorile lor. Cuvântul în textul documentului trebuie utilizat numai într-un singur sens, a fost adoptată în afaceri oficială a scris. În acest sens, dificultățile în utilizarea cuvintelor poate provoca, paronime (cuvinte similare în sunet, rudenie, cuvinte inrudit, sens diferit, de exemplu, să ne imaginăm - pentru a da, etc ...).

Este foarte de dorit să se folosească textele documentelor de afaceri profesionalism. Domeniul de aplicare profesionalism - aceasta este, de obicei, vorbind, folosirea lor în limbajul scris de comunicare de afaceri este o greșeală stilistică.

În cazul în care termenul este rar și valoarea ei poate fi confuz, este necesar să se recurgă la una dintre următoarele metode:

- da o definiție oficială a termenului, cum ar fi de factoring - vânzarea dreptului de recuperare a datoriilor;

- demontată și termenul expresia sau cuvântul înțelese.

Cerința principală pentru bogăția de informații a documentului - este cantități adecvate includ sarcini de comunicare - Asigurarea promptă, pentru a atrage atenția, să-și exprime dezacordul și așa mai departe. Redundanța, informații diversitatea incluse în documentul complică percepția sa și, prin urmare, reduce eficiența, credibilitatea.

Structura cea mai rațională a unui document text este format din două părți. În primul stat motivele, fapte și evenimente, care au servit ca pretext pentru elaborarea lucrării, în al doilea - concluziile, cererile, deciziile, ordinele și așa mai departe. De exemplu, structura unei scrisori de acoperire este format din două aspecte ale sensului: un mesaj este trimis la materiale și detalii rafinate:

Sisteme de control automat TEXTE Direct.

Vă rugăm să confirmați primirea.

Documentele de prezentare mai multe fațete fiecare aspect al conținutului ar trebui să înceapă cu un nou alineat, alin. În acest paragraf este o indicație a tranziției de la o idee (subiect) la altul. Aspectele standard ale limbii de scriere de afaceri se referă abrevierile folosite în mod obișnuit de unificare scrisori de afaceri.

Abrevieri utilizate în documente de tip text, cu respectarea anumitor reguli:

1. Reducerea este uniformă pe parcursul întregului document. Este inacceptabil să taie același cuvânt (expresie) în diferite moduri, sau scrie-l într-un singur loc complet, iar celălalt pentru scurt.

2. Nu tăiați cuvântul, dacă acesta este singurul membru al sentinței.

3. Nici o reducere în cazul în care poate atrage după sine ambiguitate inotolkovanie în percepția frazei.

4. Reducerea de cuvinte la o literă nu este permisă, în plus față de abrevieri tradiționale de text.

Regulile și standardele de abrevieri sunt date în GOST.

La întocmirea documentelor de importanță deosebită sunt detaliile - caracteristicile necesare, elemente, dispoziții legale sau de reglementare dokumenta.Rekvizit atribuite strict la un anumit loc pe o foaie de formular. Numărul de detalii este diferit și depinde de tipul și conținutul documentelor.

1. Statul emblemei al Federației Ruse.

2. Emblema unei organizații sau întreprinderi.

3. Numele ministerului sau departamentului.

4. Numele instituției, organizației sau întreprinderii.

5. Numele unității structurale.

6. Denumirea tipului de document.

11. Imprimarea și t. D.

a) mesaj (pentru a informa, a pus să știi)

b) o propunere (oferta)

c) cererea, oferta, comanda (vă rugăm, comanda)

g) declarația (declara, afirma)

e) promisiune (promisiune, gaj, garanție)

e) un memento, un avertisment (rechemare)

g) nerespectarea (forțată să renunțe, nu se poate conforma solicitării)

h) raportul de exprimare a (regret informarea).