Reguli de înregistrare a documentelor din partea organizației 2

Documentarea informațiilor în organizație se efectuează în conformitate cu procedurile stabilite de autoritățile publice responsabile de organizarea fluxului de lucru, standardizarea documentelor și rețelele lor, de securitate RF.

Documentele de text întocmite pe formulare A5, din titlu poate fi omisă.

În cazul în care textul conține o serie de decizii, concluzii, etc. acesta poate fi împărțit în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe.

Literele folosesc următoarele forme de prezentare:

• first-person plural - "vă rugăm să trimiteți", "scop considerare";
• first-person singular - "Eu consider că este necesar", "vă rugăm să selectați";
• la persoana a treia singular - „Ministerul nu se opune“, „Institutul de Cercetare consideră că este posibil.“

Compoziția de recuzită „Semnătura“ include:

• Numele persoanei care semnează documentul. În cazul în care documentul nu este emis pe antetul companiei, numele biroului pentru a fi completă. În cazul în care documentul este emis pe antetul companiei, numele poziției ar trebui să fie redusă;
• semnătură personală;
• decodificarea semnăturii (inițialele, numele de familie).

Recuzita „Signature“ este permis pentru a centra titlul persoanei care a semnat documentul, în ceea ce privește cea mai lungă linie.

Acesta asigură sigiliul autenticității semnăturilor de pe documentele oficiale care atestă drepturile persoanelor, de stabilire a faptelor legate de resursele financiare, precum și alte documente care furnizează asigurarea semnăturii autenticitate.

Documentele sigilate de către companie.

Visa de revizuire pune angajatului care confirmă că documentul adus în atenția sa. Spre deosebire de referință Visa armonizarea vizelor ștampilate întotdeauna pe deja terminat, semnat și aprobat documentul. revizui viza ștampilată întotdeauna pe partea din față a documentului original, sub semnătura.

Documentele care se află în întreprindere, trebuie să fie aprobat pe original. Vizele sunt mai bine poziționate pe partea din spate, iar pe documente cu mai multe pagini - pe partea din spate a ultimei pagini. În cazul în care documentul este trimis la o altă organizație, viza a pus pe exemplarul care rămâne în organizație. Vizele sunt dispuse pe partea din față, în partea din stânga jos a documentului chiar sub semnătura. Pe mai multe pagini de document de o importanță deosebită poate fi înaintea fiecărei foi. Deci, de obicei, aprobă tratate sau protocoale.

copii legalizate ale documentelor

Atunci când semnat de copia corespunzătoare a script-ul, următoarele elemente de recuzită „Signature“ inscripție de asigurare ștampilate:

• „Este adevărat“;
• persoana care să ateste copia;
• semnătură personală;
• decodificarea semnăturii (inițialele, nume);
• asigurări data.

Marca privind executarea documentului și direcția acestuia în cazul includ următoarele date:

• o trimitere la data și numărul documentului care atestă performanța sa;
• în absența unui astfel de document - un rezumat al performanței;
• cuvintele „în cazul“;
• numărul de caz în care pentru a stoca documentul.

Marca privind executarea documentului și trimiterea acesteia la cazul prezentat de executiv și datat documentul sau șeful unității structurale, în care documentul este executat.

Marca de pe documentul de primire în organizație conține următorul numărul de ordine și data primirii documentului (dacă este necesar - orele și minutele).

Permis o notă de primire a documentului în organizație va fi sub forma unei ștampile.

Identificatorii copie electronică a documentului este semnul (subsol) tached în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a unui document și conține numele fișierului pe purtătorul mașinii, data și alte date de căutare instalate la întreprindere.

Linii directoare pentru eliberarea aprobărilor și aprobarea documentelor

La aprobarea documentului document oficial vulture omologare se compune din:

• Cuvintele AUTORIZATE (fără ghilimele);
• numele persoanei de aprobare a documentului;
• semnătură;
• numele și inițialele persoanei care semnează documentul;
• data aprobării.

aprobarea Grif a documentului în colțul din dreapta sus al documentului.

În cazul în care documentul este aprobat de către mai mulți oficiali, semnătura lor este plasat pe același nivel.

În aprobarea ordinelor de documente, decizii, ordine, declarațiile de protocol Gâtul constă din cuvântul „aprobat“ ( „APROBAT“ „APROBAT“ sau „Aprobat“), numele aprobatorul documentului, în cazul instrumentala, numerele sale de date.

Document Vulture armonizare constă în cuvântul „a fost de acord“, poziția persoanei cu care a fost de acord documentul (inclusiv numele companiei), semnătura personală, decripta semnătura (inițialele, numele de familie) și data negocierii.

controlul asupra Mark punerea în aplicare a documentului desemnat de litera „K“, un cuvânt sau o ștampilă de „control“.

A se vedea, de asemenea: „Regulile de înregistrare a documentelor în cadrul organizației: Partea 1“.