Registrul contractelor Excel - site-ul bankcorina!

Decizia, care va stabili și facilita înregistrarea contractelor în departamentul financiar și economic kompaniinachalnik a „Irkutskenergosvyaz“. Sistematizarea și înregistrarea contractelor de orice companie a fost întotdeauna și va fi o sarcină urgentă. Cei mai mulți clienți, cu atât mai multe contracte. Păstrați înregistrările lor în Excel nu este cea mai bună cale de ieșire. Poti cumpara programul pentru a ține seama de acorduri sau alte software-uri pentru automatizare de afaceri. Și puteți organiza înregistrările fără a cheltui bani pentru a cumpăra un sistem de informații costisitoare.

Destul de posibil să se facă pe cont propriu, de a folosi Access. Și se pare că acest lucru: după ce compania a semnat un contract pentru a-l face documentele de însoțire (liste de aprobare, protocoale, acte de alegerea furnizorului și așa mai departe.). Toate originalele vor fișierul de papetărie, care este depus în recorder dosar țintă. În plus față de Excel fiind registru Table-, care a introdus informațiile de bază pentru fiecare contract.

Abordarea Descris acordurilor de contabilitate și au acționat în „Irkutskenergosvyaz“ SRL. Dar, în ciuda simplității sale, metoda ascunde defectele care sunt evidente mai ales în cazul în care numărul de contracte în „Irkutsk. Acest sistem nu este foarte potrivit pentru efectuarea liste. Nu este disponibil toată funcționalitatea bazei de date utile, și mai ales crearea de contractori separate, directoare, departamente, angajații și alte lucruri necesare pentru desfășurarea acordurilor de registru.

În cazul în care societatea este de lucru cu baza de date, angajatul odată ce este suficient pentru a face ajustări în directorul, atunci aceste modificări vor afecta toate înregistrările, cu care este asociat. În Excel, este necesar să se selecteze cu atenție linia care conține informațiile dorite, și numai după ce că datele de actualizare. Excel de fiecare dată când este necesar pentru a configura un filtru special. Uneori, atunci când un eșantion trebuie să fie utilizat pentru cinci sau șase condiții, și este nevoie de prea mult timp. În plus, în tabele este problematică chiar și cu ajutorul macro-uri descriu performanța operațiunilor tipice cu registru. Prin experienta, cel mai adesea greșeli în timp ce tastați pe.

Reamintim, contractori directoarele sale 1. C. Câte duplicate ați găsit? Toate informațiile introduse incorect, deoarece pot fi reproduse pe. În același timp, ea a trebuit să îndeplinească o serie de cerințe esențiale. Dar, întreprinderile mici și mijlocii au nevoie doar de unitate responsabilă pentru păstrarea informațiilor privind contractele.

Mai mult decât atât, aproximativ o treime - o căutare este o versiune gratuită a programului. Este ușor să concluzionăm că multe companii se gândesc la optimizarea contului de contracte și se străduiește să facă cu costuri minime. Ca o platformă pentru baze de date viitoare a fost selectat MS Access. Acest sistem este foarte comun, ca parte a pachetului MS Office. În plus, și cel mai important, Access oferă posibilitatea de a crea propriile interogări și să se perfecționeze sistemul în limbajul VBA. A rămas doar pentru a îmbunătăți interfața, astfel încât chiar și acei angajați care nu au aptitudinile necesare pentru a lucra cu acces, utilizarea bazei de acorduri nu a cauzat nici o dificultate. Ca urmare, atunci când executați programul de oameni se vedea doar blocurile de funcții necesare (a se vedea.

Funcționalitatea este clar din titlu. Tab-ul este configurat ca start implicit - este folosit mai des. Noul contract „- cu ajutorul acestei secțiuni, puteți adăuga un nou document în baza de date. Având în vedere diviziunea puterilor, este disponibil numai acelor angajați care țin evidența contractelor.

Registrul contractelor de multe ori duce la Excel, forma registrului, de regulă, nu uterzhdaetsya, și este un tabel pivot arbitrar. Înregistrează-te de contracte - un formular, care este utilizat de către membrii procesului contractual pentru a ține seama de acordurile semnate și este un instrument de interne a acestora. Numerotarea contractelor se poate face în două moduri: să țină evidența contractelor este de a utiliza foi de calcul Excel și multe altele.

Caracteristici de utilizare a noului sistem de contabilitate contracte. Câteva reguli simple acelor finanțatori care decid să utilizeze dezvoltate în „Irkutsk. Adăugarea de date este mai bine pentru a atribui un angajat de profesioniști, corecte și responsabile. Fii cu cineva cere greșeli. Există două opțiuni: fie intervale calendaristice (de exemplu, o dată pe săptămână sau o dată un deceniu), sau ghidat de numărul acumulat de noi contracte (de exemplu, pentru a umple baza de date după apariția a zece noi documente).

De exemplu, în „Irkutskenergosvyazi“ Există trei tipuri de statut: „acțiunea“ (în cadrul unui contract pentru a efectua plăți regulate), „închis“ (nu mai este în vigoare) și „tranzacție unică“ (scrisă pentru o tranzacție cu o contrapartidă, cum ar fi o execuție unică a oricăror lucrări ). Ultima folosit mai rar.

În cazul în care, în viitor, pe care doriți să modificați sau să rework baza, apoi mizerie cu statut poate duce la costuri suplimentare de muncă. Notă, nu se amestecă în aceleași acorduri client bază de date și contracte cu furnizorii. Este mai bine dacă baza de servicii comerciale vor fi separate. În viitor, se va economisi timp atunci când aveți nevoie pentru a vedea textul contractului.

Există o soluție simplă. Ghidul nu a ignora astfel de solicitări. Am luat câteva stagiari alocate pentru a le are un calculator și un scanner. Și, după un timp a primit contracte de bază pe cale electronică. Documentele scanate ușor și mai rapid pentru a păstra fișiere PDF-, astfel încât acestea sunt mult mai confortabil pentru a vizualiza. În plus, este format destul de comună.

În cazul în care un contract există un acord suplimentar, trebuie adăugat la sfârșitul unui PDF- fișier existent (cum se face, a se vedea. Înainte de a angajatului pune în folderul țintă un logger contract de servicii și transferurile către arhivă, acesta va trebui să pună ștampila amprenta pe pagina de titlu, specifică numărul de extindere a documentului și data înregistrării sale. pentru a găsi rapid recordere contract de papkah- realizate pe fiecare dintre aceste etichete cu o serie de numere de contract care sunt în interiorul. Ia-soluții gata în Excel. recomandări metodice și managementul financiar al companiei.