Principalele tipuri de documente administrative

De regulă, documentul întocmit pe un formular în conformitate cu standardul acceptat. Formularul poate fi definit ca o foaie de hârtie cu ea provoacă hârtie permanentă sau detalii cu privire la părțile lor (elemente de recuzită - este semne obligatorii, reglementările legale sau oficiale pentru anumite tipuri de documente). Există două tipuri de forme: 1) pentru scrisori; 2) organizatorică și administrativă și alte documente. GOST 9327, am folosit două forme A4 (210x297 mm) și A5 (148h210 mm) (Figura 6 și 7.), dintre care primele deține unghiulare detaliile privind localizarea, iar al doilea - longitudinal. Formulare documentelor ar trebui să aibă teren: pe partea stângă - 20 mm pe partea dreaptă și jos - nu mai puțin de 8 mm din partea de sus - cel puțin 10 mm.

Cele mai multe detalii cu privire la documentele de uz intern și extern sunt aceleași, dar există unele diferențe.

strat 1.Gosudarstvenny de arme (pentru formele întreprinderilor de stat). Imaginea lui este plasat pe ultimul etaj al documentelor administrative, în conformitate cu Regulamentul privind Stema de Stat România.

2. Logo-ul organizației. Imaginea ei este, de asemenea, plasat pe câmpul superior al documentului, dar sub stema națională.

3. Image Awards. Deși acest lucru a propunerii nu este anulat până acum, dar acum este aproape nu este utilizat.

4. Codul Enterprise Organizare - clasificator Obscherumynskomu întreprinderilor și organizațiilor. Înfățișată ca numere în partea din dreapta sus al documentului.

5. Codul de document Despre K CA - documentația de management obscherumynskomu clasificator. Înfățișată ca numere în partea din dreapta sus al documentului.

6. Numele ministerului sau departamentului. Plasat doar în formele de întreprinderi publice, departamentale afiliere.

7. Denumirea societății (în cazul în care documentul este redactat). Specificate în conformitate cu Regulamentul privind organizarea.

8. subdiviziuni structurale. Acesta indică în cazul în care unitatea respectivă are dreptul de a publica acest tip de documente. Plasat sub numele organizației.

14. Locul de preparare sau publicarea documentului. Indicat pe toate documentele, cu excepția scrisorii de management: București sau regiunea Leningrad, Luga.

15. Grif restricționează accesul la document. Indicat în partea dreaptă de sus a documentului. Cu un astfel de vultur pe document acesta poate fi utilizat numai la locul de muncă. „Mica“ dă dreptul de a se familiariza cu ea doar la un cerc restrâns de angajați cu autorizație specială.

Ministerul general și profesional

educația din România

Oficiul pentru studenții străini

Ministerul general și profesional

formarea Federației Române

Oficiul pentru studenții străini

Șef Departament, NP Golubev

Șeful departamentului de lucru cu străine

studenți ai Ministerului general

și educație profesională

În cazul în care documentul este trimis la mai multe organizații. numele lor sunt indicate în mod colectiv:

și educație profesională

Fiecare copie a acestui document trebuie să fie semnat. copie cuvânt al doilea, al treilea și al patrulea copiile nu sunt puse.

113833 GSP, București, M-93, st. Lusinovskaya, d. 51,

Ministerul general și profesional

educația din România

194156, București, Mare

pr Samsonievsky. G. 81, q. 35

17. Document de omologare Grif. Plasate în partea din dreapta sus a paginii de titlu și include cuvântul „APROBAT“, aprobatorul titlu de locuri de muncă. semnătura lui personală și numele, prenumele și data:

Șeful Oficiului

Studenții străini NP Golubev

În aprobarea ordinelor de documente, decizii, declarații de protocol de gât include termenul „APROBAT“, numele documentului, în cazul instrumental, data și numărul:

Ordinul Rectorului București

Universitatea de Stat 10.06.99N 538

reuniune Protocol acționarilor OJSC

20. Marcajul de control. În cazul în care termenul de executare a documentului nu este specificat în rezoluția, este determinată într-o lună sau după cum se menționează în document.

22. Evaluarea aplicațiilor disponibile. În prezența documentului este o înregistrare a formei:

Apendice: 5 l. 2 exemplare.

23. Semnătura. Aceste elemente de recuzită includ: numele persoanei care semnează documentul, precum și o semnătură personală cu clarificări:

Semnătura AN Kovalev

În cazul în care documentul este semnat de doi ofițeri, semnăturile lor sunt plasate una deasupra celeilalte, în conformitate cu poziția:

Director al SA "Zlatoust" Signed SN Golubev

Șef Semnătură contabil AF Belkin

În cazul în care documentul este semnat de către părți la un poziții de egalitate, semnăturile lor sunt la același nivel:

Achiziții Șef Managerul Diviziei Comerț

Semnătura Semnătura B.D.- Malyshev VN Grishechkin

24. acord Suparare. Include: cuvântul „APROBAT“, numele persoanei căreia i se convine documentul, semnătura personală și numele, prenumele și data:

Ministrul adjunct al apărării

Ministerul Apărării

_____________ BV Yakovlev

Vulturii armonizare situată sub recuzita „Signature“. Detaliile de 17, 23, 24 ar trebui să indice poziția reală a persoanei care pune semnătura. Nu poți pune un pretext pentru sau un slash înainte de numele postului.

25. Vizele. La vederea documentului necesar pentru a pune nu numai o semnătură personală, cu transcrierea acestuia, dar, de asemenea, data:

a) ____________ DA. Fedorov b) Directorul editurii „Neva“

Semnătura ______ _______ R O Bugaev

26. Print. O serie de documente speciale referitoare la cheltuielile fondurilor și a bunurilor, precum și alte cerute de legislația în vigoare, persoana responsabilă semnătura trebuie să fie ștampilat (ștampilate, rotund).

27. Evaluarea copiilor legalizate ale documentelor. Marca „True“ indicat mai jos recuzita „Signature“ și certificate de confirmarea oficială relevantă, care a pus semnătura personală și numele, prenumele și data asigurări:

____________ șef al departamentului de personal VS Shkalikov

În cazul în care este necesar (în cazul emiterii de copii în mâinile sau transmiterea acestuia către alte organizații) privind semnarea de asigurare este ștampilat.

29.Otmetka privind punerea în aplicare a documentului si transmiterea cazului. Acesta include: un rezumat al performanței; În cuvintele cazului și numărul cazului în care pentru a stoca documentul.

30. Evaluarea transferului de date pe medii de stocare. Se compune din înregistrarea „Informațiile transferate către operatorul de transport mașină“, semnat de către persoana responsabilă pentru transferul, precum și data transferului.

31. Evaluarea documentului de admitere. Amplasat în partea de jos și este alcătuit din numele prescurtat al organizației - destinatarul documentului, data primirii documentului și indexul său.

Totalitatea detaliilor avute în vedere, care poate fi într-un anumit document, numit de formule.

Textul documentului pe formulare A4 este recomandat pentru a imprima o distanță de jumătate de linie, și formele A5 - printr-o singură linie de spațiere. Toate celelalte detalii de tipul recomandat, de obicei, printr-o spațiere între rânduri.

Detalii Sami sunt separate de 2-3 spațiere.

Numele tipului de document care urmează să fie tipărite cu litere majuscule, oprire completă după titlul nu este setat.

Printre documentele administrative vydedyayut organizatorică și administrativă (prin urmare, de asemenea, denumite organizatoric și administrativ). Primul grup de acestea includ: regulamente, structura și numărul de sistem de management al personalului, personal, normele de muncă și regulamentele de personal, dispozițiile subdiviziuni ale întreprinderii, fișa postului. Să facă parte din documentele administrative: ordine, orientări și instrucțiuni. Separat izolat ca documente de informare și de referință, cum ar fi actul de protocol, raportul de personal și notele explicative, certificatul și alte documente și la personalul Enterprise :. contractul de muncă standard, o formă de declarație, caracteristicile și t.d.Iz subgrupe se concentreze doar pe organizaționale fișa postului subgrupului de documente administrative - în principal, în ordinea, și a subgrupurile de referință și cu privire la personalul de întreprindere - toate enumerate mai sus.

Nu există nici o descriere de locuri de muncă pentru lucrătorii și angajații care lucrează în diverse companii. De obicei, o instrucțiune specifică creată de un angajat al companiei de servicii de personal, a fost de acord cu sfatul și aprobat de șeful întreprinderii. Când aveți nevoie pentru a face modificări semnificative pentru a emite ordinul corespunzătoare a directorului. Aici este o posibilă formă a fișei postului (Fig. 8).

Comanda. Cel mai frecvent tip de document administrativ, care se găsește în practica de management. Comanda - acesta este un document legal, care este publicat de către șeful de întreprinderi și organizații (sau șefii de departamente), care acționează pe baza unității de comandă. Ordinul este emis în scopul desfășurării unor activități „menite să îmbunătățească activitățile organizației sau de personal problemele.

Titlu Comanda incepe cu o prepoziție (aproximativ), cu adaos de substantiv verbal: Despre numirea, aprobare ..

Comanda, precum și alte documente administrative, de obicei, conține două părți și constată administrative. Prima dintre ele este o introducere la esența problemei. A doua parte începe cu cuvântul de comandă, care este imprimată cu majuscule, urmat de o linie nouă ar trebui să fie ordinea în sine. Trebuie să fie specific, clar, cu formularea, care nu fac obiectul unor interpretări diferite, și indică actorii și termenele, precum și cele responsabile cu monitorizarea executării ordinului.

Detaliile Structura ordinului include: stema Federației Ruse, ministrul sau numele organizației, tipul de document, precum și data, indici, locație, titlu, text, semnătura, și, dacă este necesar - o marcă a acordului. Comandați o probă este prezentată în figura 9.

Eliminarea. În conformitate cu scopul și natura acestui document este aproape de ordine, dar este, de obicei, publicat în probleme operaționale de producție de zi cu zi și activitatea economică și administrativă a întreprinderii. Textul trebuie să conțină: o anumită sarcină, indică executorul responsabil și termenul de execuție. Ordinelor ar trebui să se facă la forma generală a întreprinderii, acestea sunt semnate de directorul sau de adjunctul acestuia. Pentru probă este prezentată în Fig. 10.

Protocol. Distinge rapoarte complete și de sinteză. Protocol complet în sus în cazul în care a avut loc întâlnire foarte importantă, întâlnire, întâlnire. Partea principală este ocupată secțiuni, fiecare dintre acestea fiind legate direct de pe ordinea de zi elementul, se bazează pe schema. HEARD, vorbind, am RESOLVED (Rezolvată). Ultima secțiune este cea mai importantă și mizele au strictă și formularea clară se concentrează pe aspectele de conformitate în cauză.

Într-un scurt protocol de marcat doar aspectele puse în joc, numele vorbitorilor și de luare a deciziilor colective. Numai atunci când o nevoie specifică pentru un protocol scurt, se poate face prezentarea complet separate, sau sugestii.

Protocolul trebuie să fie semnat de președintele și secretarul adunării (ședința).

Protocoalele Mostre sunt prezentate în Fig. 11 și 12.

Act. Acesta este un document întocmit de către mai multe persoane în sprijinul stabilite fapte, acțiuni, evenimente. De obicei, pentru pregătirea raportului, o comisie comandă (permanentă sau temporară) a șefului organizației. Acest document este emis pe antetul general, având de multe ori, forma unitară de ecran. Actele se pot aplica diferite ocazii: eliminarea oricărui birou, recepție-transmisie a oricăror bunuri materiale, clădiri de primire, de inventar, diferite tipuri de accidente.

act de text, de obicei, este format din trei părți: 1) introducerea, în cazul în care formalizate indicat baza pentru întocmirea unui document care enumeră persoanele implicate în elaborarea actului; 2) considerentul, care stabilește obiectivele și natura membrilor comisiei a efectuat lucrările, rezultatele sale; 3) finală (opțional) parte, care conține concluzii sau recomandări comision. Acționeze Un exemplu este prezentat în Fig. 13.

memo text trebuie să fie precedată de un antet care începe cu o prepoziție (aproximativ). Raportul intern de personal emis pe o simplă foaie de hârtie, specificând detaliile, semnat de inițiator, extern - este reprezentată la antet organizarea generală și semnată de liderul acestuia. Un eșantion de memorandum intern este prezentat în Fig. 14.

Contract de muncă. Așa cum prescris de Codul Muncii al România, cu venirea la locul de muncă trebuie să fie un contract de muncă, și în scris. Trebuie precizat contractului:

- munca de beton pe o ocupație sau poziție specifică;

- data de începere a lucrărilor și finalizarea acestuia (la încheierea contractului pe durată determinată);

- condițiile de remunerare;

- responsabilitățile întreprinderii pentru a asigura sănătatea și siguranța.

Contractul poate fi specificat și termeni și condiții suplimentare care specifică obligațiile părților, de exemplu, în concediu fără plată, de dezvoltare profesională, diverse alocații la salariul de bază, etc.

Contractul se face în două exemplare, dintre care unul este stocat în întreprindere, al doilea - angajat.

Profil. Acest document, care este forma completat vin la locul de muncă. Produs acestea sunt confirmate de înregistrările documentare, după care angajatul departamentului de personal certificat semnătura corectă și ștampila. Profilul este o parte integrantă din dosarul personal (dosar) al angajatului.