Pregătirea reuniunii

Pregătirea reuniunii include decizia șefului unui număr de probleme, cele mai importante sunt:
• de stabilire a obiectivelor;
• pregătirea agendei;
• identificarea participanților;
• Se prepară o fișă;
• Determinarea timpului.

stabilirea obiectivelor. Înainte de ședință, șeful de răspunsuri utile la întrebările:? „? Care este scopul acestei întâlniri“ „În măsura în care este necesar și ce se va întâmpla în cazul neîndeplinirii“, „Care va fi principalul criteriu pentru obținerea rezultatului dorit (soluție stabilită pentru îndeplinirea obiectivelor)“ În cazul în care? cu capul înainte de întâlnirea nu există răspunsuri la aceste întrebări, atunci există un pericol serios ca se va transforma într-o pierdere de timp.

Elaborarea agendei. Ordinea de zi - o lucrare importantă a reuniunii. Formată în mod corespunzător, se poate face o rapidă și substanțială, chiar și o astfel de întâlnire, a cărei temă este deținută de câteva. Trebuie să circule pe ordinea de zi înaintea reuniunii pentru timpul optim pentru pregătirea pentru ea. Prea târziu, ca și agenda prea avansată de distribuție reduce eficacitatea acestuia.

Ordinea punctelor. La elaborarea ordinii de zi care urmează să fie luate în considerare două legi:
• începerea reuniunii este de obicei mai plin de viață decât capătul său. Prin urmare, în cazul în care problema necesită o gândire intensivă și creativitatea, este mai util pentru a pune una dintre primele. În același timp, în cazul în care orice element este de cel mai mare interes și preocupare participanților, poate fi mai bine să-l dețină un pic mai înainte pentru a rezolva alte probleme;
• unele dintre problemele participanților se alăture într-un front unit, în timp ce altele sunt partajate. Pe baza poziției eficacității organizaționale, întrebări, ceea ce duce la controverse și confruntare, este util să se includă la începutul agendei, și să termin întâlnirea probleme de unificare.

Determinarea reuniunii. Utilitatea și succesul reuniunii sunt extrem de discutabile, în cazul în care există sunt prea mulți oameni sau nu există oameni care discută în mod direct preocupările. Prin urmare, este selectat numărul optim de participanți. Rețineți că, pentru organizarea unei discuții constructive număr optim este luată în calcul de la 5 la 9 persoane.

În cazul în care ordinea de zi a mai multor întrebări, fiecare dintre acestea trebuie să fie o invitație la mai mult personal, este eficient de a utiliza metoda de discuție separată. Metoda constă în invitația la întrebarea specifică de experți suplimentari care, luând în considerare părăsirea reuniunii. Acest lucru reduce numărul de participanți și pentru a evita prezența figuranti, și anume acei membri care sunt prezenți la ședință, așteptând rândul său vine la discutarea problemei. În acest caz, membrii permanenți prezenți la întâlnire pe toată durata acesteia. Cu toate acestea, utilizarea de discuție separată a metodei impune respectarea exactă a normelor. nu ar trebui să forțeze oaspeții să zacă pe rafturi în spatele ușii, în perspectiva discutării problemei.

Se prepară o fișă. Pregătirea și distribuirea, împreună cu ordinea de zi a pomenilor respective (sub forma unui proiect de decizie, care descrie propunerile precum și diverse materiale auxiliare) economisește nu numai timp, dar, de asemenea, permite participanților să avanseze să formuleze întrebări utile și comentarii constructive. Cu toate acestea, această idee nu are nici un sens dacă documentele care sunt distribuite direct la reuniune, prea mare. Prin urmare, este necesar să se facă un efort și de a le face pe scurt, dar clar, deoarece acestea trebuie să citească toți cei prezenți. Excepția poate fi fișe care oferă o varietate de rapoarte și folosite ca informații de referință suplimentare, care nu necesită o citire completă.

timp. timpul de ședință se stabilește în funcție de natura problemelor și de a rezolva problemele în cadrul reuniunii. reuniuni imediate, dar scurte legate de planificarea pe termen scurt sunt, de obicei, a avut loc în după-amiaza devreme; acestea sunt de multe ori se face referire la reuniunea de planificare. întâlniri săptămânale prospective sunt, de obicei a avut loc luni, iar în după-amiaza devreme. utilitatea Raportate reuniunii desfășurate la sfârșitul săptămânii, luni, etc. În aceste cazuri, cea mai eficientă în a doua jumătate a zilei. Deși trebuie remarcat faptul că momentul întâlnirii și sunt puternic influențate de caracteristicile activităților organizatorice și profesionale.

Locația participanților. Există mai multe descrieri ale modului în care oamenii ar trebui să fie așezat la reuniune și modul în care aceasta afectează comportamentul și relațiile în cadrul grupului. În acest sens, nu toate clare, dar este posibil să se recunoască următoarele: a) în cazul în care participanții stau pe masă, cu care se confruntă reciproc, stimulează opoziția, conflictul și dezacordul, deși, desigur, nu se transforma aliați în dușmani; b) Ca o regulă, apropierea de președintele indică respectul și bunăvoința acestuia. Acest lucru se vede clar când stă în capul mesei lungi înguste. Cu cât distanța de la președinte, gradul de jos - la fel ca în medievale oaspeții commoner trapeza așezat pe „inferior“ sfârșitul tabelului. Președintele ar trebui să înțeleagă cine să pună în fața lui în locurile „de opoziție“, dar cineva apropiat, la loc „prietenos“. O confruntare sau într-un argument încălzit cu un vecin dificil.