Păstrarea documentelor de personal în organizație

Care sunt cerințele

La art. 17 № 125-F3 stipulează că toate organizațiile sunt obligate să păstreze documentația personalului contabil. Pentru punerea în aplicare a legii sunt luat și de a face afaceri. De obicei, formarea de afaceri de înregistrări de servicii de personal se întâmplă cu anul calendaristic următor. Acesta reglementează crearea, execuția și gestionarea nomenclaturii de afaceri, care este aprobat de conducerea companiei în mod individual. Formată de afaceri reduce timpul de căutare a datelor dorite, și în același timp, există o pregătire pentru plecare pentru cazurile finalizate în seif.

Mai jos este o listă de cerințe pe care trebuie să țină registre de personal:

Crearea și executarea afacerilor pentru orice documentație privind personalul are loc în conformitate cu reglementările biroului întreprinderii.
Cazul este considerat a fi inițiată atunci când a fost suturată primul document care.
La efectuarea de afaceri decora capacul. Pe trebuie să se precizeze următoarele informații: denumirea juridică a societății; nume de unitate, care angajează un sclav; în dosarul de caz este obligat să prezinte numărul de cont; numele cauzei; timpul în care caz va fi depusă.
Hemming în cazul numai hârtie care a permis executată și a trecut de înregistrare.
Tranzactia a permis doar depunerea titlurilor originale, în plus față de un număr de cazuri specificate.
În cazul în care dosarul este permis să intre emise și completate într-un an calendaristic.
Mărimea admisibilă de caz - 250 coli și grosimea maximă de 4 cm.

Conform ultimelor modificări, documentele de nominalizare trebuie să fie păstrate timp de 50 de ani.

Schimbările au afectat toată documentația care demonstrează relația dintre un angajator și un angajat.

varietate de documente

înregistrări de personal pentru comoditate sunt împărțite în 4 tipuri:

personal (contracte și acorduri, transfer sau cesiune către o altă poziție) companie de personal.
Traducerea angajat în cadrul companiei (transferul la un alt loc de muncă poziții suprapuse).
ordinele de stimulare sau instrucțiuni către angajați (alocație documente, bonusuri).
Hârtie, rezilia relația dintre angajat și compania.

de stat pentru afaceri sunt clasificate în funcție de timpul de depozitare, de exemplu, pentru fiecare interval de timp pentru a crea afaceri.

Cazurile sunt împărțite în termen scurt și lung. pe termen scurt includ documente stocate 5 ani. Acestea includ măsuri disciplinare, lăsând salariatului în concediu, călătorie scurtă excursie în țară. Aspectele pe termen lung înregistrează datele de 50 sau 75 de ani.

Cum pentru a sorta lucrurile

În interiorul carcasei este toate documentele privitoare la numărul și cronologia. Dacă depășiți valoarea admisibilă de afaceri este împărțit în volume cu numere de serie consecutive.

În cazul în care o companie mare și personalul lotului de valori mobiliare, apoi se permite să plaseze documente în diverse cazuri (recrutare, transferuri, concediere).

Carduri personale ale angajaților fabricii în angajări și umple până în ultima zi a muncii umane. De obicei, acest tip de document este stocat ca un fișier, împărțirea în unități în care se utilizează sistemul alfabetic. După rezilierea contractului cu cardul slave este trimis să se ocupe de un card personal lucrătorilor concediați.

Atunci când efectuează afacerile cu caracter personal varietate subordonat de contracte, acorduri și contracte includ aceste cazuri. Există o altă opțiune: aceste documente a crea un nou caz cu numele de „tratatele și acordurile cu angajații.“ Respingând un angajat, tratate și acorduri pentru a muta cazul „tratatele și acordurile lucrătorilor concediați.“

documentația personalului Salvarea este împărțit în curent și arhivare. Current - este de a găsi documente în momentul de față în hârtiile. constatare Arhivistic este considerat a fi cazuri în arhivă. În cazul în care camera pentru a se potrivi de rezervă nu este disponibil sau nu poate fi numit, documentele ambelor specii sunt lăsate în depozit la serviciul managerilor de resurse umane, dar separat de locul de primire a vizitatorilor.

arhive Cerințe

Arhivele trebuie să îndeplinească anumite cerințe pentru a asigura siguranța documentației:

Prezența dulapurilor sau seifuri, care pot fi blocate și sigilate.
Cazare nomenclatura afacerilor în sala de arhivă.

Trimiterea lucrări la arhivele de stocare are loc conform algoritmului, care a fost dezvoltat de către întreprinderea în sine. La începutul comisiei de experți evaluează valori mobiliare transmise. Pe baza rezultatelor acestui control, cazul este trimis la arhivă sau să rămână în munca de birou. În majoritatea cazurilor sunt trimise la originalele arhiva documentelor într-un număr de cazuri specificate, hârtia originală este permis să înlocuiască o copie certificată. Arhivarea documentelor are loc pe condiționalitate și grafică certificate.

În cazul în care este imposibil să se efectueze de arhivare pentru orice motiv, în mod direct organizației, documentația este permis să transfere la instituții specializate (de stat sau arhive municipale). În acest caz, este un contract de servicii cu instituția. La momentul transferului unei terțe părți, toate documentele trebuie să fie într-o formă adecvată.

La sfârșitul perioadei de depozitare există o întrebare firească: ce să facă cu aceste documente? Această documentație este distrusă. Pentru acest examen evalueaza lucrarea este un act. Instrumentul afișează numele cazurilor care sunt supuse lichidării. Angajatul, care a efectuat revizuirea inter pares, pune semnătura pe actul. Director al companiei trebuie să aprobe actul compus.