organizație de administrare HR
În acest articol vă vom arăta cum să pună bazele viitorului secretar al departamentului de personal și arhiva de documente cu privire la personal, modul de a decora responsabilitățile lor pentru gestionarea dosarelor de personal și să respecte standardele minime cerute de legislația muncii.
SECRETAR-headhunters: O obligație
Conform primei părți a art. 60.2 muncii kodeksaRumyniyavozlozhit un angajat responsabilități suplimentare care nu fac obiectul contractului de muncă, numai pentru o taxă suplimentară.
DOCUMENTE NECESARE PENTRU RESURSE UMANE
Există documente care sunt necesare pentru a fi în fiecare organizație - orice le ping-uri mai întâi. În cazul în care secretarul este acum responsabil pentru HR outsourcing, este de a oferi un set obligatoriu să fie în cel mai scurt timp posibil. Aici este o listă de documente sub forma unui tabel cu explicații. Numărul de documente nu vor fi - gradul de obligație este aceeași și este cea mai mare.
Această listă nu este exhaustivă. Deci, în cazul în care activitatea principală este producția organizației, este posibil să aibă nevoie de a dezvolta un program de schimburi, pentru a stabili cotele de producție, lista pozițiilor și ocupații cu condiții de muncă periculoase, munca în care vă dă dreptul la concediu suplimentar, și asta nu e tot. Numai pentru a dezvolta aceste documente secretarul trebuie să nu mai cu atribuții ale personalului, precum și întreaga echipă, care include economiști specialist în muncă și protecția muncii.
Poate secretarul de a dezvolta toate LDF pe cont propriu? Probabil că da. Dar este mai bine să nu singur și în tandem cu contabilul-șef sau de șeful organizației. În special, acest lucru se aplică LNA, care stabilesc procedura de compensare a angajaților.
DOCUMENTE PRIVIND PROTECȚIA DATELOR PERSONALE
Angajatorul este obligat să asigure securitatea informațiilor personale ale angajaților, în conformitate cu Legea federală № 152-FZ. Pentru a aproba furnizarea de date cu caracter personal nu este de ajuns.
• permisiunea scrisă a angajaților pentru a procesa datele lor cu caracter personal;
• un angajament scris al angajaților care prelucrează date cu caracter personal ale colegilor, pentru lor nedivulgare;
• un mod special de depozit de documente, care conține date cu caracter personal.
Dacă urmați cu strictețe litera legii, angajatul trebuie să dea mai întâi permisiunea pentru prelucrarea propriilor date cu caracter personal, și apoi mai târziu pentru admiterea la locul de muncă. Ideea este voluntară, dar în practică fără permisiunea problemei ocupării forței de muncă este imposibilă. Prin urmare, această permisiune oferă tuturor în organizație, fără excepție. Formularul fix cerut, dar poate fi utilizat, cum ar fi în exemplul 3.
Informațiile personale ale colegilor, se ocupă de obicei secretar responsabil de externalizare resurse umane și contabilul-șef. Ei au, de asemenea, să dea o întreprindere să nu dezvăluie informații despre angajați (exemplul 4).
Comenzi de pe personalul
Documentul principal, care reflectă decizia administrativă a șefului personalului, - comanda. Ordinele executate și tehnici de ardere, să ia o vacanță și de a crește de stabilire a taxelor și direcția în călătorii de afaceri, etc. Prin urmare, ordinele privind personalul atribuit o poziție centrală în departamentul de personal și arhiva.
Cele mai frecvente tipuri de comenzi pe personalul au forme gata făcute, care pot umple numai în ordonatorul de personal:
• un ordin de primire a lucrătorului cu privire la activitatea (forma unificata № T 1 *);
• pentru a transfera salariatului la alt loc de muncă (număr de formular T-5 *);
• acordarea concediului angajatului (număr de formular T-6 *);
• încetarea (anulare) a contractului de muncă cu salariatul (demisie) (număr de formular T-8 *);
• direcția lucrătorului în călătorie de afaceri (formularul № T-9 *);
• promovarea angajatului (număr de formular T-11 *).
Cele mai multe HR România folosind formulare standardizate, sunt folosite pentru a le tine personal ofițerii, angajații, și (cel mai important), inspectorii Inspectoratului de Stat al Muncii (GIT). Decizia de a utiliza formulare standardizate de documente vor fi înregistrate în ordinea (Exemplul 5).
Dezvolte propriile forme de documente pot fi comparate cu inventarea bicicletei. Dar dacă există o dorință de a dezvolta o forma de a fi nu mai puține informații decât în cadrul Comitetului de Stat de Statistică aprobat.
Formele standardizate de ordine este mai mult decât suficient pentru ofițerul secretarul personal pentru standardul de proiectare al acțiunii umane. Dar există alte ordine de personal: acestea sunt realizate sub forma unor comenzi pentru activități de bază și fără forme unificate nu sunt. De exemplu, ordinea de repartizare a responsabilității pentru evidența personalului de conducere (vezi. Exemplul 2). Și încă mai poate fi o comandă pentru o schimbare de nume, stabilirea cotelor, retragerea sau transferul de vacanță. Aceste documente sunt întocmite pe forma unui ordin cu privire la activitățile principale sunt ordinele privind personalul: conțin date cu caracter personal și sunt stocate în termenele stabilite pentru ordinele de personal.
În al doilea rând, în lichidarea comenzilor de organizare privind personalul va fi transferat în custodie de stat. Probabilitatea ca comenzi pentru activitatea de bază, interesat în Fondul Arhivistic România, este foarte mică, astfel încât acestea sunt susceptibile de a fi distruse.
Nuanțele de formare a afacerilor. Comenzile pentru personalul format în cazul în cursul anului calendaristic. Cazurile ar trebui să fie de cel puțin două: prima - cu un termen de valabilitate de 5, al doilea - 50 de ani. În viitor, atunci când ordinele privind personalul va fi mai mult, numărul de cazuri va crește, de asemenea. De exemplu, formează o afacere separată, „Ordinele de concediu anual plătit“, „ordinele de admitere, concedierea, transferul angajaților“, „Comenzi pentru concediul de îngrijire a copilului“, etc. Cu toate acestea, în primii ani ai companiei gama de comenzi nu sunt, de obicei, foarte diverse, astfel încât să puteți face două lucruri:
• Cazul 1 - obligarea concediul anual plătit, concediu de student, sancțiuni disciplinare, călătorii pe termen scurt (termenul de valabilitate - 5 ani);
• Cauza 2 - Comenzi de admitere, prin transfer, concedierea, bonusuri, acordarea concediului pentru îngrijirea copilului, concediu fără plată (termen de valabilitate - 50 de ani).
Contracte de munca, carduri personale, înregistrări de muncă
Contractele de muncă ale angajaților, cardurile lor personale și documentele de angajare sunt documente ale consiliului de personal. Noi nu am vorbit despre ele în secțiunea „documentele necesare pentru personal“, deoarece nu este reglementările locale și documente care se referă la fiecare angajat în mod individual. Toate acestea sunt necesare:
• un contract de muncă - în conformitate cu art. 56 LC RF;
• istoricul ocupării forței de muncă - în conformitate cu Regulile de cărți de muncă;
• carte personală angajatului - necesitatea punctelor ducerii n 12 din Regulamentul de cărți conduită de muncă ..
Card de personal (formularul unificat № T-2) este pus împreună cu angajatului care intră în organizație. Ea a făcut date cu caracter personal ale angajaților, toate informațiile cu privire la mișcările din organizație, vacanțe, premii, etc.
Contract de muncă, o istorie carte și ocuparea forței de muncă cu caracter personal sunt documente valabile pentru întreaga perioadă a angajaților în organizație. În cazul în care un angajat lucrează în organizație 20 de ani de contracte de muncă, istoricul său de muncă și a unui card personal de 20 de ani, este de rulare de cazuri. Acestea sunt închise numai după concedierea salariatului clericală lui.
În timp ce aceste trei documente sunt valabile, ele sunt în personalul și depozitate în așa fel încât acesta ar trebui să fie stocate documentele care conțin date cu caracter personal (a se vedea mai jos).
contracte de muncă închise de birou și cărți personale sunt trimise la arhivele privind personalul. dosarele de angajare la concediere lucrătorilor se întorc. Desigur, există și excepții, atunci când, din diverse motive, nu demite angajatul și-a luat munca-carte - se întâmplă din când în când. Trebuie amintit faptul că cartea de muncă - documentul care urmează să fie returnat, iar angajatul (sau rudele sale), în teorie, poate solicita pe toată perioada de stocare a documentului și un termen de 50 de ani (.. Alin 2 din art 22.1 din Legea federală № 125-FZ) . Prin urmare, carnetele de muncă uitate, în orice caz, nu este cusute împreună.
Nuanțele de formare a afacerilor. Contractele de muncă și cărți personale în faptele formă de arhivă, care sunt numite - „contracte de muncă a lucrătorilor concediați“ și „cartele personale lucrătorilor concediați.“ Aceste cazuri sunt formate în același volum: în primul rând, de ani concediere, și apoi, în ordine alfabetică numele foștilor angajați.
ARHIVA DE DOCUMENTE PERSONAL: pune bazele
În conformitate cu art. 17 din Legea federală № 125-FZ, organizația este obligat să păstreze documentele cu personalul. Până în prezent, doar secretarul suplimentar exercită atribuțiile personalului, desigur, arhiva completă pe comportamentul personal, el nu poate. Ulterior, atunci când organizația va crește până la departamentul de personal, acesta va fi angajat de profesioniști. Dar până atunci, secretarul va trebui să respecte cerințele minime obligatorii:
• Pentru a oferi condiții speciale de depozitare pentru finalizare în evidență a documentelor cu privire la personal (aceasta este baza arhivei viitoare);
• crearea unei date de afaceri în conformitate cu un termen de valabilitate;
• pregăti afaceri anuale stocuri partitii personalului.
• secțiunea anuală de inventar este compilat anual pentru anul trecut;
• toate secțiunile anuale forma de inventar o listă de lucruri de personal;
• fiecare unitate de stocare este introdusă în inventar cu propriul număr de secvență; Unitate de stocare - Volumul 1; în volum ar trebui să fie nu mai mult de 250 de coli de documente;
• Fiecare secțiune a inventarelor anuale ale cazurilor aprobate de CEO.
Informațiile furnizate în format electronic. Puteți obține ajutor într-un cont personal în termen de 20 de zile lucrătoare.