Organizarea primirii de vizitatori și de a lucra cu aplicatii scrise

10.1 Organizația primește

Recepția de vizitatori - una dintre cele mai importante funcții ale secretarului. Prima impresie a companiei (instituție) este formată la nivelul organizației de primire. secretar de companie (instituții mici) este responsabil de organizarea primirii solicitanților în ea. Secretarul de manager organizează ghidul de bun venit vizitatorilor.

1 angajați ai organizației;

2 angajați ai altor organizații:

a. cu programare;

b. a sosit dintr-o dată.

3 vizitatori de pe actul.

În toate cazurile, secretarul principal, salut cordial nou-venit.

După cum Secretarul asistă lider în punerea în aplicare a planului de ziua lui de lucru, el este deseori dreptul de a determina cu care managerul trebuie să se întâlnească, și care pot fi trimise altor oficiali, ce întrebări au nevoie urgentă, o chestiune de decizie și atenția managerilor.

Organizarea recepției la cap, secretarul trebuie să cunoască și să treacă nestingherit persoanele care au acces la ea în orice moment.

Pentru a primi restul organizațiilor de personal cu privire la problemele actuale, este de dorit să fi setat ore și zile, care este baza zilei șefului de planificare rațională, K a venit la personalul de la recepție trebuie să fie manipulate cu numele și patronimicul, pentru care secretarul trebuie să se afle numele de familie (cu numele și patronimicul) Lista (de referință) a tuturor angajaților organizației.

Atunci când se iau alte organizații ale lucrătorilor trebuie să afle după salut și înregistrare:

♦ numele, prenumele, patronimicul;

♦ organizarea pe care o reprezintă, și poziția sa;

♦ cu privire la orice problemă;

♦ dacă ora de recepție.

Astăzi, vizitatorii se pare de multe ori secretar, dându-i cartea mea de afaceri care conține informațiile necesare despre el. Vizitatorul ar trebui să fie rugat să stea și să aștepte sosirea lui va fi raportată.

Pentru a clarifica problema, care este scopul vizitei, secretarul poate trimite imediat vizitatorului la un anumit angajat, se ocupe de această problemă.

În cazul în care vizitatorul va fi acceptat lider al raportului lui, predarea o carte de vizită sau o înregistrare cu informații despre el. Uneori secretar preia și transmite șeful documentelor necesare pentru apelul.

În caz de întârziere la primirea vizitatorului a fost oferit să aștepte și să vadă ziare, reviste, broșuri. În cazul în care recepția a fost programată, dar capul este ocupat, secretarul ar trebui să-mi cer scuze politicos, să explice motivul pentru întârziere, specifica ora la recepția este amânată sau să convină asupra altă vizită de o zi.

Potrivit secretarului său libertatea de a oferi vizitatorilor ceai sau cafea de așteptat.

În cazul în care amânarea admiterii din cauza unor circumstanțe neprevăzute (cap de boală, excursie, apel de urgență, etc.) este cunoscut în prealabil, este necesar să contactați cu vizitatorul, să-l pună în faima și sunt de acord cu privire la timpul pentru o programare reprogramat.

Unele oferă o recepție detașați lucrători. În acest caz, secretarul general poate ajuta la plasarea hotelului, a declarat că certificatul de călătorie, selectează documentele necesare.

În absența secretarului capului, în funcție de problema abordată, poate direcționa un vizitator al adjuncților săi. În toate cazurile, secretarul-sarcina - pentru a trimite vizitatorul la un membru al personalului care se ocupă cu aceste probleme și de a scăpa de tehnici de lider suplimentare.

O altă ordine are o recepție a cetățenilor cu privire la probleme personale.

Recepție cu caracter personal, în conformitate cu legea de către șeful organizației, adjuncții lor sau de înalți funcționari,

Recepția cetățenilor trebuie să fie atent organizate. În primul rând, setați ora și locul de recepție. Acestea ar trebui să fie alocate zilele și orele în care vor fi întotdeauna acceptate cetățeni. Informații despre procedura de admitere se plasează într-un loc vizibil. Este oferit și seara, timp liber. Metodele preferate pentru a ține de vizitatori pe săptămână.

Admiterea se realizează într-o zonă care are acces facil. Dacă este necesar, liderii excursii organizate la locul de recepție a populației.

Atunci când supraveghetorul de recepție personală ajută secretar, întâmpină vizitatorii și să le conducă la înregistrare.

Amabilitatea, atenția, curtoazie și întrajutorării secretarului determină atmosfera de recepție în multe feluri.

Oficial, recepție maestru, trebuie să fie foarte atent pentru a vizitatorului, nevoile și cererile sale, direct conversația pentru a identifica esența tratamentului și circumstanțele care contribuie la luarea deciziei dreapta.